El Gabinete de Prensa consiste en un organismo que es contratado por una empresa para gestionar todas las solicitudes de información de los medios de comunicación, la vez también que realizar relaciones proactivas con los medios con el objetivo de difundir determinados mensajes que favorecen a la empresa de cara a los medios y de cara a las personas que reciben el mensaje. Según la función que le corresponda, el gabinete de prensa puede ser denominado como gabinete de medios, gabinete de relaciones con los medios de comunicación, gabinete de comunicación, gabinete de relaciones externas o gabinete de relaciones públicas. Es la representación de la empresa de cara a los medios, y precisamente estas son las funciones que va a realizar. Algunas de las funciones y ámbitos de aplicación de los gabinetes de prensa son:
- Notas de prensa. El gabinete de prensa se encarga de realizar y dar a conocer las notas de prensa en los medios, de manera que se expandan lo máximo posible y den a conocer la información de la empresa. Ya sean notas de prensa promocionales o de un nuevo producto o servicio o con cualquier otra causa, el gabinete de prensa los redactará teniendo en cuenta estas circunstancias y de manera que los medios se hagan eco de ellas.
- Dossier de prensa. Es el documento que contiene información que puede reforzar y complementar las notas de prensa de las que hemos hablado anteriormente, y se convierten en una herramienta interesante de cara a los medios.
- Comunicación con los medios. La comunicación con los medios, tanto en hablar como en recibir y enviar solicitudes, responder cuestiones o todo lo que sea necesario por parte de la empresa es una labor de la que se encarga el gabinete de prensa.
- Alerta a los medios. Alertan a los medios de todo cuanto sea necesario.
- Contenidos para páginas web y dark site. Es importante seleccionar y confeccionar los contenidos de las páginas web de la empresa, de cara a dar la mayor información y atraer a los clientes o sectores de interés, además de la redacción de dark site que son sitios que se crean de cara a una crisis de la imagen de la empresa pero no se deben dar a conocer hasta que esta situación sucede. La página web es la imagen de la empresa en internet, por eso mismo es importante saber qué comunicar y cómo comunicarlo, y los gabinetes de prensa hacen este trabajo.
- Informes de cobertura mediática. Son importantes también en muchas ocasiones estos informes de cobertura mediática.
Los gabinetes de prensa contribuyen en la difusión de los acontecimientos que van sucediendo en la empresa a la vez que dan lugar a una expansión de su imagen utilizando los medios como herramienta.