El presupuesto maestro

Dentro de las herramientas financieras imprescindibles en toda organización, figura el presupuesto maestro, que comprende el plan financiero de todos los departamentos del negocio. En este documento se proyectan a futuro las expectativas económicas y financieras de la empresa.

Que es el presupuesto maestro

El presupuesto maestro, es el documento que plantea y contiene todos los planes y proyectos corporativos en el corto y mediano plazo. De su correcta determinación, ejecución y control, dependerá la realización de inversiones, planes de crecimiento, posicionamiento de marca, desarrollo de segmentos de mercado específicos y el futuro inmediato de la organización.

Es el documento de planeación estratégica por excelencia, porque permite al negocio orientarse hacia el logro de las metas trazadas, aporta los elementos y argumentos necesarios para anticiparse a los riesgos o definir el fin de los recursos excedentes. Otro aspecto no menos relevante del presupuesto, es que funge como un documento de control, permitiendo el establecimiento de límites de gastos y la implementación de indicadores de evaluación. En la década de los 90s un sabio proverbio del Corán, logro un gran auge al ser aplicado como base del pensamiento estratégico en los negocios; “Cuando no se sabe a dónde ir, cualquier camino te conduce allí”.

Desarrollo de los presupuestos.

La realización del presupuesto maestro, demanda la participación de todas las áreas de la empresa, integrando cada una de ellas a lo que se conoce usualmente como equipo presupuestal. La integración de este equipo al desarrollo del documento, es completamente necesaria. En algunas compañías que elaboran presupuestos, se responsabiliza de su elaboración al departamento contable o de finanzas, situación por demás inapropiada, considerando que el presupuesto requiere de información clave que particularmente cada responsable de área conoce y debe proyectar para la correcta determinación del presupuesto.

El desarrollo de todo el proceso presupuestal, emana de las proyecciones que el área de ventas genera, razón por lo cual debe ser minucioso y apegado completamente al entorno del mercado, considerando tanto incrementos a los precios como los aumentos o disminuciones que se tienen proyectadas de cada una de las líneas del negocio. Una vez culminado el presupuesto de ventas, los departamentos de producción, compras, suministros, recursos humanos y área financiera, estarán en posibilidad de estimar lo concerniente a cada una de ellas.

Presupuestos flexibles y presupuestos estáticos.

Idóneamente, el debería ser lo suficientemente flexible para permitir que el mismo se ajuste a las situaciones reales predominantes, sin embargo como medida de control, algunas empresas prefieren mantener un presupuesto estático, que permita en muchos de los casos evaluar rigurosamente a los responsables de cada una de las áreas involucradas, independientemente que las variaciones generadas en cada uno de los periodos del año, deberán ser explicadas y justificadas razonablemente.

Es incuestionable; que el uso del presupuesto maestro, aporta los elementos necesarios para el diseño, planificación y control de las estrategias y tácticas que toda empresa debe establecer como parte de su competitividad; en el mundo globalizado de los negocios.

Como se realiza un presupuesto maestro

El proceso de elaboración requiere de varios pasos necesarios que no se deben desestimar y mucho menos omitir, siendo de manera general los siguientes:

1)    Determinación del equipo presupuestal. Lo más conveniente para elaborar un presupuesto confiable y altamente verídico, es involucrar en su determinación la participación directa y compromiso formal de todas las áreas que encabezan la empresa. No cayendo en el común error de asignar su determinación al área contable y financiera.

2)    Identificar los factores críticos del presupuesto base. Los factores clave que conforman el presupuesto maestro están referidos a dos aspectos esenciales; el volumen de ventas y producción y los ingresos y costos estimados por venta y por manufactura de productos.

3)    Recolección y consolidación de la información. Esta es la fase más intensa del proceso, porque de una manera coordinada, verídica y oportuna, deberá ser consolidada la información de cada una de las áreas y departamentos. En esta fase se deben considerar datos estadísticos, análisis de la competencia, entorno económico y cualquier otro factor interno o externo que pueda impactar en la correcta determinación de las cifras.

4)    Elaboración del presupuesto maestro. Una vez recolectada la información de todas las áreas, corresponde generalmente a propio departamento de presupuestos su estructuración formal previa a la presentación. En esta etapa del presupuesto, deberán determinarse entre otros reportes; el Balance General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo proyectado y todos los reportes complementarios necesarios para una correcta interpretación.

5)    Análisis y aprobación del presupuesto. Concluida la determinación de los estados financieros básicos, estos deberán someterse a la aprobación de la alta gerencia o consejo de administración. En caso de no existir observaciones se dará por aprobado, o en su defecto deberá procederse a su ajuste y corrección, que puede incluir decisiones y cambios drásticos en los conceptos presentados.

La terminación del mismo, solo valida y representa una primera etapa de su efectividad, porque a partir de su aprobación oficial, se inicia la etapa de control del mismo, que dependiendo de la estructura organizacional de la corporación puede incluir entre otros aspectos:

• Un riguroso proceso de pre aprobación de partidas, previas a la ejecución del gasto respectivo.
• Reuniones periódicas de todas las áreas responsables para la justificación de las desviaciones presupuestales, incluyendo las partidas del área de ventas, promoción y marketing.
• Toma de decisiones inmediatas para lograr los objetivos institucionales, financieros y económicos que fueron planteadas en la etapa inicial de elaboración del presupuesto.