El presupuesto maestro: aprende cómo calcular el documento más importante para conocer la viabilidad de tu empresa
Dentro de las herramientas financieras imprescindibles en toda organización figura el presupuesto maestro, que comprende el plan financiero de todos los departamentos del negocio. En este documento se proyectan a futuro las expectativas económicas y financieras de la empresa.
Cuando se habla de presupuesto en las empresas parece que hablemos de una sola cosa pero no es así. De hecho en realidad se calculan muchos presupuestos desglosados y cada uno tiene su finalidad.
El presupuesto maestro es el más importante de todos los que se manejan en la empresa, por eso en Gestion.org consideramos importante que lo conozcas y aprendas a calcularlo. ¿Vienes con nosotros?
Contenido del artículo
¿Que es el presupuesto maestro?
Como de costumbre, comenzamos nuestros artículos con una definición:
El presupuesto maestro es el documento que plantea y contiene todos los planes y proyectos corporativos en el corto y mediano plazo. De su correcta determinación, ejecución y control, dependerá la realización de inversiones, planes de crecimiento, posicionamiento de marca, desarrollo de segmentos de mercado específicos y el futuro inmediato de la organización.
Es el documento de planeación estratégica por excelencia porque permite al negocio orientarse hacia el logro de las metas trazadas, aporta los elementos y argumentos necesarios para anticiparse a los riesgos o definir el fin de los recursos excedentes.
Otro aspecto no menos relevante del presupuesto es que se trata de un documento de control, permitiendo el establecimiento de límites de gastos y la implementación de indicadores de evaluación. En la década de los 90 un sabio proverbio del Corán, logro un gran auge al ser aplicado como base del pensamiento estratégico en los negocios: “Cuando no se sabe dónde ir, cualquier camino te conduce allí”.
Desarrollo de los presupuestos
La realización del presupuesto maestro demanda la participación de todas las áreas de la empresa, integrando cada una de ellas a lo que se conoce usualmente como equipo presupuestal. La integración de este equipo al desarrollo del documento, es completamente necesaria.
En algunas compañías que elaboran presupuestos se responsabiliza de su elaboración al departamento contable o de finanzas, situación por demás inapropiada, considerando que el presupuesto requiere de información clave que particularmente cada responsable de área conoce y debe proyectar para la correcta determinación del mismo.
El desarrollo de todo el proceso presupuestal emana de las proyecciones que el área de ventas genera, razón por la cual debe ser minucioso y apegado completamente al entorno del mercado, considerando tanto los incrementos a los precios como los aumentos o disminuciones que se tienen proyectadas de cada una de las líneas del negocio.
Una vez culminado el presupuesto de ventas, los departamentos de producción, compras, suministros, recursos humanos y área financiera estarán en posibilidad de estimar lo concerniente a cada una de ellas.
Presupuestos flexibles y presupuestos estáticos
Idóneamente, el presupuesto debería ser lo suficientemente flexible como para permitir que el mismo se ajuste a las situaciones reales predominantes.
Sin embargo, como medida de control, algunas empresas prefieren mantener un presupuesto estático, que permita en muchos de los casos evaluar rigurosamente a los responsables de cada una de las áreas involucradas, independientemente de que las variaciones generadas en cada uno de los periodos del año, deban ser explicadas y justificadas razonablemente.
Es incuestionable que el uso del presupuesto maestro aporta los elementos necesarios para el diseño, planificación y control de las estrategias y tácticas que toda empresa debe establecer como parte de su competitividad en el mundo globalizado de los negocios.
Cómo se realiza un presupuesto maestro
El proceso de elaboración requiere de varios pasos necesarios que no se deben desestimar y mucho menos omitir. En este apartado te explicaremos la elaboración del presupuesto maestro de forma bastante teórica ya que no haremos números. Los pasos para la elaboración de un presupuesto maestro son los siguientes:
1. Determinación del equipo presupuestal
Lo más conveniente para elaborar un presupuesto confiable y altamente verídico, es involucrar en su determinación la participación directa y compromiso formal de todas las áreas que encabezan la empresa. Es preferible no caer en el común error de asignar su determinación al área contable y financiera.
Aunque todos los departamentos tienen que estar involucrados, el departamento contable tiene que llevar la voz cantante.
2. Identificar los factores críticos del presupuesto base
Los factores clave que conforman el presupuesto maestro están referidos a dos aspectos esenciales: el volumen de ventas y producción y los ingresos y costos estimados por venta y por manufactura de productos.
3. Recolección y consolidación de la información
Esta es la fase más intensa del proceso, porque de una manera coordinada, verídica y oportuna, deberá ser consolidada la información de cada una de las áreas y departamentos.
En esta fase se deben considerar datos estadísticos, análisis de la competencia, entorno económico y cualquier otro factor interno o externo que pueda impactar en la correcta determinación de las cifras.
4. Elaboración del presupuesto maestro
Una vez recolectada la información de todas las áreas, corresponde generalmente al propio departamento de presupuestos su estructuración formal previa a la presentación.
En esta etapa del presupuesto deberán determinarse otros reportes, como son el Balance General, Estado de Resultados, Flujo de efectivo proyectado y todos los reportes complementarios necesarios para una correcta interpretación.
5. Análisis y aprobación del presupuesto
Concluida la determinación de los estados financieros básicos, estos deberán someterse a la aprobación de la alta gerencia o consejo de administración. En caso de no existir observaciones se dará por aprobado, o en su defecto deberá procederse a su ajuste y corrección, que puede incluir decisiones y cambios drásticos en los conceptos presentados.
La terminación del presupuesto maestro solo valida y representa una primera etapa de su efectividad porque a partir de su aprobación oficial se inicia la etapa de control del mismo, que dependiendo de la estructura organizacional de la corporación puede incluir entre otros aspectos:
- Un riguroso proceso de preaprobación de partidas previas a la ejecución del gasto respectivo.
- Reuniones periódicas de todas las áreas responsables para la justificación de las desviaciones presupuestales, incluyendo las partidas del área de ventas, promoción y marketing.
- Toma de decisiones inmediatas para lograr los objetivos institucionales, financieros y económicos que fueron planteadas en la etapa inicial de elaboración del presupuesto.
Hasta ahora hemos visto una explicación teórica sobre el presupuesto maestro. Veremos ahora una ejercicio práctico.
Ejemplo de presupuesto maestro
La elaboración de un presupuesto maestro es sumamente importante porque sive para determinar la viabilidad del negocio. Aquí es donde nos meteremos en eso ya que veremos un ejemplo numérico.
Previo al presupuesto maestro se debe realizar un estudio de mercado, el cual aporta datos que servirán para completar el presupuesto operativo y el presupuesto financiero, que son los dos presupuestos que conforman el presupuesto maestro.
Veremos ahora en qué consisten el presupuesto operativo y el presupuesto financiero.
El presupuesto operativo es un tipo de presupuesto que reúne varios presupuestos adicionales, por tanto es más largo y requiere de más información que el presupuesto financiero. En definitiva, consta de una serie de cuadros con los que vas a poder determinar si tu negocio es viable o no.
Presupuestos que conforman el presupuesto operativo
En el ejemplo se nos presenta el caso de una fábrica de camisas y pantalones para calcular el presupuesto operativo. Como hemos comentado, el presupuesto operativo se halla calculando primero los siguientes presupuestos:
- Presupuesto de ventas: según el estudio de mercado realizado anteriormente, resulta que hay que vender una cantidad determinada de camisas y pantalones a un precio fijado.
- Presupuesto de unidades de producción: aunque no lo parezca, el presupuesto de producción no es el mismo que el de venta porque, por política de empresa, la cantidad que se produce no es exactamente la misma que la que se vende. Como empresa debes saber cuánto inventario quieres tener.
- Presupuesto de uso y costo de materiales: obviamente después de conocer cuántas camisas y pantalones necesitas fabricar, debes saber el material que tienes que comprar para ello. Aquí se desglosará todo el material neesario como tela, botones, cremalleras, etc.
- Presupuesto de compra de materias primas: una vez que sabemos la cantidad necesaria de materias primas por el ejercicio anterior, hay que saber los precios unitarios de los materiales para conocer el coste total.
- Presupuesto de costo de mano de obra: aquí se calcula lo que le cuesta a la empresa tener los trabajadores necesarios para fabricar los pantalones y las camisas. Así se calculará lo que en contabilidad se conoce como costo de mano de obra directa.
- Estado de costo de producción: este parámetro se calcula teniendo en cuenta el costo de mano de obra directa, el costo de los materiales y los costos indirectos de fabricación. El estado de costo de producción es el resumen de las partes anteriores que forman el presupuesto operativo.
Por otra parte tenemos el otro tipo de presupuesto que anteriormente mencionamos, que es el presupuesto financiero. Este consiste en determinar el presupuesto estimado de inversión de venta y de los ingresos producidos para calcular el flujo de caja. El flujo de caja mide la situación económico real de la empresa y es la diferencia entre el presupuesto de ingresos y el de egresos.
Te dejamos a continuación el vídeo que ilustra este ejemplo.
¿Cómo calculas y utilizas tu presupuesto maestro?
Esperamos que el ejemplo anterior te ayude para el cálculo de tu presupuesto maestro. Si tu empresa fabrica productos la forma de proceder es muy similar, pero cuando se trata de servicios cambian un poco las cosas, ya que estimar los precios de los servicios siempre es más difícil.
Los presupuestos se eleboran para conocer la situación actual de las empresas y elaborar un plan de futuro. Asimismo, los empleados pueden sentirse más motivados si pueden ver los presupuestos, ya que así perciben más transparencia por parte de la empresa.
¿Muestras el presupuesto maestro a tus trabajadores para hacerles sentir más cercanos a la empresa? Ya sabes que en Gestion.org nos gusta conocer a nuestros lectores, por eso estás más que invitado a participar en los comentarios del blog.
