Cómo potenciar la comunicación en tu equipo de trabajo

¿Crees que muchos de los errores que se dan en tu empresa se evitarían si existiese una mejor comunicación entre los trabajadores? Aunque te parezca imposible de creer, son muchas las empresas que no mejoran sus resultados por una mala coordinación de los equipos de trabajo. Si quieres averiguar qué es lo que está fallando y cómo puedes mejorar la relación de todas las personas que trabajan en tu negocio este es tu artículo. Hoy te traemos 3 dinámicas de grupo que harán que todo tu equipo funcione de forma ordenada y sincronizada. ¡Empezamos!

Cómo saber si está fallando el equipo de trabajo

Si estás leyendo este artículo es porque te has dado cuenta de que algo no funciona en la dinámica de trabajo de tu empresa. Sea cual sea la naturaleza de tu negocio, lo normal es que para poder sacar adelante el trabajo las personas tengan que colaborar coordinadas. Al igual que en un reloj, todas las piezas tienen que encajar para que el mecanismo funcione de manera correcta. Tan solo hace falta que una tuerca no llegue en el momento justo para que todo se colapse. Veamos algunos ejemplos de cuando «una pieza» falla:

• De forma habitual se escuchan frases de este tipo: » a mí nadie me avisó», «nadie nos dijo nada» o «no nos enteramos».
• Materiales / Productos: faltan de forma habitual o no están donde deberían.
• Se forman nudos y retrasos sin motivo aparente.
• Suele haber discusiones entre los compañeros.
• Hay quejas sobre el grado de implicación que tienen unos y otros.

Podríamos escribir varios artículos acerca de qué consecuencias derivan de la falta de cohesión y entendimiento dentro de una empresa, pero no es ese nuestro objetivo. Lo que queremos es que tú puedas detectar el origen del problema. Muchísimas empresas se desesperan analizando miles de datos y de estadísticas. Sin embargo, no ven que el problema está en que la motivación de todos los trabajadores está por los suelos. Una mala gestión del equipo provoca que la implicación y la efectividad caiga en picado.

Diagnóstico del grupo: ¿qué está ocurriendo?

Esta parte es fundamental para intentar revertir la situación. Las causas por las que el equipo de trabajo puede estar fallando son muchísimas y muy variadas. En muchos negocios se empiezan a aplicar dinámicas de grupos sin tener muy claro para qué lo hacen. Realizar los ejercicios porque sí no tiene sentido e incluso puede generar más confusión. Lo primero siempre es intentar entender qué es lo que está ocurriendo.

Cómo hacer un diagnóstico del equipo de trabajo

Antes de nada, hay que matizar una cuestión: no estamos buscando culpables, ni se está juzgando a nadie. Queremos solucionar un problema, no castigar a una persona porque se haya podido equivocar. Salvo en casos excepcionales y muy extremos, una sanción no va a arreglar nada. También es importante que te tomes tu tiempo a la hora de realizar el diagnóstico (es sencillo sacar conclusiones precipitadas). Cada empresa es un mundo y cada día se pueden dar situaciones muy particulares. Veamos en qué te tienes que fijar. 1. Objetivos En toda empresa debe existir un objetivo general y unos objetivos particulares para cada departamento o persona. ¿Existen estos objetivos por escrito?, ¿se han verbalizado alguna vez?, ¿los das por hecho? 2. Funciones o roles Cada persona debe tener claro cuál es su misión. Muchos jefes o directivos no delimitan de forma correcta a lo que debe ceñirse cada persona, lo que da lugar a roces, malentendidos y pérdidas de tiempo. También es habitual encontrar a personas a las que nunca se les ha explicado cuál es su función exacta. 3. Procesos Intenta localizar en qué momento se producen los errores, las pérdidas de tiempo o las discusiones. En toda empresa, por sencilla que sea, se dan distintas fases en el proceso productivo. Para que el diagnóstico sea lo más fiable posible hay que estudiar cada uno de esos momentos. Imagínate que tienes una cafetería. Sería un error fijarte solo en el momento en el que el camarero se acerca a la mesa y deja el café. El proceso es mucho más grande. Vamos a delimitarlo:

1. Tiene que haber una persona que se ha encargado de llamar a los proveedores para que traigan el café, la leche, el azúcar y la sacarina.
2. Hay que ver quién es el encargado de encender la cafetera por la mañana.
3. Cómo se acerca el camarero y atiende al cliente.
4. Ahora toca transmitir el pedido al compañero.
5. ¿Ha entendido bien esta persona la petición? ¿Cómo la realiza?
6. De nuevo, cómo incorpora ese pedido con el resto y lo lleva.
7. Todo el proceso de pago.

Y parecía que no había mucho que ver, ¿verdad? : ) 4. Por qué falla Si has detectado un pinchazo en el proceso, usa tu empatía para intentar ver por qué se da ese fallo. ¿Es un fallo de actitud? ¿De comunicación? ¿De las instalaciones? ¿El proceso está mal planteado? 5. ¿Y tú te has analizado? Muchísimas empresas se van al traste porque los directivos no tienen la suficiente autocrítica o humildad. Intenta ser objetivo y examínate. Eres el director de la orquesta, si algo está desafinando hay muchas posibilidades de que tú también estés metiendo la pata.

3 Ejercicios para mejorar la cohesión del equipo de trabajo

Ahora que ya has analizado la situación, ya tienes una idea de qué puede estar ocurriendo en tu equipo de trabajo. Y decimos puede, porque es importante que tengas claro que todo lo que has analizado son posibilidades, no certezas. Con un ejemplo lo vas a ver muy claro: Has observado una discusión entre dos compañeros Juan y Francisco. En ese momento, Juan tiene una actitud incorrecta y no atiende a razones. La situación llega hasta tal punto que Francisco opta por irse y dejarlo. Aunque la manera de comportarse de Juan no es buena, no tenemos un contexto para poder sacar conclusiones. Quizás ya había ocurrido algún problema entre los dos antes y fue eso lo que provocó la mala actitud de Juan. Lo ideal es tomar nota de lo que ha ocurrido y ver cómo ambos interactúan en las dinámicas. Lo normal es que antes o después surja ese «algo» que haga que ambas personas expresen lo sucedido. Ese sí será adecuado para tomar medidas, y por supuesto, buscar soluciones. Realizar el diagnóstico nos ayuda a hacernos una idea de qué puede estar ocurriendo, pero nunca debemos dar por sentado que esas conclusiones son definitivas.

1. Dinámicas enfocadas a la jerarquización (objetivos & funciones)

Muchísimos trabajadores discuten porque piensan que el compañero se está «metiendo donde no le llaman». En cambio, la otra persona puede sentir que ese aspecto del trabajo sí está dentro de sus responsabilidades. Como responsable del equipo de trabajo debes clarificar cuál es la misión de cada persona (resaltando siempre la importancia de cada uno) y definir quién debe tomar determinadas decisiones . Una dinámica muy positiva es reunir al grupo y que plantees situaciones conflictivas ficticias. El equipo tendrá un tiempo determinado para organizarse y decidir cuál sería el protocolo que tendrían que desarrollar. Este ejercicio es muy útil porque muchas veces las personas solo ve su tarea y no el conjunto, todo el proceso. Al trabajar una situación con todos los implicados al mismo tiempo los roles se clarifican y se respetan.

2. Dinámicas enfocadas al proceso

Hasta en los negocios que puedan parecer más «sencillos» examinar todo el proceso lleva tiempo y es complejo. Por eso es este el momento en el que también suelen darse más problemas. La amplia mayoría de veces, los errores surgen porque la persona no tiene claro o tiene una idea equivocada de cómo desempeñar la tarea. Ojo, también puede ser a la inversa y ser el resto del equipo el que se esté equivocando en el enfoque de cómo se debe desempeñar esa función. Una dinámica muy sencilla es la de representar un proceso productivo entero. Lo ideal es que tú, como líder del grupo, realices una escenificación tipo (el ideal). Después, siendo tú el actor y el resto del equipo de trabajo los «directores», fingir de nuevo el proceso entero planteando distintas situaciones. Como por arte de magia verás que empiezan a surgir diferencias sobre cuál es la manera de desarrollar el trabajo. Ahora ya sí puedes ver de forma clara cuál es el motivo de la discrepancia y dejar que los implicados hablen. Como líder es el momento de escuchar a las partes y definir con exactitud el proceso. Para reforzar es bueno repetir el ejercicio introduciendo en el proceso todas los ajustes que se hayan realizado.

3. Dinámicas destinadas a mejorar la comunicación

Aunque los objetivos, las funciones y los procesos estén muy bien definidos, en todos los trabajos surgen malentendidos y roces. Hay que tener claro que en cualquier ámbito en el que trabajen varias personas juntas, antes o después, va a surgir un conflicto. La realidad es que los conflictos no son malos, son algo natural al trabajo. Deberíamos enfocar el conflicto como algo positivo ya que es el momento en el que podemos solucionar y avanzar. Pero para que eso se pueda conseguir es necesario que exista una buena comunicación. Cuestión que por desgracia, no se suele dar.

¿Cómo mejorar la comunicación del equipo de trabajo?

Lo primero que hay que entender es que la comunicación es como una relación de pareja, para que vaya bien hay que cuidarla todos los días. Para que estos ejercicios tengan efecto hay que realizarlos de forma regular. Ahora te enseñamos varios ejemplos de dinámicas de comunicación. El objetivo de todas ellas es que mejore la empatía entre los distintos integrantes del equipo. Para cada ejercicio habría que dedicar una sesión por entero:

1. Cada persona explica un poco de su vida a los demás: no se trata de que solo diga su nombre y los miembros de su familia. Lo ideal es que explique sus gustos o con qué se divierte. Se trata de que puedan surgir lazos al compartir las mismas aficiones o gustos.
2. Relatos de anécdotas: en todos los trabajos hay historias curiosas y divertidas. Compartir ese tipo de vivencias y expresar cómo uno se ha sentido, ayuda a que todos conozcan la manera de pensar de cada uno.
3. Narración de un dibujo: una persona dibuja algo en un papel y lo oculta. Luego, debe ir dando indicaciones a los demás para que ellos dibujen lo mismo. Hay que ir de dibujos muy sencillos a más complicados. Con esto el grupo aprende a ver cómo se explica cada persona.
4. Rol-Playing: cada persona presenta un conflicto habitual de su puesto y los demás ofrecen ideas de cómo lo solucionarían. La persona puede rebatir las ideas de los demás, pero se debe intentar llegar a conclusiones. Se fomenta la empatía ya que se comprende porque el compañero actúa de una determinada manera ante una situación compleja.

Ten en cuenta que lo normal es que en las primeras sesiones la participación sea baja. Todo el mundo se mostrará reacio a colaborar por lo que al principio tendrás que ser tú quién se muestre más comunicativo. Aunque sea de forma breve, intenta que todos los integrantes den su opinión de cada tema que se plantee.

A qué esperas para llevarlo a la práctica

Como ves, para mejorar la unión de un equipo de trabajo no hacen falta grandes actividades. Muchas empresas no ven que si el grupo no está unido es imposible ser productivo y eficiente, lo que conlleva que sus resultados nunca terminen de despegar. Ahora que tú ya tienes claro cómo potenciar la comunicación del grupo aprovéchate de esta ventaja. ¡Y no dejes de contárnoslo en los comentarios!