Ser eficiente, alcanzar tu objetivo con el menor uso de recursos, traducido, realizar todas tus tareas consumiendo las más mínimas cantidades de energía. Ser eficiente es muy importante tanto como para nuestro bienestar como para nuestro desempeño y resultados. Trabajamos 200 – 250 días al año y es sumamente desgastante, más si lo hacemos de manera incorrecta.
Para nuestra suerte existen ciertas maneras para combatir ese desgaste y sacar el máximo provecho a nuestras actividades. Estas estrategias o consejos nos ayudarán a ser híper – eficientes tanto en nuestra vida personal como en la laboral obviamente. Seguirlas es muy sencillo como lo son nuestros quehaceres diarios:
- Prevé tiempos muertos: tómate unos cinco minutos por la mañana antes de salir a la rutina y analiza la agenda de tu día. Puede que encuentres acumulaciones de tiempo en las que te encontrarás esperando por algo, ya sea algún vuelo, una cita o reunión o cualquier otra actividad que implique esperar por algo. En donde encuentres esas acumulaciones, de cinco minutos o dos horas, busca una tarea que valga la pena realizar durante esos periodos de tiempo muerto. Planea y prevé a futuro, pronostica esos lapsos y maximiza tu productividad. Al final del día esos “tiempos muertos” no serán más que minutos aprovechados. Quién sabe, quizás y hasta llegues más temprano de lo usual a la cena de tu hogar.
- Preparación: la clave para ser efectivos cuando tenemos las acumulaciones de tiempos muertos que describimos en el punto pasado es estar bien preparados. Ten en cuenta aquellas tareas que se tienen que realizar y aquellas que tengan alta prioridad. Hacer cuadros comparativos importante vs urgente te va a ser de mucha ayuda. Asegúrate también de que tengas todos los recursos necesarios a la mano para realizar la tarea. Utiliza los dispositivos móviles y la nube para acceder a las aplicaciones y documentos necesarios desde donde quiera que estés.
- Considera antes de “aceptar”: antes de tomar cualquier acuerdo piensa en las cosas que tendrás que dejar de hacer para cumplirlo. Si aceptas un acuerdo verbal sin analizar primero tu agenda de actividades puede resultar en omitir aspectos importantes para tu negocio y no creo que alguien esté dispuesto a eso. Debes estar seguro de utilizar tu tiempo para lo más importante y no verte en la situación de decir a todo que si solo porque te lo piden.
- Haz listas: para todo, son de gran ayuda. Piensa en ellas como pequeñas metas u objetivos que cumplir en determinado tiempo. Como lo mencionamos, si tienes tan siquiera una hora de tiempo muerto realiza rápidamente una lista de lo que quieres lograr o terminar en ese lapso. Escribe las listas en un papel y tenla contigo hasta que este completada. Con ellas podrás priorizar las cosas y te dará el sentido de urgencia de acabarla y evitar quedarte estancado en una sola actividad.
- Prémiate: una de las razones por las cuales la gente pierde entusiasmo y motivación para ser altamente productivos es debido a que sienten una pesada e imparable rutina; siempre hay algo que hacer y por esto es importante premiarnos por aguantar esa pesadez. Realiza tus listas para las ventanas de tiempo muerto y cuando vayas a la mitad para por un momento. Sal a dar una caminata, tomar un café y hojear el periódico o simplemente relájate un poco escuchando tu música favorita. Ese tipo de aspectos despejaran tu mente de la dicha rutina y te evitará caer en un ciclo aburrido y repetitivo. Date la mano a ti mismo, incluso si sientes que no estás siendo eficiente o productivo, créeme, te estás ayudando mucho.
- Delega: es difícil realizar las tareas, por más simples que sean, y muchos emprendedores, la mayoría, piensan que ellos tienen que hacer todo pero es un error fatal. Es indispensable entrenar a tus empleados y colaboradores para realizar las tareas esenciales y poco a poco otorgarles mayores obligaciones. Es imposible que hagas todo tú. Solo recuerda la regla de oro: “Delega actividades más no responsabilidades” Al menos que tu personal tenga esas responsabilidades contractuales, asume siempre lo que está bajo tu mando. Si no estás delegando todo aquello que puedes no estarás empleando tu tiempo ni eficiente ni efectivamente, al contrario, estarás costando dinero a la empresa.
Probablemente muchas de las estrategias descritas ya las conocías o ya llevabas a cabo, pero tal vez necesitabas conocer una o dos que no realizabas o tomabas en cuenta. O quizás son verdaderamente nuevas para ti. Cual sea el caso no está demás probarlas y darte una oportunidad. Solamente tú sabrás si realmente estás siendo más eficiente, ¿cómo? Comparando tus resultados.