La evaluación de personal es primordial en toda organización y sobretodo en cualquier equipo de trabajo. Tanto lo es como para el evaluado como para el evaluador, pues la retroalimentación mutua es esencial para construir lazos fuertes de compromiso y confianza. Además, mediante evaluaciones y retroalimentaciones conoceremos más a nuestros empleados, sus necesidades, dudas e inquietudes, así como también sugerencias y comentarios para el crecimiento de la empresa.
Incrementar eficiencia en nuestras evaluaciones = Incrementar eficiencia en nuestro equipo.
Muchos pensarán que las retroalimentaciones son una pérdida de tiempo, que no sirven y que no cambiarán nada. Es totalmente erróneo. Es un gran factor en cuanto al comportamiento y desempeño de un empleado, son necesarias en todos los niveles y tienen la misma importancia que cualquier otro indicador operativo. Entre más eficiente sea nuestra evaluación, mejores serán los resultados.
Pero, ¿Qué se necesita para que una evaluación sea eficiente? A continuación un listado de aspectos importantes a considerar para llevar a cabo una evaluación eficiente y de calidad:
- “Predicar con el ejemplo es el mejor argumento” Algo tan simple y sencillo como la integridad es la base para una buena retroalimentación. La frase lo dice todo, no podemos exigir algo que nosotros mismos no hacemos.
- Objetividad y Transparencia.- Escoger adecuadamente las palabras, escribir antes de llevar a cabo la evaluación y nunca convertir algo laboral en personal. Ser objetivos al hablar con la persona y mostrar toda evidencia de lo que se está diciendo. Comprobar hechos y jamás basar una declaración en rumores y presunciones.
- Sinceridad ante todo.- Si se va a hablar del desempeño de alguien más vale que sea directo y sincero, honesto. Aprovechar cada retroalimentación y/o reunión con tu personal para decirle lo que en verdad necesita mejorar y dejar los rodeos por un lado. Claro, siempre de la manera más atenta y amable posible.
- Motívalos.- Usa las frases y palabras correctas. Arma tus oraciones antes de decirlas, escribe el discurso que darás y practícalo. No es lo mismo decir “estas fallando mucho” a “tienes oportunidad de mejorar este aspecto” Usa lo que sabes de ellos para motivarlos. La retroalimentación que se le imparta a Pedro será muy diferente a la que se le impartirá a Juan.
- Formaliza los encuentros.- Dale la importancia merecida a cada reunión que tengas. Emite una convocatoria, ya sea por escrito, correo electrónico o verbal, pero hazla. Lleva a cabo una minuta del encuentro y establezcan en ella los acuerdos, compromisos y objetivos. Hazla llegar a cada asistente y denle seguimiento.
- Por último, no menos importante, recibe retroalimentaciones.- Es duro que te digan cómo estás haciendo tu trabajo, en especial si existe un bajo desempeño. Ábrete hacia ellos y pide que te den su evaluación sobre ti. No por estar en un puesto de evaluador significa que eres perfecto y sin errores. Aprende de tus áreas de oportunidad y mejóralas.
Con estos elementos la retroalimentación será eficiente y se lograrán compromisos necesarios para la mejora contínua.
El Proceso de la Evaluación.
Como consejo final, compartiré una serie de pasos que se pueden llevar a cabo para realizar una retroalimentación de calidad y excelencia, que cumplirá con el objetivo de la mejora. Obviamente no es necesario que se sigan al pie de la letra, pero al menos será una guía. Se pueden agregar más elementos si así se desea, eliminar también de la misma manera o seguirla tal y como la propongo.
- Programa las evaluaciones con al menos una semana de anticipación y hazlo a saber a todos los participantes.
- Prepara el material a utilizar y respeta siempre el horario en el cual quedo programada la evaluación.
- Inicia la reunión con un saludo y una breve descripción de la actividad que se llevará a cabo. Es necesario indicar en este punto el responsable de llevar la minuta. Si la retroalimentación es one on one (uno a uno) será necesario que el evaluador lleve la minuta.
- Da comienzo oficial a la retroalimentación. Da a conocer primero que nada los logros de cada cual, los objetivos cumplidos y las metas alcanzadas. Una oleada de positivismo.
- Comparte tus preocupaciones. Haz que tu equipo vean el mismo ángulo que tu, convéncelos de tu idea o tu opinión para que todos se comprometan a seguir el mismo camino.
- Al llegar al cierre, repasen todo lo visto durante el encuentro. Afirmen cada punto de nuevo y firmen de acuerdo en la minuta que se realizó.
- Da el adecuado seguimiento a cada objetivo señalado hasta que todo lo dicho en la reunión se cumpla.
Adicional a esto, también recomiendo:
- Ser constantes y estrictos con la actividad.
- Realizarla siempre aislados de cualquier distracción, incluyendo celulares y otros dispositivos.
- Cuando se trate de uno a uno, tener la mayor discreción posible para que quede solo entre ustedes.
- Hacer de esto una costumbre, hasta que se convierta en una necesidad.