Dwight Eisenhower decía que «los planes son inútiles, pero la planificación lo es todo». Y no iba muy desencaminado… Y es que, si lo piensas, ¿qué sería de un negocio sin planificación? Lo más probable es que los problemas empiecen a acumularse y aspectos como «retrasos en la entrega», «sobre costes» o «problemas con los clientes» sean en pan de cada día. Por eso es importante que tus proyectos estén planificados lo mejor posible y, para que tú también lo consigas, hemos preparado este post donde te contamos todo lo que necesitas saber sobre la gestión de proyectos. Porque si todo está bien coordinado, los beneficios no tardan en llegar.
¿Qué Necesitas?
¿Qué es la gestión de proyectos?
Empezamos con la definición de gestión de proyectos que encuentras si visitas la Wikipedia:
La gestión de proyectos es la disciplina del planeamiento, la organización, la motivación, y el control de los recursos con el propósito de alcanzar uno o varios objetivos.
Se entiende bien, ¿no? En definitiva, la gestión de proyectos consiste en todas las acciones que se llevan a cabo para alcanzar las metas marcadas. Es decir, que se trata de algo muy importante ya que, si tu negocio no se marca objetivos, está condenado al fracaso. No importa el tamaño que tenga o que sea más tradicional o una start up, todo negocio necesita de metas para seguir creciendo y mejorando, y eso solo se consigue haciendo una gestión de proyectos impecable.
Ventajas de la gestión de proyectos
Pero no pienses que lo único que aporta la gestión de proyectos a una empresa es aumentar su volumen de ventas (que también sube conociendo tu público objetivo, con la discriminación de precios y con la gestión de clientes), sino que proporciona muchos otros beneficios como:
- Visión global: hay ocasiones, sobre todo si el proyecto es muy grande, en el que cuesta ver el resultado que se busca. Este problema crece si además, participan distintas áreas funcionales de la empresa. Por suerte, la gestión de proyectos ayuda a verlo todo en conjunto y a que se entienda desde el principio (aquí tienes nuestro post sobre las áreas funcionales de la empresa).
- Mejora el trabajo en equipo: y no solo eso, sino que permite ver la capacidad de trabajo en equipo de tus trabajadores, cómo se gestiona el líder de cada uno, si existen aspectos a mejorar, etc (¿Quieres más información sobre este tema? Tenemos un post sobre cómo trabajar en equipo, resolver los conflictos que surgen y de cómo ser un buen líder).
- Ahorra errores: parte de la gestión de proyectos consiste en seguir todo el proceso de forma exhaustiva, para detectar qué se hace mal para la próxima vez, no volver a tropezar en la misma piedra.
- La calidad está (casi) asegurada: porque si la parte de planificación se hace de forma correcta y se sigue el planning, lo normal es que el resultado final sea el esperado.
Con esta clase de ventajas, queda claro que la gestión de proyectos es lo que tu negocio necesita.
Las 4 fases de la gestión de proyectos
Aunque a la hora de hacer la gestión de un proyecto existen varios métodos, casi todos se basan en estos 4 puntos. Puede que alguno añada más pasos o junte en uno varios de ellos, pero todos cuentan con estas tareas:
- Planificar: el primer paso se da antes incluso de empezar el proyecto y se trata de definir todo lo relacionado con él: las tareas a hacer, el tiempo estimado de duración, los recursos necesarios, etc. En resumen, debes plasmar todo lo que necesitas para que sea un éxito.
- Programar: una vez que tienes todo lo anterior, llega el momento de plasmarlo en el calendarios del proyecto, donde se muestra el tiempo que necesita cada tarea (con su fecha de inicio y fin) y demás información.
- Seguir y controlar: esta fase se lleva a cabo cuando el proyecto ya está en marcha y, como su nombre indica, se trata de estar atento a que todo vaya según lo previsto o, si surge algún imprevisto, tener la capacidad de resolverlo lo antes posible y de la mejor manera para que no afecte a los tiempos.
- Analizar: este es el último punto del proyecto. De hecho, se hace cuando ya ha terminado y consiste en analizarlo de principio a fin para ver qué se puede mejorar, qué se ha hecho bien y, sobre todo, comprobar que se han alcanzado los objetivos marcados en la planificación.
Como te decíamos, estos son los pasos más comunes en la gestión de proyectos. Aunque algunas metodologías no los siguen al pie de la letra.
Las metodologías de gestión de proyectos más usadas
Ahora que conoces la teoría, llega el momento de contarte cuáles son las metodologías que las grandes empresas utilizan para alcanzar sus objetivos. Cualquiera de ellas puede ser una buena opción para tu negocio.
1. Prince2
El nombre de Prince es un acrónimo de PRojects In Controlled Environments, que en español se traduce como «proyectos en entornos controlados» y es que esa es la principal virtud de este método. Lo que se hace con este método es dividir el proyecto en «trozos» que sea fáciles de manejar, controlar y hasta evolucionar. De este modo, es más sencillo controlar los imprevistos que surjan y por tanto, el proyecto no se ve comprometido. Además, se basa en 7 principios que benefician su efectividad:
- Justificación comercial permanente (si no existe, no se empieza por lo que se ahorra en recursos).
- Aprendizaje basado en la experiencia.
- Roles y responsables claros.
- Gestión por fases.
- Delegar y solo intervenir en casos de máxima necesidad.
- Adaptable.
- Orientado a los productos.
¿Te preguntas si algo así funciona? Debe, ya que es el estándar en:
- Los gobiernos de Reino Unido, Canadá, Holanda y Australia.
- Empresas como Sun Microsistems, DHL, Vodafone y Unileves (de la que hablamos en el post sobre espionaje industrial).
- La ONU o el Banco Mundial.
Así que la respuesta es sí, funciona.
2. El diagrama de Gantt
A pesar de que es posible que su nombre no te diga nada, es muy probable que ya lo hayas utilizado en más de una ocasión. Y es que el diagrama de Gantt es una de las metodologías de trabajo más extendidas a la hora de gestionar un proyecto. Su éxito radica en que, con un simple vistazo, puedes ver todas las etapas y acciones previstas pero, ¿cómo es un diagrama de Gantt? Consiste en un gráfico que incluye una barra horizontal (donde se indican las actividades ha realizar) y otra vertical (que son las unidades de tiempo como días, semanas, meses, etc,). Para verlo más claro, échale un vistazo al siguiente vídeo. Como ves, además se pueden añadir más columnas en las que se especifique la duración, la actividad que precede o el encargado de realizarlas, por ejemplo. Y por cierto, su nombre es debido a Henry Gantt, su creador.
3. La cadena crítica
Se trata de un método de gestión de proyectos novedosos, creado por Eliyu M. Goldratt y cuyo principal objetivo es que todo el proceso se realice lo más rápido posible y reduciendo los recursos al mínimo indispensable. En resumen, consiste en obtener el máximo de tus recursos y tiempo para que el proyecto esté finalizado lo antes posible y, para ello, se basa en estos conceptos:
- Eliminar lo prescindible: después de marcar los objetivos, lo siguiente es eliminar todo lo que no es necesario para conseguirlos.
- Fijar límites temporales: se estudia cuánto se tarde en realizar cada tarea con los menos recursos posibles y se establece ese tiempo como el máximo.
- Prioridades claras: la idea aquí es realizar el trabajo en un orden que garantice la máxima eficiencia.
- Asignar los recursos: ya que utilizarás los mínimos posible, es importante que los repartas de forma correcta.
Todo eso conlleva una gran ventaja, y es que tu margen de beneficio es mucho mayor.
4. Scrum
Esta metodología de gestión de proyectos es un poco distinta a las demás, y es que se basa en ir presentando pequeños trozos al cliente final de forma periódica. ¿Y para qué se hace algo así? Porque eso permite hacer cambios para que el resultado final sea mejor sin que suponga un sobre coste. Es decir, que se trata de un método estupendo para grandes proyectos que además, presentan incertidumbres. Esta forma de trabajar, que a algunos les puede parecer que no aporta muchas ventajas, en verdad es bastante positiva. Para empezar, el cliente sabe el estado en que se encuentra el proyecto y además, si en algún momento necesita cambiar algo, se puede hacer de forma rápida, lo que aumenta su satisfacción con tu negocio.
¿Cómo llevas la gestión de proyectos en tu empresa?
Como has visto, la gestión de proyectos es vital para la salud de tu negocio, ¿qué tal la llevas? ¿Utilizas alguna de las metodologías que hemos contado? ¿Conoces otra que también ofrezca grandes resultados? Sea lo que sea que te ronde la cabeza, nos encantaría que lo compartieses con nosotros y para eso, solo tienes que ir hasta los comentarios y dejarlo por escrito. ¡Que no te de vergüenza! 😉