Gestión de stock: tipos, costes y ejemplos prácticos

Seguro que alguna vez te has encontrado alguna vez una tienda cerrada por inventario. Aunque te haya fastidiado un poco porque querías entrar a comprar, la realidad es que se trata de una de las actividades más importantes que debe realizar una empresa.

Los inventarios forman parte de la gestión de stock y son imprescindibles para que una empresa con almacén y productos físicos funcione correctamente. Imagínate que la tienda antes hubiese estado abierta, pero que el artículo que habías encargado no estuviese porque no les quedan unidades. Esa situación es peor que la anterior,¿verdad?

Pero, ¿qué es exactamente la gestión de stock de un almacén?

Hoy desde Gestion.org te sacamos de dudas porque este post te mostramos al detalle este proceso y qué debes tener en cuenta para saber cómo enfocarlo en su empresa.

¡A mover paquetes!

¿Cómo se define la gestión de stock?

La gestión de stock es parte de la logística empresarial, en concreto de la logística de distribución. Consiste en llevar un control de todas las existencias presentes en una empresa.

La necesidad de organizar y planificar el stock es incuestionable. Si no se hace, podemos vernos en la circunstancia de que un cliente solicite un producto y no se lo podamos proporcionar.

Los encargados de la gestión de stocks y almacenes tienen que llevar un control estricto de que todos y cada uno de los productos que se han pedido a proveedores lleguen a tiempo y en perfecto estado.

¿Cuáles son los tipos de stocks?

Los stocks pueden clasificarse de muchas formas. Vamos a tomar dos clasificaciones bastante generales que valen para todas la empresas:

• Según su función: para organizar bien las existencias hay que tener en cuenta que no todas cumplen la misma función.
• Siguiendo un criterio operativo: se refiere a la gestión de stock del día a día.

Dentro de cada uno de estos tipos hay varios subtipos que definimos ahora con más detalle.

1. Clasificación de los stocks según su función

¿Qué tipos de funciones cumplen las existencias de una empresa? Son las siguientes:

• Stock de seguridad: estas son las existencias previstas para circunstancias extraordinarias. Dichas circunstancias pueden ser un exceso de pedido o un retraso en la recepción de los productos solicitados.
• Stock de ciclo: es el stock adecuado para abastecer la demanda de los clientes en circunstancias usuales, no extraordinarias ni imprevistas.
• Stock mínimo: son las existencias mínimas que podemos tener para evitar imprevistos. Si llegamos a nivel de stock mínimo tendremos que pedir sin dilación a los proveedores. Si bajamos del stock mínimo sin haber pedido a nuestros proveedores nos podría venir un pedido al que sería imposible responder, lo cual significaría una pérdida de dinero.
• Stock máximo: se trata de la cantidad máxima de productos que es posible almacenar. Debemos darnos cuenta de que estamos llegando a niveles máximos de stock porque también lleva un coste mantenerlo en el almacén. Por tanto hay que buscar la forma de darle salida.
• Stock sobrante: son los productos que no podemos vender. Hemos visto que almacenar también produce gasto, por tanto hay que buscar la forma de podernos deshacer de estos productos.
• Stock muerto: son los artículos obsoletos o viejos que no pueden venderse y hay que desechar.
• Stock de recuperación: son productos usados que pueden ser total o parcialmente reutilizados.
• Stock especulativo: es el stock que se acumula cuando se prevé que va aumentar la demanda de un determinado producto. En estos casos la acumulación de existencias es menos costosa.
• Stock estacional: este stock ha de controlarse con mucha atención cuando nuestro producto se vende masivamente en un determinado periodo del año. Ejemplos de esto pueden ser el cava en Navidad y las cremas solares en verano.

2. Clasificación de los stocks según criterio operativo

Otra forma de entender los stocks es teniendo en cuenta el día a día de la empresa. Atención a esta clasificación porque nos pueden salir cifras negativas. Sí, aunque parezca erróneo es correcto y enseguida verás por qué.

Atendiendo a esto nos encontramos con los siguientes tipos de existencias:

• Stock óptimo: Es aquel que nos da la máxima rentabilidad contando también los costes de almacenaje. Por supuesto es una cantidad óptima para atender la demanda en condiciones normales.
• Stock físico: Es el número de productos disponibles en el almacén.
• Stock neto: Es el número de productos que hay en almacén menos la demanda no satisfecha. Esta resta puede dar un resultado negativo.
• Stock disponible: Es el stock físico, más los pedidos en curso a proveedores, menos la demanda pendiente de satisfacer.
• Stock cero: el stock cero solo se podrá dar cuando se trabaje con el modelo de producción Just in Time (JIT). Con este sistema se trabaja bajo pedido. Un ejemplo de empresas que utilizan este sistema son las fabricantes de automóviles. No construyen coches para tenerlos almacenados, sino que todo coche que se fabrica es porque ya tiene un comprador.

Estos tipos de stock son clasificaciones bastante generales que pueden usarse en la mayoría de las empresas. Pero también hay otras más específicas dependiendo del tipo de producto que vendamos. Por ejemplo, se pueden clasificar según la vida útil en caso de que tengamos productos que llevan fecha de caducidad.

Costes de gestión de stock de almacén

Un concepto mencionado en el apartado anterior es el coste de gestión de stock. Básicamente podemos distinguir 4 tipos de costes.

• Coste de pedido: es lo que cuesta realizar un pedido a un proveedor. Se trata de un coste administrativo.
• Coste de adquisición: es el precio que se paga a los proveedores.
• Coste de ruptura de stock: también cuesta dinero el quedarnos sin existencias y no poder afrontar un pedido.

Otra partida relevante es el coste de mantenimiento, al que dedicamos un apartado más extenso para conocerlo con mayor detalle.

Coste de mantenimiento

Las empresas tienen costes por el hecho de tener material almacenado. El hecho de tener un almacén con una serie de existencias en él conlleva los siguientes costes:

• Personal administrativo y operarios de almacén.
• Sistema informático de gestión.
• Alquiler de local, calefacción, ventilación y refrigeración.
• Amortizaciones, impuestos y seguros.
• Depreciación de existencias.

Si el tema de la gestión de stock te atrae, seguramente estás deseando leer el siguiente apartado, en el que empezamos con la gestión de forma más práctica.

Modelos de gestión de stock

Vamos a ver 3 modelos de gestión de los stocks: modelos Just in Time, modelo de Wilson y modelo ABC.

1. Modelo Just in Time

Después de haber visto la definición de stock cero, este modelo es muy sencillo de entender. La empresa que se basa en Just in Time tiene las materias primas necesarias para cada momento del proceso de producción y con eso se ahorran costes de almacenamiento.

Hemos comentado antes que el ejemplo clásico de aplicación de este modelo son las fábricas de automóviles. Si ves cómo trabajan por dentro, hazte a la idea de que los coches que fabrican ya están vendidos. No los fabrican para tenerlos almacenados.

2. Modelo de Wilson

Este modelo es muy interesante para empresas pequeñas y medianas que necesitan pocas existencias en su día a día. Se trata en estos casos de hacer pocos pedidos, con el máximo número de productos posible y que estén en el almacén el menor tiempo posible.

3. Modelo ABC

Clasifica los productos en 3 categorías:

• A: son los productos más valiosos.
• B: se necesitan para el día a día y su valor no es elevado.
• C: los productos más numerosos y con valor más bajo.

Los productos B tienen un coste de almacenamiento menor que los A. Los productos A son los más valiosos por lo que es importante gestionarlos correctamente. Los productos C ocupan gran parte del almacén pero su coste de almacenamiento es bajo. El tener bien clasificados estos productos reducirá costes en su almacenamiento y gestión.

Ejercicios resueltos de gestión de stock

En Gestion.org siempre buscamos dar un enfoque práctico a nuestros contenidos. Por tanto vamos a darte algunos ejemplos resueltos de ejercicios de gestión de stocks. Te serán muy útiles si eres estudiante de la rama administrativa de Formación Profesional o en facultades de Economía.

Veremos 2 métodos: método FIFO y método del precio medio ponderado.

El método FIFO se basa en que lo primero que entra en el almacén será lo primero que salga. Es el más utilizado cuando gestionamos productos perecederos. Te dejamos un vídeo con un ejemplo resuelto.

El método del precio medio ponderado se utiliza para aquellos artículos que no tienen distinción por fecha de caducidad, moda, o identificación específica.

Vistos estos ejemplos, vamos a llevarnos las existencias al ordenador.

El software más utilizado para gestionar stocks

Hoy en día las aplicaciones informáticas son necesarias para todo, y la gestión de stock no va a ser menos. Los dos programas informáticos que más se actualizan para gestión de stocks son SAP y Excel.

1. Gestión de stock utilizando SAP

SAP es un software informático que permite a las empresas llevar un control en la gestión de sus recursos. Es un sistema que se utiliza mucho. Si has visto ofertas de empleo donde solicitan personal administrativo, una de los requisitos más frecuentes es el manejo de SAP.

Con SAP puedes administrar recursos humanos, logísticos, financieros, productivos y muchos otros.

En este caso vamos a ver cómo se utiliza SAP para la gestión de stocks. Para esto adjuntamos un vídeo tutorial en el que se explica el manejo del módulo de logística en SAP, desde que se solicita el pedido hasta que se genera la factura, incluyendo la gestión de stocks.

2. Gestión de stock con la hoja de cálculo Excel

Excel tiene entre sus opciones una para inventarios. Se puede tomar una de las plantillas para inventarios que hay predefinidas y modificarla para añadir los stocks. En este tutorial que adjuntamos está explicado cómo hacerlo.

¿Puedes aportarnos algo sobre gestión de stocks?

Como has visto, la gestión de stocks tiene en cuenta muchas variables. Depende de los productos que vendamos y el tipo de proceso de producción.

¿Sabrías ahora enfrentarte un problema de gestión de stock? ¿Puedes aportarnos algo según tu propia experiencia en la empresa? Si es así, estaremos encantados de leerte en la zona de comentarios.