Gestión documental online ¿Cómo se hace? ¿Con qué programas?

Gestión Documental

La gestión de documentos digitalizados en cualquier empresa es una necesidad de primer nivel para cualquier responsable o gestor. Además, las herramientas de gestión documental por lo general deberían ser accesibles para todas las personas de la empresa, incluso también para clientes o colaboradores externos. Esta necesidad ha propiciado que las diferentes aplicaciones que se pueden usar para gestionar documentos se hayan adaptado para funcionar en la nube y así poder acceder a los documentos desde cualquier lugar, usando una aplicación, un  navegador o aplicaciones móviles.

Qué es la gestión documental online

La gestión de documentos de toda índole es una necesidad para cualquier organización o empresa. En cualquier negocio se genera documentación con la actividad diaria. Cuanto más compleja es la empresa, más documentación genera, así que es necesario disponer de algún programa informático que nos permita organizar esta documentación adecuadamente.

Los programas más especializados para esta actividad son los conocidos como programas de gestión documental o gestores documentales, que en el caso de algunos software como R2 Docuo trabajan utilizando como base la nube. Esto quiere decir que no se instalan en los servidores de la empresa, sino que el propio servicio dispone de sus servidores y la empresa paga por el uso del mismo conectándose a través de Internet para utilizarlo.

Poder acceder a la nube para almacenar, editar o compartir un archivo es sólo una de las características de este tipo de programas. Los gestores documentales disponen de muchas otras características como por ejemplo un control de versiones que conserva los cambios de cada documento e informa de los mismos a las personas interesadas. Esta es una de las características que debe tener todo gestor documental para realmente ser eficaz en la gestión de documentos de la empresa.

Implementar un sistema de gestión documental

Un programa de gestión documental ayuda muchísimo a implementar correctamente un sistema de gestión de documentos, pero sin un correcto conocimiento de cómo deben almacenarse los archivos por parte de todo el personal, se cometerán con toda probabilidad errores a la hora de organizar la documentación digital.

Existe mucha teoría acerca de cómo organizar documentos. Normalmente estos se organizan por su categoría o tipo documental. Los gestores documentales permiten decir que un archivo, más allá de su extensión, pertenece a la categoría de contratos, ofertas, actas, manuales, planos de obra, currículum vitae, o albarán, certificado, garantía o la que corresponda. Las empresas deben crear sus propios tipos documentales y diseñar su sistema de gestión documental antes de implementarlo en un gestor documental.

Otra de las funciones más importantes que debe tener un software de gestión documental es la creación de workflows (flujos de trabajo). Una forma sencilla de entender qué es un workflow es pensar en los pasos que cada documento sigue en la organización, con todas las posibilidades que puedan existir. El conjunto de esos pasos forma las rutas críticas que deben seguir los usuarios del programa de gestión documental. Los usuarios van marcando en el gestor documental cada uno de esos pasos y así cada persona puede no sólo ver el contenido de un documento sino también en qué estado de su proceso se encuentra.

Por ejemplo una factura que llegue a la compañía puede estar recibida, pagada o rechazada. Un contrato puede estar en redacción, en revisión, enviado y firmado. Son sólo algunos ejemplos de flujos de trabajo.

Los flujos de trabajo en los gestores documentales evitan muchos de los errores sistemáticos que se producen cuando no existe esta función. El personal especializado en gestión documental es el encargado de implementar estos flujos de trabajo a fin de mejorar el sistema de gestión documental de la empresa. No obstante muchos gestores documentales son tan avanzados que permiten que cualquier usuario pueda configurar sus propios workflows

¿Qué funciones deben tener los programas de gestión documental online?

La elección de un programa de gestión documental va a depender del tamaño de la empresa y de las necesidades específicas que pueda tener, pero existen determinadas funciones que debe tener todo gestor documental para poder ser una verdadera ayuda dentro del sistema de gestión documental implementado, estas funciones esenciales son:

Ayuda al escaneado y digitalización de los documentos con OCR o no

Para el traspaso de información del papel al archivo digital siempre es necesario el empleo de un scanner. Conviene por tanto que el software de gestión documental cuente con una utilidad para facilitar el escaneado y almacenamiento de la información, normalmente en formato PDF y a ser posible de forma ordenada con algún código que nos permita identificar el archivo digitalizado.

El OCR es la capacidad de que, tras el escaneo, el gestor documental sea capaz de “leer” algunos datos de las imágenes obtenidas de esos documentos para catalogarlos mejor. Aunque suena muy futurista, en la práctica sólo es útil cuando recibes centenares de documentos en papel que sean muy parecidos, ya que tendrás que decirle al sistema OCR la posición exacta del papel donde debe “leer”. Realmente es una característica que sólo es útil para grandes empresas que aun trabajan con grandes cantidades de papel.

Almacenamiento en la nube

Todo programa de gestión documental puntero debe funcionar en base al almacenamiento en la nube. Solo de esta forma podrán tener acceso a ella todos los integrantes de la empresa que lo necesiten, estén trabajando dentro o fuera de la oficina.

Los sistemas tradicionales que almacenaban los documentos en la propia empresa tienen problemas para adaptarse a la forma de trabajar moderna. No suelen tener aplicaciones móviles o opciones ágiles para compartir y, a diferencia de lo que se piensa, no son más seguros que un gestor documental online. Los centros de datos de los gestores documentales online al almacenar datos de miles de usuarios suelen contar con una seguridad más avanzada que la que pudiera crearse internamente en la empresa.

Compartir archivos con clientes, proveedores y externos

Los software de gestión documental con almacenamiento en la nube suelen disponer por lo general de esta función, muy útil para facilitar el envío y recepción de documentos de cualquier tamaños que se puedan generar no solo por los empleados de la empresa sino también por clientes y proveedores.

La forma de compartir suele ser creando un portal web de descarga al que los externos pueden acceder vía navegador o App móvil si tienen una cuenta de usuario, o incluso un enlace que se envía por email que permite a cualquiera que lo conozca (o que sepa una contraseña) descargarlo incluso sin tener una cuenta de usuario.

Flujos de trabajo (workflows) para definir rutas críticas y automatizar acciones repetitivas

Muchos de los procesos documentales de la empresa siguen unas pautas muy concretas (o deberían seguirlas) desde que se crea o recibe el documento y hasta que se almacena, se envía, se edita, se paga, se revisa, etc. Los flujos o rutas de trabajo que se pueden definir en algunos de estos programas son una utilidad fundamental para evitar errores sistemáticos en esos procesos y lo mejor, hacerlos más automáticos para ahorrar tiempo.

Una vez que los procesos están definidos, los gestores documentales con workflow suelen permitir automatizar las tareas repetitivas de esos procesos. Por ejemplo, supón que para enviar una oferta siempre tienes que crear un documento muy parecido y siempre tienes que enviar un correo electrónico al cliente muy parecido. El gestor documental con workflow te permitirá automatizar esta acción, pidiéndote sólo el artículo que quieres vender y encargándose él de crear el documento desde una plantilla y enviar el correo electrónico con la oferta al cliente. Lo mismo con una factura, un contrato o cualquier otra cosa que se haga siempre igual.

Control de versiones

La gestión documental online facilita compartir archivos entre diferentes usuarios de la empresa. Cualquiera de los usuarios puede efectuar una edición de un documento y es el control de versiones el que ayuda a que otra persona que trabaje sobre ese mismo archivo con posterioridad sepa que ha sido modificado, cuándo y por qué persona. De este modo se evitan errores en la edición de archivos y duplicidades de trabajos.

El control de versiones también sirve para ir haciendo “publicaciones” sucesivas con los cambios del documento asignándoles un código cada vez (1.0, 1.1, 1.2, 2.0, 2.1… etc.) De este modo los lectores del documento saben qué versión están leyendo y qué cambios tiene con respecto a la anterior.

Resumen

No necesitas tener una gran empresa o ser un experto en gestión documental, informática o bases de datos para beneficiarte de las herramientas de gestión documental. Gracias a los gestores documentales online empresas y organizaciones de todos los tamaños simplifican, organizan y automatizan sus procesos documentales del día a día.

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