Acostumbrados a ser empleados por cuenta ajena, no nos solemos parar a pensar lo que supone la gestión de una empresa. Qué tareas hacer, cómo organizarlas… da igual el tamaño de una organización que siempre requerirá la ejecución de unos procesos básicos. Y a poder ser, de la forma más automatizada. En este artículo te vamos a dibujar en qué consisten esos procesos de dirección y gestión empresarial y cómo lo hacen las organizaciones en su día a día. ¡Si no lo eres ya, conviértete en gestor con nosotros por un rato!
¿Qué Necesitas?
Qué es la gestión empresarial
La gestión empresarial es el conjunto de acciones de planificación y administración de los recursos de una empresa con el fin de alcanzar sus objetivos (que no solo son económicos). El origen latín de la palabra gestión –gestio, gestionis– nos da unas pistas: es el participio del verbo gerere, llevar a cabo. Su significado de «hecho concluido» lo relaciona inevitablemente con la consecución de objetivos. En palabras de la Wikipedia, es la técnica encargada de la planificación, organización, dirección y control de los recursos (humanos, financieros, materiales, tecnológicos, del conocimiento, etc.) de una organización, con el fin de obtener el máximo beneficio posible. Este beneficio puede ser social, económico, dependiendo de los fines perseguidos por la organización. Su peso es tan importe en el alcance de los objetivos de la empresa que algunos autores la consideran como un factor más de producción. Una gestión ineficiente agotará los recursos antes de lograr las metas propuestas, ya sean económicos, humanos o materiales. Mejor hacerlo bien, ¿no?
Fundamentos de gestión empresarial
Las bases del trabajo de gestión corporativa están definidas por las acciones imprescindibles a realizar en todo caso. De forma más o menos automática, y en función de su objetivo, estas son las tareas que fundamentan la gestión de una empresa.
1. Tareas de planificación
Aquellas tareas relacionadas con el establecimiento de objetivos y la definición de los medios necesarios para su alcance. Aunque en ocasiones, el criterio puede ser la eficacia -lograr las metas da igual el coste-, lo habitual es la eficiencia, es decir, el alcance de los objetivos optimizando el consumo de los recursos.
2. Tareas de asignación de recursos
Una vez que sabemos qué queremos conseguir y qué recursos necesitamos, debemos organizar su uso. Consiste en asignar las subtareas necesarias para la consecución de los objetivos a los recursos disponibles. Una de las acciones necesarias es definir el organigrama: ¿quién se encargará de cada tarea y en qué rango dentro de la jerarquía se tomarán las decisiones al respecto? No dejes de leer: Selección de personal: cómo contratar a la persona idónea o conseguir ser tú elegido en una entrevista de trabajo.
3. Dirección
La administración de una empresa con una estructura vertical – la gran mayoría -requiere de una jerarquía en la toma de decisiones. Además, desde la parte superior de la estructura, se debe motivar a los empleados y mantener la organización cohesionada alrededor de los objetivos de la empresa. Aquí hablamos de jefes, pero más que eso deben ser líderes. Su trabajo es ese, liderar; motivar e inspirar dirigiendo. Si este punto te interesa, te recomendamos: Cómo ser un buen líder: características, habilidades y ejemplos. Cómo trabajar en equipo. Todo lo que debes saber lo tienes aquí. Tipos de liderazgo.
4. Tareas de control
Una vez marcado el camino a seguir toca controlar la calidad del trabajo. Con los objetivos conocidos se debe evaluar el porcentaje de alcance y analizar los resultados. Un buen líder define la meta, los pasos a dar para llegar y motiva a su equipo en el camino, además debe supervisar que esos pasos se estén dando en la dirección correcta.
5. Coordinación y ajuste
Por último, un gestor debe responder a lo que no va como se había planificado. También debe coordinar a los equipos para solventar situaciones novedosas y hacer los ajustes pertinentes para asegurar la consecución de los objetivos. La capacidad de respuesta de una empresa en entornos cambiantes es la base de su éxito. Para ello, un equipo de gestión debe tener acceso a información que le ayude en la toma de decisiones. Vamos a ver cómo un sistema de información puede ayudar en una empresa, porque un líder con argumentos es mejor líder, ¿no crees? Te recomendamos: Desarrollo organizacional: claves para mantener la motivación de los empleados. Comunicación interna en la empresa: cuando hablar y comunicarse hace ganar dinero. Qué es el clima organizacional.
Qué es un sistema de gestión empresarial
El día a día en una empresa genera mucha información. Cada contacto entre los participantes de un proyecto, cada relación con proveedores… un buen gestor debe conocer y manejar esos datos. Para facilitar la organización de toda la información generada y su aprovechamiento para extraer conocimiento, se utilizan los sistemas de gestión empresarial o sistemas de información gerencial. El registro y análisis manual de datos fue la forma de proceder antes de que los sistemas automatizados vinieran de la mano del desarrollo tecnológico. Hoy en día, las empresas cuentan con desarrollos tecnológicos a medida de sus necesidades para manejar prácticamente todo en una empresa. Además, son una herramienta estratégica clave de business intelligence. Un buen sistema de gestión empresarial debe:
- Coordinar: ser una referencia, más si la empresa cuenta con varias sedes.
- Integrarse: debe ser flexible y poder compatibilizarse con otras herramientas internas.
- Presupuestar: aprovechando el conocimiento de costes y beneficios de proyectos anteriores.
- Almacenar: la diferente información que genera una empresa en sus diferentes secciones debe ser recogida.
- Responder: si un usuario necesita saber la información de una transacción meses atrás esta debe ser fácilmente accesible.
- Orientarse al negocio: de nada sirven grandes sistemas genéricos si no resultan útiles para nuestro negocio en concreto.
- Automatizarse: es una de las claves. A diferencia de los registros manuales, un sistema de gestión debe trabajar por su cuenta recabando datos y extrayendo conocimiento.
- Cumplir la ley: la herramienta debe estar diseñada para la legislación del país donde esté la empresa.
La oferta de sistemas de gestión empresarial en el mercado es enorme. Una empresa debe buscar la herramienta que mejor se adapte a ella, y no al revés. Te mostramos algunos de los software de gestión más conocidos.
Software de gestión empresarial
La forma real que toma un sistema de gestión es en un software o herramienta informática. Vamos a analizar los más importantes y vas a poder comprobar cómo son más o menos genéricos en función de lo específico de la necesidad que cubren.
- ERP (Enterprise Resource Planning): es un sistema integral de planificación de los recursos de la empresa. Se encarga de todos los aspectos del negocio de una empresa. Te invitamos a leer qué es un ERP si quieres saber más.
- CRM (Customer Relationship Management): basado en los beneficios del marketing relacional, un CRM gestiona todas las relaciones con clientes. Es una gran base de datos donde queda constancia de cada interacción de cada cliente con la empresa, junto a todos sus datos. Si quieres profundizar lee este artículo sobre CRM.
- SGA (Sistema de Gestión de Almacenes): solución de gestión de inventario. Es un programa informático que facilita la operativa de almacenes.
- Software de RRHH: gestión de nóminas, incentivos, contrataciones, todo lo relacionado con el personal. Muchos ERP y suites de gestión incluyen estas funcionalidades.
- Call Center: utilizado en fuerzas de ventas telefónicas, recoge y analiza todos los datos de las llamadas. Conecta con el CRM.
Sobre todo los ERP suelen ser herramientas muy caras, pero facilitan mucho el trabajo. En este caso lo caro termina saliendo barato, o eso asegura este estudio sobre el estado del software de gestión, el 31 % dice que la inversión se recupera en menos de un año.
Modelos de gestión de empresas
Aunque se suele decir que nadie tiene la fórmula definitiva del éxito empresarial, existen algunos modelos de gestión que en las últimas décadas se han ido implementando con buenos resultados.
1. Cuadro de mando integral
O como fue bautizado en inglés en su nacimiento en 1992, Balanced Scorecard. Además de la preocupación por los resultados económicos, este modelo de management añade cuatro perspectivas:
- Cliente: se sitúa en el punto de vista del cliente hacia la empresa para pensar cómo podríamos maximizar su satisfacción.
- Desarrollo: para evitar el estancamiento de un negocio, tomamos la visión del crecimiento, ¿cómo podemos desarrollarnos?
- Interno: ¿cómo se pueden mejorar los procesos internos de la empresa? ¿Es fluida la comunicación interna?
- Económica: la perspectiva tradicional que, como es lógico, debe ser tenida en cuenta en la gestión de la empresa.
Tenemos un artículo sobre el cuadro de mando integral que quizás te interese.
2. Teoría Z
Para explicártela debes entender primero la teoría X y la Y. La X defiende que los trabajadores son perezosos por defecto y necesitan control y supervisión constante. La Y, al contrario, se basa en que para las personas trabajar es natural, lo hacen contentas y se auto-controlan. La teoría Z, de origen japonés, pone énfasis en que los trabajadores se sientan identificados con la empresa. Cuidando el capital humano, se generará un sentimiento de pertenencia que derivará en una alta productividad. Visita nuestro artículo sobre las teorías X,Y y Z.
3. Benchmarking
Este modelo de gestión trata de la mejora gracias al aprendizaje observando a la competencia. El benchmarking, aunque pueda sonar a falta de proactividad, no se trata de copiar, sino de observar, aprender y mejorar.
¿Conoces más modelos de gestión empresarial?
Si lo tuyo es el emprendimiento y la gestión empresarial todavía te queda lejos, ¿qué modelos y herramientas nos recomiendas? Ya sabes que nos encanta conocer tu propia experiencia, ¡déjanos un comentario!