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Herramientas imprescindibles para un asistente virtual

Cuando hablamos de asistente virtual podemos hacer referencia a dos conceptos bien diferenciados, aunque con cierta vinculación. Por una parte están los software creados por las grandes compañías de informática y telecomunicaciones que procesan las órdenes que dan los usuarios de ciertos equipos.

Siri, Cortana, Alexa. Google Assistant… todos estos forman parte de ese grupo, y son los llamados asistentes virtuales por voz. Con ellos el usuario puede programar numerosas tareas en el ámbito de la domótica.

La otra opción son los asistentes virtuales, entendiendo este concepto como un oficio, una dedicación profesional. Se trata en esos casos de profesionales que trabajan en remoto en labores de asistencia a dirección y a los empleados de una empresa.

Es un sector que gana enteros en estos nuevos tiempos tan digitalizados y de fomento del teletrabajo porque sus labores se realizan de manera remota, a través de internet, luego no siempre hay que estar en contacto físico.

Índice

¿En qué consiste el trabajo del asistente virtual?

De algún modo, su cometido en las empresas se asemeja al de la secretaría, pero orientado al trabajo online y enfocado en herramientas informáticas que permitan a todos los actores de la compañía mantenerse en contacto, pero a través de internet.

Los asistentes virtuales prestan soporte administrativo, comunicativo y creativo al cliente o la empresa con la que trabajan. Puede ser un empleado interno de la empresa o bien un profesional independiente.

Su trabajo se basa en optimizar la parte administrativa del negocio, atender a los clientes, promover canales de comunicación que sean eficaces y, en general, hacer más cómodas tareas que son muy repetitivas.

En los nuevos negocios digitales que basan su crecimiento en la generación de contenido, estos profesionales también se encargan de estas tareas, así como del control analítico de las mismas, midiendo el impacto que se genera, el tráfico que llega hacia los sitios web, la capacidad para ganar en suscriptores o clientes potenciales, etc.

A nivel general, las funciones de un asistente virtual son la gestión de la agenda y el correo electrónico, la atención al cliente, la facturación, la elaboración de informes, la planificación de eventos y la generación de contenidos.

A priori parecen muchas labores, pero es que en realidad lo que hacen estos profesionales es brindar de soluciones  para que la empresa gane en efectividad asistiendo en parte del trabajo. Por ello, te contamos cuáles son las herramientas principales con las que trabajan los asistentes virtuales.

¿Qué herramientas debe dominar un asistente virtual?

Una que está en el top de muchos profesionales es Trello. Se trata de un gestor de proyectos muy fácil de usar que aporta organización en el trabajo, orden en las tareas, ofrece la posibilidad de realizar seguimiento de las labores, establecer recordatorios para las fechas de entrega y adjuntar archivos.

Unas funciones similares son las que presta Asana, que es otro sistema de gestión de contenidos muy común para los proyectos en equipo. Con ella se puede publicar en redes sociales, generar tableros de proyectos individualizados para clientes y hacer seguimientos de las labores asociadas a cada miembro del equipo.

En la parcela del email marketing hay dos herramientas que son clave: HubSpot y Mailchimp. Con la primera aparecen integradas todas las herramientas que necesitas en un plan de ventas. Se pueden crear cuentas gratuitas que presentan funciones limitadas, pero también hay fórmulas de pago que son mucho más completas.

Con Mailchimp puedes tener todo el trabajo vinculado al correo electrónico controlado. Es un gestor con el que conseguirás llegar a más clientes, automatizar envíos con un solo clic, realizar envíos masivos, personalizar los emails y calcular el impacto de las campañas de email marketing. También tiene un plan gratuito, aunque la mejor opción es acudir a las opciones de pago.

Si pasamos al ámbito de las redes sociales, la herramienta más conocida es Hootsuite, con la que se pueden administrar numerosas plataformas y agilizar la gestión de contenidos. No solo es útil para programar las publicaciones, sino que es de gran utilidad para medir el impacto que se genera en las redes.

Hay muchas más herramientas que pueden resultar muy funcionales para un asistente virtual: gestión de calendarios, utilización de imágenes, administrador de contraseñas, métricas de campañas de marketing digital, encuestas a clientes, facturación, asistencia a los consumidores… Al final son programas que tienen que conocer al dedillo estos profesionales, pues su buena labor está ligada al uso en las empresas para que estas sigan creciendo.