El Registro Mercantil es la Oficina del Estado que depende del Ministerio de Justicia y en la que se inscriben las personas, sociedades, actos y cosas relacionadas con la negociación mercantil. Esto se rife por el Real Decreto 1784/1996 de 19 de julio y los arts 16 a 24 del Código de Comercio. El Registro Mercantil es público, de manera que cualquiera puede pedir información sobre lo que se inscribe en él, por medio de nota informativa o certificación. El Registro Mercantil Central se encuentra en Madrid. Para constituir una sociedad mercantil se debe hacer una inscripción en el Registro Mercantil empezando por la solicitud del certificado negativo de denominación social, un certificado en que consta que el nombre elegido no coincide con otra sociedad existente. Se debe hacer en el Registro Mercantil Central. Los autónomos o empresarios individuales no tienen la obligación de hacer inscripción en el Registro Mercantil, aunque pueden hacerlo. La certificación negativa de nombre es un requisito indispensable para elevar a público la escritura de la constitución. Se debe obtener un certificado acreditativo de que la denominación de la Sociedad no es idéntica a alguna de las inscritas en las denominaciones del Registro Mercantil Central. Si la sociedad es cooperativa se debe obtener en el Registro de Sociedades Cooperativas. Se debe expedir a nombre de uno de los socios fundadores, ya que es un papel necesario para presentar ante el notario de la escritura de constitución. Para solicitarlo se debe hacer en las oficinas del Registro Mercantil Central o por Internet, con los datos de nombre de uno de los fundadores, hasta un máximo de tres denominaciones por orden de preferencia y la forma social o abreviatura. Una vez que se hace este trámite y otros la Sociedad se inscribe en el Registro Mercantil Provincial que corresponda según el domicilio de la sociedad que aparezca en los Estatutos. Se debe presentar con ello una provisión de fondos. Se debe constar una vez constituidas, además de la forma jurídica, la documentación, correspondencia, facturas, notas de pedido, domicilio y datos identificadores de su inscripción en el Registro Mercantil. No hacerlo puede conllevar una sanción económica de entre 300 y 3000 euros. Se puede hacer también una consulta previa de denominaciones, que se puede obtener por vía telemática por Internet. El otorgamiento de la escritura pública es un documento público que se realiza ante notario, necesario para inscribir la sociedad en el Registro Mercantil. Tiene que ser otorgada por todos los socios fundadores. En ella se expresa la identidad del socio o socios, circunstancias personales, voluntad de constituir sociedad, domicilio social elegido, capital social, estatutos de la sociedad, fecha de inicio de operaciones, modo en que se organiza la administración, identidad de las personas que se encarguen de la representación y administración de la sociedad. La inscripción registral se realiza en el Registro Mercantil de la provincia en que se encuentre el domicilio social con la primera copia de la escritura de constitución de la sociedad, el certificado de denominación y la carta de pago del Impuesto de operaciones societarias. Sobre la legalización de libros, hay que tener en cuenta que las sociedades deben llevar una serie de libros que deben ser legalizados en el Registro Mercantil del domicilio social y que son los libros de contabilidad (libro diario, de inventarios y cuentas anuales) y libros societarios (de acciones nominativas, de actas, de registro de socios en sociedades limitadas). Se llevan los libros para que se ponga en el primer folio de cada uno diligencia y en todas las hojas el sello del Registro. Se debe hacer la solicitud, que después será suscrita y sellada, con los libros a legalizar. En esta solicitud constan nombre y apellidos de autónomo o entidad o denominación social, datos de identificación registral y domicilio, relación de libros indicando si han sido formados o están en blanco, número de hojas o folios, fecha de apertura, fecha de solicitud. La legalización se los libros se hace mediante diligencia y sello. Además de esto, al cierre de ejercicio se debe depositar y publicar las cuentas anuales y documentos complementarios. Se procederá también al registro para el nombramiento de auditores de cuentas y expertos independientes. Los administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, de garantía recíproca y comanditarias por acciones, fondos de pensiones y obligados a dar publicidad a sus cuentas anuales presentan al mes siguiente de su aprobación depósito en el Registro Mercantil de su domicilio. También han de hacerlo las sociedades extranjeras con sucursales en España. Se puede hacer de forma telemática o presencial. Actualmente el registro mercantil central también cuenta con una aplicación para dispositivos de última generación y smartphones. El paso por el registro mercantil es imprescindible en muchos casos para las empresas y voluntario para los autónomos.