Instancias de una gestión documental profesional

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Gestión Documental

El abordaje de la gestión documental de una empresa u organización, como el de casi todas las disciplinas administrativas, requiere de un ordenamiento y organización de los aspectos que se deben evaluar. Sin este planning que defina dichos aspectos de antemano, el abordaje en cuestión se puede tornar bastante caótico y poco resolutivo.

Cuando decidimos estudiar la forma en que podemos implementar un sistema de gestión documental, según las necesidades de la organización pública o privada en la que pretendemos aplicarlo, no podemos perder de vista que su puesta en práctica nos obligará a entender determinados pasos que dicho abordaje no podrá omitir:

*Producción documental: se basa en la creación de los documentos según los objetivos relacionados con los contenidos, la transmisión y el ordenamiento que se hayan trazado de antemano.

*Recepción documental: directamente relacionada con el o los públicos al que irá dirigida la información creada, tanto parcial o totalmente, según el público que se trate. La recepción documental también requerirá que las personas que reciban los documentos cuenten con la técnica, tecnología y formación mínima para comprenderlos correctamente. De lo contrario la emisión pretendida puede transformarse en una operación fallida.

*Distribución: instancia íntimamente relacionada con la recepción, puesto que en la misma definiremos la forma en que la documentación llegará a los usuarios internos o externos, es decir, el modo en que deseamos que sea recepcionada.

*Trámite: referido al tiempo de respuesta, modificaciones o añadidos que tendrá la documentación una vez recibida por los receptores

*Organización: el ordenamiento y clasificación que se debe imprimir a los documentos en cuestión. La organización está destinada a asegurar su permanencia y seguridad.

*Consulta: en muchas ocasiones es necesario consultar la impresión que han generado ciertos documentos cuando fueron asimilados y utilizados por los usuarios y receptores. La consulta suele ser un buen método para conocer la percepción que ciertos públicos (clientes, proveedores, colaboradores) tienen de nuestra organización o negocio.

*Conservación: se refiere al soporte y la forma por la que optamos para guardar la documentación que queremos conservar.

*Disposición final: está relacionado con las decisiones que tomaremos en base a los documentos que hayamos producido. Si los archivaremos, los eliminaremos, los trasmitiremos o los conservaremos temporalmente.

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