Por ello, debido a los costos invertidos, se vuelve indispensable generar al mismo tiempo una plataforma de formación y apoyo técnico, que brinden a los empleados el entrenamiento necesario para poder utilizar este tipo de sistemas de forma adecuada, y de esta manera lograr procesos más productivos que hacen que el negocio funcione mejor. En este sentido, en el momento que hayamos decidido incorporar sistemas de TI en nuestra empresa, no sólo debemos contar con la inversión necesaria para afrontar los gastos de hardware y software, sino que además debemos incluir en el presupuesto una serie de gastos adicionales que serán invertidos en la capacitación de los empleados y en apoyo técnico calificado. Tengamos en cuenta que si el personal de nuestra empresa no posee el conocimiento necesario para operar los nuevos sistemas Ti, y tampoco recibe la formación adecuada al respecto, pueden llegar a producirse serios problemas en la organización, entre los que se incluyen interrupciones en las operaciones comerciales, disminución de la productividad y dificultades en el cumplimiento de los plazos, lo que inevitablemente nos lleva como empresa a la pérdida total de confianza sobre estos sistemas informáticos. La diferencia se hace más que notoria, cuando el personal de una compañía posee la capacitación necesaria para utilizar los sistemas TI, ya que este es un factor fundamental para poder alcanzar el éxito en la implementación de este tipo de plataformas. Porque lo cierto es que existen gran cantidad de beneficios potenciales cuando estos sistemas son procurados por personal capacitado y que cuenta con el apoyo de especialistas técnicos. Algunas de las ventajas evidentes son:- Las operaciones de negocio no se verán interrumpidas por la introducción de los nuevos sistemas.
- El personal se sentirá más seguro con el uso de las TI, lo cual permitiría mejorar la productividad.
- El personal puede hacer pleno uso de los nuevos sistemas tan pronto como se instalan.
- Mejorar las habilidades de TI dentro de nuestro negocio nos permitirá en un futuro cercano introducir nuevas tecnologías, a medida que las mismas estén disponibles.
En definitiva, es importante tener en cuenta que cuanto más esfuerzo depositemos en la formación y el apoyo al personal de nuestra empresa, sin lugar a dudas registraremos mayores recompensas con el correr de los años. Claro está que antes de encarar un proyecto de formación y apoyo técnico para nuestros empleados, es recomendable poder evaluar y establecer el nivel de conocimiento previo real que tiene el personal en el momento de introducir en la organización los nuevos sistemas. Para ello siempre se debe tener en cuenta el área específica de cada empleado, para así poder comprobar que posee las habilidades necesarias sin capacitación extra. De lo contrario, se vuelve indispensable el delineamiento y la puesta en marcha de un programa de capacitación acorde. Por otra parte, una vez que la capacitación del personal se haya llevado a cabo, deberemos asegurarnos de establecer un método para reforzar las habilidades de los empleados en la utilización de los sistemas TI. Sin este tipo de práctica, no sólo pueden llegar a perderse los beneficios de la formación, sino que además la nueva tecnología no reportará las ventajas esperadas, ya que en definitiva estará siendo mal operada. Otro factor clave se encuentra relacionado al apoyo técnico. Tengamos en cuenta que la naturaleza compleja de las computadoras y de las aplicaciones informáticas genera que inevitablemente se produzcan problemas con el hardware o el software. En este sentido, es indispensable poder contar con alguna forma de asistencia técnica, que nos garantice la continuidad de los sistemas informáticos utilizados por nuestra empresa. Para ello, podemos optar por contratar personal extra que se dedique exclusivamente al área de apoyo técnico, o bien tercerizar el servicio, contratando a alguna compañía que se ofrezca servicios de asistencia remota. Por supuesto que en el caso de contar en la organización con profesionales dedicados exclusivamente a resolver inconvenientes en el hardware y el software es el método ideal, ya que la principal ventaja reside en poder tratar los problemas de forma rápida y preventiva, lo cierto es que la contratación de personal de TI dedicado puede ser una opción demasiado costosa. Es por ello que el soporte técnico remoto es el más utilizado en la actualidad. Asimismo, tengamos en cuenta que la mayoría de las herramientas de software que se comercializan suelen incluir apoyo técnico por un tiempo limitado, que en general es de 30 días a un año. Precisamente por este y otros motivos, debemos ser sumamente cuidadosos al elegir a nuestro proveedor de sistemas TI, y antes de contratar un servicio evaluar la duración de la garantía y los niveles de asistencia que ofrecen durante la garantía y una vez que la misma haya expirado.