Una base de datos es un conjunto de información que pertenece a un mismo contexto los cuales están almacenados para poder ser utilizados cuando sea necesario En la actualidad la mayoría de las bases de datos se encuentran en formato digital, permitiendo realizar un correcto almacenamiento de la información. La base de datos se puede mantener de manera manual o automática en el caso de que esté informatizada. Además las que se encuentran informatizadas son creadas y mantenidas por aplicaciones que están diseñadas para tal fin. Los sistemas de gestión de base de datos difunden, construyen y manipulan la información contenida, con el objetivo de mantener su integridad y protegerlas de las redundancias. Cuando se define una base de información, se pretende especificar los tipos de datos que se utilizan, las estructuras y las restricciones para los datos almacenados. La construcción se trata de un proceso que consiste en el almacenamiento de la información en algún medio que permita guardarla. La manipulación de la información permite realizar consultas, actualizaciones, entre otras funciones. Con respecto a la Manipulación de la base de datos online podemos decir que el lenguaje de consulta más utilizado es el SQL. Algunas bases de datos son realizadas con otras aplicaciones como es el caso de MS Access, dBase, FoxPro, Paradox, Oracle, entre otras. En general estos sistemas se componen por registros que a su vez están agrupadas dentro de campos. En la vida diaria se emplean continuamente y en la mayoría de los casos sin darnos cuenta. Un claro ejemplo es cuando se retira o se ingresa dinero desde un cajero automático. Los actores y las personas que intervienen en el proceso son:
- Los administradores del sistema
- El diseñador
- El usuario final
- El analista de sistemas y la persona encargada de programar las aplicaciones.
Por ultimo podemos mencionar que el almacenamiento online se realiza en las denominadas memorias secundarias, o también llamados discos duros, pudiéndose también emplear memorias flash o discos ópticos. El sistema de suma utilidad y reviste gran importancia en todo tipo de organizaciones, tanto en la parte operativa, administrativa y comercial.