La destrucción de documentos y archivos que no necesita la empresa

eraser destruccion archivos segura
Gestión Documental

La destrucción de documentos que ya no se necesitan, es decir documentos que no se deben conservar, no sólo permite un ahorro de espacio y coste de almacenamiento de estos documentos sino que también permite que ninguna otra persona pueda acceder a estos documentos, independientemente de que se encuentren obsoletos o no. Si bien es cierto que en la actualidad se digitalizan y guardan en soportes informáticos los documentos que es necesario guardar, los que no se deben guardar no sólo se ahorra de digitalizarlos sino que también se deben destruir.

La destrucción de documentos se puede hacer por medio de máquinas especiales destructoras de papel para que de esta manera se garantice que los documentos que contienen información confidencial no caigan en manos indeseables. Esto es obligatorio por la Ley Orgánica de Protección de datos.

Antes de que se utilizara la destrucción de documentos de forma segura, muchas empresas solamente se dedicaban a tirar los documentos completos en la basura o cortados por la mitad de manera que se pudiera acceder a los datos de manera muy fácil, algo peligroso cuando se trata de datos personales.

En la actualidad, no sólo se destruyen documentos con máquinas especiales sino que hay empresas que encargan la destrucción de documentos a entidades especializadas en la destrucción de documentos de empresas.

Es muy importante saber que en el ordenador también se tienen que destruir de manera segura los archivos del disco duro. Esto no es tan sencillo como parece ya que muchos archivos se pueden recuperar fácilmente, al menos una persona con conocimientos técnicos puede hacerlo.

Antes de destruir los archivos del ordenador se debe considerar queé es lo que se borra y lo que se debe considerar, borrando archivos confidenciales que ya no son necesarios. Existen muchos programas de destrucción de archivos, tanto gratuitos como de pago, aunque con conocimientos técnicos se puede hacer.

Es necesario saber que cuando se da a eliminar un archivo del ordenador sólo desaparece de la vista, al mismo que al formatear el disco tampoco se destruye completamente. Esta es la razón por la que estos archivos se pueden recuperar.

Para eliminar un archivo que no puede recuperarse después se debe guardar algo encima del mismo archivo en el disco duro, algo que sólo se puede restaurar por medio de equipos especiales. Por eso mismo, sin conocimientos se puede contratar a alguien para la destrucción total de los archivos o utilizar algunos programas de destrucción de archivos, como Eraser.

En todo caso, la correcta gestión de los documentos y archivos es muy importante, tanto a nivel de seguridad y confidencialidad de la empresa y a nivel de datos personales como para evitar que cualquier tipo de documento no caiga en manos que pueden hacer un mal uso de ella incluso a nivel de competencia.

También te puede interesar...
To Top