La destrucción de información confidencial

Gestión Documental

La destrucción de información confidencial en la empresa es clave cuando ya no se necesita ni se va a necesitar, pero para ello hay que hacer una buena destrucción que impida el acceso de otra persona o empresa a esos datos.

Existen muchos archivos o información confidencial que deben ser destruidos de una manera correcta, como pueden ser los contratos, archivos de clientes, documentos legales, informes y papelería, además de cintas de vídeo, negativos, rollos fotográficos, tarjetas de crédito, archivos informáticos o cualquier otro elemento donde se contenga información a cuyo acceso no deben entrar otras personas.

Por un lado, las máquinas sencillas pueden llevar mucho tiempo y no destruir completamente, por otro quemar también es malo para el medio ambiente. Los archivos informáticos que parece que se han borrado definitivamente pueden recuperarse fácilmente teniendo ciertos conocimientos. Estamos en un engaño si pensamos que es tan fácil.

La destrucción de información ha de ser confidencial, segura, irreversible y de acuerdo con el medio ambiente. Ha de realizarse cuando la documentación ha dejado de ser necesaria y no hay obligación de almacenarla por más tiempo. Existen dos posibilidades para la destrucción: o contratar a una empresa especializada o hacerlo en la misma empresa.

El proceso se realizará por medio de procesos, químicos o mecánicos, que hagan irreconocibles los datos e irrecuperables teniendo en cuenta métodos de destrucción aprobados y siempre protegiendo la información hasta el último momento. Es también buena idea reciclar los documentos una vez su destrucción. Pese a ser un proceso tan delicado en ocasiones muchas empresas tienden a descuidarlo, tanto en la propia destrucción como a veces en el almacenamiento o transporte.

El proceso de destrucción debe estar sometido a controles que garanticen la eficacia, seguridad y confidencialidad de la destrucción.

En caso de discos duros, cds y otros elementos se puede proceder a su destrucción o rayado, de manera que no se pueda acceder a los datos. Sin embargo, si se quiere reutilizar no es la mejor manera ya que no servirá para después. La desmagnetización es una idea interesante para los discos duros y cintas de backup (copias de seguridad), otra forma es reescribir los sectores varias veces para evitar la recuperación de la información, ya que un simple borrado y formateo no garantiza que no se pueda acceder a ello.

Lo importante es que todo el proceso sea seguro, se garantice que la información desaparezca y no sea recuperable, siempre comprobando antes que no se va a necesitar nunca más lo que se quiere eliminar y tras un tiempo prudencial.

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