La digitalización de archivos

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Gestión Documental

En la gestión documental es muy importante la conservación de archivos, tanto o más incluso que la eliminación de los archivos que no se necesitan. Si bien muchas empresas sólo utilizan el papel y las carpetas clasificadoras para almacenar la información importante de la empresa, hay otras que ya empiezan a utilizar las nuevas tecnologías para guardar la información importante.

Por qué recurrir a la digitalización de archivos

Entre las principales razones para la digitalización de los archivos se encuentra el ahorro de espacio. Cuanto más crece la empresa y más tiempo pasa es más la información que se quiere conservar y mucho el espacio que se ocupa. Ese espacio que se gana, o que se deja de perder, se puede utilizar para otras cosas. Otra de las razones importantes para recurrir a la digitalización de archivos es la comodidad de acceso a la información, a la que se puede acceder bajo criterios de búsqueda haciendo que sean fáciles de encontrar en cuestión de segundos.

Cómo se realiza la digitalización de archivos

Realizar la digitalización de archivos no es barato, ya que aunque los sistemas informáticos se encuentran en la empresa es necesario contar con el programa de gestión documental adecuado (no tiene por qué ser caro e incluso habrá alguno a coste cero) y pagar las horas de trabajo que lleva la realización de la digitalización de archivos.

Para digitalizar archivos hay que recoger la información, que puede estar en cajas o archivadores de anillas o de cualquier otro tipo, y una vez que se tiene es el momento de empezar a digitalizarla. Para ello puede ser necesario más que abrir el archivador seleccionar entre varios expedientes, quitar grapas, etc.

Escaneado o pasado de datos al ordenador

Lo siguiente que hay que hacer es escanear la información, aunque también se puede (dependiendo del tipo de datos que contengan los archivos) escribir la información en el ordenador: nombres del archivo, fecha, descripción, datos necesarios, etc. Esta última opción puede llevar más tiempo. En función de los documentos se puede utilizar una forma u otra. Si el documento contiene imágenes, gráficos, firmas necesarias o cosas que cuesta mucho tiempo realizar seguramente te proceda al escaneado; mientras que si son documentos como datos de un cliente te pueden pasar al ordenador

Finalización de la digitalización de archivos

Como pudimos ver, para digitalizar archivos hay que tenerlos, prepararlos y escanearlos o pasarlos al ordenador mecanografiando. Para calcular el tiempo de digitalización se puede hacer una prueba con algunos documentos muestra y calcular multiplicando por el valor real de documentos a digitalizar. Calculando el tiempo total de digitalización, que siempre será más, y el sueldo en horas de los trabajadores que se encargarán de ello se puede calcular el valor real de la digitalización de archivos. No será barato, está claro, pero si se calcula su beneficio a largo plazo será la mejor opción.

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