¿Qué Necesitas?
¿Qué es la digitalización de documentos?
Como es normal en nuestros posts, empezamos con la definición que hace la Wikipedia:
La digitalización de documentos es un proceso tecnológico que permite, mediante la aplicación de técnicas fotoeléctricas o de escáner, convertir la imagen contenida en un documento en papel en una imagen digital.
Que como explicación no está mal (habría que obviar que se refiere solo a la imagen contenida en un documento), pero este proceso es mucho más sencillo de explicar. Para nosotros, la mejor definición de la digitalización de documentos es: una técnica que consiste en pasar los documentos que están en papel a formato digital. Así de sencillo. 😉
Ventajas de digitalizar la empresa
Los beneficios que aporta a tu negocio digitalizar todos los papeles que mueve son muchos y muy variados. Da igual que seas una PYME, una start up o todo un referente en tu sector (o incluso un monopolista), tanto el pez más pequeño como el más grande deben hacerlo, sobre todo por los siguientes motivos:
- Mayor seguridad: y es que, ¿qué es más seguro? ¿Tener tus documentos bajo llave en un lugar físico o en un servidor donde puedes restringir el acceso a usuarios y además, cifrarlo con una clave?
- Más barato: aunque ahora mismo muevas pocos papeles y casi no ocupen espacio, a la larga tendrás que buscar un sitio para almacenarlos. Por no contar con el tiempo que invertirás en mantenerlos, el coste de contratar a alguien para que se encargue de ellos, etc.
- Documentos siempre a mano: al estar guardados en un servidor, todo el mundo puede acceder a ellos desde cualquier lugar. Incluso pueden hacerlo desde distintos dispositivos.
- Sencillos de compartir: igual que ocurre con el marketing viral, los archivos digitalizados son muy fáciles de compartir, por lo que la comunicación entre áreas de la empresa es más fluida (aquí tienes más información sobre las áreas funcionales de la empresa y el marketing viral).
- No se estropean: el paso del tiempo no les pasa factura, así que da igual que sea un contrato de hace 20 años que estará siempre en perfectas condiciones. Aunque siempre existe la posibilidad de que el servidor falle, así que tener copias de seguridad en otro no es mala idea (y hablando de contratos, aquí tienes todos los tipos que existen).
- Más ecológico: obvio, ya que la cantidad de papel que necesita un negocio para funcionar se ve reducido de forma drástica. Esto conlleva otra ventaja añadida y es que, de cara a las personas, ser una «empresa verde» aporta un plus de atractivo (aprende más sobre el marketing ecológico aquí).
¿Son o no son motivos suficientes para empezar a digitalizar los documentos de tu negocio? Para nosotros la respuesta está clara: sí.
¿Qué documentos puedes digitalzar?
Esta es una pregunta muy común que, aunque su respuesta parezca sencilla, tiene cierta «miga» que puede hacer que no sea así. En principio, se puede hacer con cualquier tipo:
- Actas de reuniones (aquí puedes aprender a hacer que tus reuniones de trabajo sean mejores).
- Documentos varios.
- Fotografías de la cena de Navidad (cómo sobrevivir a las cenas de empresa).
- Etc.
Es decir que en general, la respuesta corta es que puedes digitalizar cualquier documento. Da igual de qué se trate, si está en papel y se puede escanear, se puede hacer una digitalización. Por otro lado, la respuesta larga sigue siendo que sí, pero con matices. Nos referimos, por ejemplo, a las facturas. Tienen una normativa especial y por tanto, el método de digitalización debe cumplir con los requisitos que impone la Agencia Tributaria Española. En resumen, todo lo que está en papel se puede pasar a digitial, pero debes asegurarte que se hace cumpliendo las normas.
Cómo digitalizar documentos: los pasos que debes seguir
Ahora que la teoría está clara, es hora de remangarse y ponerse manos a la obra para que tu negocio comience a disfrutar de todos los beneficios que te hemos contado. Por eso a continuación, te contamos el proceso que debes seguir.
1. Agrupa todos los documentos
Como es obvio, el primer paso consiste en reunir todos los documentos que quieres pasar a formato digital. Una vez que los tienes, como es obvio también, debes retirar todo lo que no sea el documento en sí, como por ejemplo:
- Carpetas.
- Separadores.
- Imperdibles.
- Fundas.
- Y demás.
Es decir que debes dejar el documento lo más limpio posible de todo lo que sobra, para escanear solo la información que de verdad es importante.
2. Revisa la información
Una vez que toda la documentación está «en bruto», es hora de revisar que esté todo correcto. Hablamos de retirar duplicados, comprobar que la información es legible, que está ordenado y todo lo que se te ocurra para garantizar el éxito de la operación. No tengas miedo de dedicarle a este paso todo el tiempo que necesites. Es más, si puedes permitírtelo, dale una segunda vuelta para asegurarte que está todo correcto. Piensa que un fallo aquí puede hacer que todo el proceso esté mal.
3. Comienza la digitalización de los documentos
Ahora sí. Una vez que tienes la seguridad de que los papeles están en condiciones de pasar a formato digital, llega el momento de poner las manos en la masa y empezar el proceso. Para ello, puedes optar por distintos métodos en función de tus necesidades. Porque no te lo hemos dicho hasta ahora, pero para digitalizar un documento sirve el escanear que tienes encima de la mesa (da igual que sea uno muy básico). Como es obvio, es un método solo aconsejable cuando se trate de una cantidad pequeña y de papeles de tamaño normal. En caso de que se trate de un volumen considerable, y la economía de tu negocio lo permita, lo mejor es que optes por un empresa de digitalización profesional. En muchos casos, hasta se desplazarán hasta tu negocio para recoger los documentos y, en un plazo estipulado, te los devolverán junto a sus copias digitales. Es evidente que es la opción más cara, pero también la que mejor resultado ofrece. Por último, y salvo que no te quede más remedio, tienes la opción de usar las aplicaciones para escanear documentos con el teléfono móvil. Y si piensas que es la última opción por la calidad del resultado, estás equivocado. Las cámaras de estos dispositivos han evolucionado mucho y a día de hoy, la función de escáner la hacen a la perfección. Pero el proceso es el más lento de los 3 y por tanto, el que más inversión de tiempo requiere. Pero si te sobra, ¡adelante!
4. Guárdalo en el lugar correcto
El último paso es almacenar todos los archivos creados en el sitio idóneo pero, ¿cómo puedes saber qué sitio es ese? Asegurándote que cumple estos requisitos:
- Accesible: como te hemos dicho más arriba, la gracia de esto es que estén siempre a mano y para ello, debes almacenarlos en un servidor que garantice su accesibilidad.
- Seguro: esto es un requisito general, pero se vuelve más importante si se trata de documentos que contengan información sensible y/o de carácter personal de tus trabajadores.
- Organizado: para facilitar la tarea, es clave que el soporte permita ordenar de la mejor manera los documentos.
Cumpliendo estas condiciones, todo tu trabajo descansará en el mejor lugar posible.
Aún queda tarea por hacer
¿Pensabas que ya habías terminado? Es cierto que el grueso del trabajo sí, pero todavía quedan acciones que debes realizar para decir que has hecho un trabajo de 10. 😉 Lo primero de todo es decidir qué harás con todos lo documentos en papel que ahora tienes en formato digital. Aquí lo normal es optar por destruirlos pero mucho ojo, porque no vale hacerlo de cualquier manera (y más si contienen información sensible). Tienes que asegurarte que nadie podrá acceder a la información que contienen una vez te has desecho de ellos, si no quieres que te pase como a Unilever. Y quizás tampoco quieras eliminar de todos y quieras conservar los más relevantes. Por último, no debes depositar todo tu trabajo en un solo lugar porque, ante cualquier catástrofe, te verás desprotegido. Por suerte, eso se arregla realizando copias de seguridad periódicas y almacenándolas en otro sitio. Así tendrás siempre las espaldas cubiertas.
¿Qué te parece la digitalización de documentos?
¿Tu empresa ya ha empezado con la digitalización de documentos? Si es así, nos encantaría que nos contases tu experiencia en los comentarios. Y si todavía no has dado el paso, ¿a qué esperas? Si tienes alguna duda, también puedes usar los comentarios para preguntárnosla. ¡Nos vemos en ellos!