Se dice que más sabe el diablo por viejo que por diablo, pero… y si ese diablo fuera capaz de transmitir todo lo que sabe, ¿sabrían los demás diablos jóvenes tanto como él? Y si se fuera de su diablesca empresa… ¿Estaría ese conocimiento al alcance de las nuevas incorporaciones? En una sociedad de entornos cambiantes, una empresa no puede arriesgarse a concentrar el conocimiento en unas pocas personas. Por muy viejos diablos que sean, esa dependencia lastraría su desarrollo. Por eso, en este artículo abordamos un tema apasionante: la gestión del conocimiento. Vamos a analizar qué es y cómo debería fluir para lograr que la experiencia e información dentro de una empresa sea un activo más disponible para todos. Ten en cuenta que la necesidad de gestionar la información no es exclusiva del mundo empresarial, lo que vas a encontrar aquí es aplicable en cualquier organización o grupo. Te interesa, ¡presta mucha atención!
¿Qué Necesitas?
- Gestión del conocimiento, definición y concepto
- Componentes de la gestión del conocimiento
- Gestión del conocimiento en las organizaciones
- Modelos de gestión del conocimiento
- Herramientas y software para la gestión del conocimiento
- ¿Crees que se puede gestionar el conocimiento en las empresas pequeñas?
- ¿Qué opinas de la gestión del conocimiento? ¿Crees que es tan importante cómo dicen o lo ves algo secundario?
Gestión del conocimiento, definición y concepto
Antes de entrar con el concepto de gestión del conocimiento, necesitamos que domines otro antes: el capital intelectual. El capital intelectual es un valor intangible en una empresa, es el saber y la capacidad de analizar e interpretar el entorno para responder en función de sus señales. Ese expertise o know-how, al igual que los recursos económico o materiales, es un valor más. Y además es indispensable. ¿De qué nos sirve tener mucho dinero y comprar el mejor coche del mercado si no lo sabemos conducir? La gestión del conocimiento es hacer el mejor uso posible de ese recurso intangible. Es poner el conocimiento al servicio de los objetivos de la organización, hacer que fluya como algo intrínseco por encima de empleados individuales y convertirlo en una ventaja competitiva. Para la Wikipedia, aunque cambia la definición de gestión del conocimiento según autores y época, tiene el fin de transferir el conocimiento desde el lugar donde se genera hasta el lugar en dónde se va a emplear e implica el desarrollo de las competencias necesarias al interior de las organizaciones para compartirlo y utilizarlo entre sus miembros, así como para valorarlo y asimilarlo si se encuentra en el exterior de estas. ¿Y cómo se logra eso? Podríamos «obligar» a un trabajador que tiene experiencia sobre algún tema a contárselo a los demás, pero eso no es viable. La única manera de verdad factible es generar las condiciones para que la gestión del conocimiento se produzca. Luego veremos ejemplos de cómo crear las circunstancias para que suceda, vamos a seguir ahora desgranando el concepto.
Componentes de la gestión del conocimiento
Ya te has percatado de la amplitud del concepto, ¿verdad? Para facilitar la tarea vamos a separar los distintos ingredientes de la gestión del conocimiento organizacional por su origen.
1. Conocimiento interno
Es el que se gestiona puertas adentro en una organización y vamos a subdividirlo a su vez en dos elementos muy diferenciados
- Datos e información interna: los sistemas de gestión empresarial (ERP, CRM, etc) acumulan datos sobre todo lo que sucede: ventas, proveedores, clientes… Estos datos se analizan para extraer la información que trasciende.
- Destrezas: es más difícil de transmitir que la información porque son las habilidades que permiten tomar decisiones en base a la información. Por lo general es la formación y la experiencia lo que aporta ese conocimiento.
Salimos ahora hacia afuera.
2. Conocimiento externo
Analizar datos internos y sacar conclusiones que ayuden en los objetivos está muy bien, pero no basta. El negocio de una empresa está fuera de su edificio, por tanto, saber qué pasa en el mercado es tan importante o más.
- Información de la competencia: imagínate que te estás planteando la estrategia de precios, es imposible hacerlo sin saber al detalle que hace tu competencia directa. O cómo fidelizan y tratan a sus clientes, ¿es el marketing relacional importante en su estrategia? ¿Podemos aplicarlo nosotros?
- Mercado: ¿cuáles son las tendencias en el mercado? ¿Cambia la manera de consumir nuestros productos?
- Proveedores: ¿dónde están los que más nos interesan? ¿Podríamos negociar mejores condiciones?
La gestión del conocimiento externo pretende observar y analizar lo que sucede fuera de la empresa para convertirlo en habilidades. Si te interesa saber cómo extraer esos datos, no dejes de echar un ojo a nuestra sección de Investigación de mercados.
Gestión del conocimiento en las organizaciones
El fin último de la gestión del conocimiento es obtener una ventaja competitiva perpetuable. Para lograrlo se necesita un esfuerzo constante, ya que el conocimiento es algo vivo y actualizable, ahora mas que nunca.
1. Pirámide del conocimiento
Para que entiendas de qué manera se gestiona el conocimiento vamos a utilizar la llamada jerarquía o pirámide del conocimiento. En inglés es conocida como DIKW pyramid (Data, Information, Knowledge, Wisdom) y define el camino de transformación desde los datos puros a la sabiduría o conocimiento tácito. 
- Datos: los recogidos por los sistemas de información de la empresa: internos y externos.
- Información: los insights extraídos de esos datos.
- Conocimiento: la experiencia y la formación aportan la capacidad de detectar señales y tomar decisiones en respuesta.
- Sabiduría: un paso más, la competencia máxima sobre el funcionamiento de una parte o el total de la empresa y su entorno.
El proceso es la transformación de conocimiento explícito (datos estructurados) en conocimiento tácito (sabiduría). La gestión del conocimiento trata de redistribuir ese conocimiento tácito para hacerlo extensible a toda la organización convirtiéndolo, de alguna forma, en conocimiento explícito. Es la forma más rápida de crecimiento. 
2. Knowledge manager
El puesto de knowledge manager o gestor del conocimiento, cada vez es más popular. En sus tareas se encuentra maximizar el potencial del conocimiento creando las condiciones para que fluya de las personas que lo tienen hacia el resto de la empresa. Así, esa sabiduría personal se transformará en un activo de la empresa. Además de la capacidad para detectar el conocimiento más valioso debe tener la creatividad para lograr que se transmita sin que nadie se sienta forzado a hacerlo. La de gestor del conocimiento, aunque no tenga una formación reglada, será una posición cada vez más demandada. ¿Qué estrategias puede usar un Knowledge manager? Favorecer la comunicación interna. Mejorar el desarrollo organizacional. Fomentar el trabajo de equipo.
Modelos de gestión del conocimiento
Aunque cada empresa, especialmente las grandes compañías, puede manejar este tema de forma diferente, estos son algunos de los modelos más conocidos:
1. KMAT
Siglas de Knowledge Management Assessment Tool, aunque también es conocido como método Andersen por su creador. Este modelo se basa en evaluar el desempeño de la empresa en cuanto a la difusión del conocimiento en varias áreas. Lo hace a través de un cuestionario que sirve para identificar las mejoras necesarias.
- Liderazgo: evalúa si los mandos directivos favorecen la divulgación del saber. Echa un ojo a nuestro post sobre los tipos de liderazgo o cómo convertirte en un gran líder.
- Cultura empresarial: cómo de importantes son el aprendizaje y la innovación en el ADN de la empresa.
- Tecnología: ¿dispone la entidad del equipamiento tecnológico? Intranet u otras herramientas como las que veremos ahora.
- Medición: si existe una medida del capital intelectual como valor.
Además, el KMAT analiza la posición de la empresa en cuanto a GC respecto a la competencia.
2. Modelo KPMG
Instaurado por la compañía KPMG, se basa en analizar qué factores resultan condicionantes en la gestión del conocimiento y tres supuestos:
- La empresa, a todos sus niveles, debe estar comprometida al máximo con el aprendizaje continuo.
- El nivel de aprendizaje del personal es el que marca el nivel de aprendizaje de la empresa como ente.
- Se debe prestar máxima atención a las estructuras y herramientas que facilitan el aprendizaje.
Suena bien, ¿verdad? El planteamiento inicial se encuentra luego con muchos obstáculos que la empresa se debe esforzar en superar.
3. Modelo SECI
O modelo de ciclos de producción del conocimiento, desarrollado por los japoneses Nonaka y Takeuchi en 1995. Consideran que el conocimiento tácito supone el 75% del total en una empresa. Basa su teoría en que el conocimiento explícito es más fácil de difundir por lo que se debe convertir el tácito en explícito. Esta transmisión entre tácito y explícito sucede en cuatro ciclos:
- Socialización: tácito a tácito a través de experiencias conjuntas.
- Externalización: tácito a explícito, plasmándolo físicamente.
- Combinación: entre datos explícitos.
- Internalización: integrando el conocimiento como capital intelectual.
Herramientas y software para la gestión del conocimiento
Debemos distinguir entre las herramientas usadas en dos fases distintas del proceso. La primera consiste en la creación del conocimiento mediante la captación y administración de información relevante y la segunda en la transmisión de ese conocimiento.
1. Herramientas de creación del conocimiento
A. Minería de datos interna
El data mining o minería de datos es el proceso de recogida de datos puros para la obtención de estructuras comunes o patrones. Por ejemplo, con todos los datos de ventas en una cadena de tiendas es probable que se repitan patrones de las horas de más facturación. Estos datos por sí solos no son nada, pero optimizar el número de empleados según las horas pico y horas valle sí es importante. Seguro que has oído hablar de Big Data y las cantidades ingentes de datos que se pueden manejar, si no puedes leer nuestro artículo sobre big data en las empresas.
B. Análisis de la competencia
La inteligencia competitiva ya es una parte clave más dentro de una estrategia de business intelligence. Qué están haciendo los demás en nuestro nicho y por qué. Monitorizar sus movimientos para aprender y mejorar es una muy buena práctica de generación de conocimiento. Si te interesa este punto de forma especial, estos posts te interesarán Qué es el benchmarking Qué es la segmentación de mercado, por qué es vital para tu negocio y cómo te ayudará a vender más
C. Data Mart
Es un pequeño almacén de datos sobre alguna temática específica. Es útil para departamentos especializados que manejan información muy diferente al resto de la compañía. Permite restringir el acceso al personal interesado, aligerando otros sistemas de datos accesibles para todos.
2. Herramientas de transmisión del conocimiento
La creatividad está al servicio de la verdadera gestión del conocimiento, estas son algunas de las ideas más habituales en las empresas.
A. Intranet y directorio de expertos
Rara es la empresa de cierto tamaño que no maneja una intranet. Es una red informática interna, una especie de Internet dentro de la compañía. En la intranet se centraliza toda la información que la empresa quiere poner a disposición de los trabajadores. Dentro suele acoger un portal del empleado, desde donde se puede gestionar la relación del trabajador con la empresa.
B. Ferias del conocimiento
Son eventos internos – aunque pueden ser públicos- donde los empleados son invitados a compartir su conocimiento sobre áreas comunes. Sirven para conocer más a fondo al resto de trabajadores y ayuda al desarrollo organizacional de la empresa. Además, incentiva las colaboraciones entre departamentos.
C. Sistematización y flujos de trabajo
El funcionamiento de una empresa se basa en procesos repetitivos. La sistematización se trata de identificar las tareas repetidas y plasmarlas en un flujo de trabajo. Es un trabajo difícil que se hace una vez pero que termina ahorrando mucho tiempo. Su utilidad se ve clara cuando alguien se incorpora al equipo; en lugar de tener a una persona enseñándole, la documentación sobre los sistemas y la manera de trabajar se encarga de aportar la información básica.
D. Base de datos de incidencias
La mayoría de los problemas o incidencias se terminan repitiendo con el tiempo. Un directorio de problemas frecuentes y cómo resolverlos facilita el trabajo del departamento técnico y empodera a los empleados, que se sienten capaces de solucionar las cosas por sí mismos.
E. Elearning o formación interna
En pleno boom de los MOOC, cursos online masivos y abiertos, una plataforma de formación interna es una gran manera de difundir el conocimiento. Como complemento a esto, se debería permitir a los empleados un tiempo para dedicar a la formación.
F. Sistemas de gestión documental
Plataforma informática centralizada con documentación en texto, vídeo o imagen a la que tienen acceso los empleados. Permite compartir documentos y acceder a ellos de forma sencilla y organizada.
G. Wiki
Sitio web interno editable por los empleados para incorporar su conocimiento. Una especie de Wikipedia interna que facilita el acceso a información. Muy útil para resolver dudas sin tener que interrumpir a la persona que sabe cómo hacerlo.
Su objetivo en la gestión del conocimiento es lograr que el proceso sea más dinámico y amigable. Estimula a los empleados a compartir sus avances dejando el contenido abierto para que otros accedan a él.
¿Crees que se puede gestionar el conocimiento en las empresas pequeñas?
Antes de que respondas, dale al play y echa un ojo a este vídeo. https://www.youtube.com/watch?v=rugnCarNAWU
¿Qué opinas de la gestión del conocimiento? ¿Crees que es tan importante cómo dicen o lo ves algo secundario?
Ahora ya sí te toca dejarnos tu opinión. Cuéntanos cómo ha sido tu experiencia en este tema o cómo gestiona tu empresa el flujo de la información. ¿Hay un encargado en formar a los nuevos fichajes? ¿Hay algún tipo de documentación?