Qué es la gestión documental

La gestión documental
Emprendedores

Las empresas crean una gran cantidad de documentos diariamente, mismos que contienen diversa información de importancia que debe ser registrada, clasificada y almacenada, todo ese flujo y producción de documentos incluyendo su almacenaje es lo que se conoce como sistemas de gestión documental. Debido al gran volumen de documentos que se producen en las organizaciones y la importancia de la información contenida en ellos, es necesario comprender el proceso para lograr su optimización.

Cada operación que se realiza en la empresa, implica la generación de múltiples documentos tanto en forma física como electrónica. Una habitual operación como el pedido de un cliente, las compras, el registro de los inventarios etc.  Demanda crear, controlar, registrar y almacenar una gran cantidad de documentos.

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El término de documento, está muy asociado a un documento físico, pero en su conceptualización también involucra al documento electrónico, que a su vez está relacionado con unidades de soporte electrónicas. Los procesos en la gestión documental incluyen lo siguiente:

a)    Producción. Se inicia con la creación y diseño de formatos, acordes a las actividades de cada empresa u organización y a los sistemas con los que cuenta la misma.

b)    Recepción. Comprende actividades de verificación y control previos a su aceptación e inclusión formal en el sistema documental.

c)    Distribución. Se refiere al flujo que se llevará a cabo para hacerlo llegar a sus destinatarios.

d)    Organización. Actividades enfocadas a ordenar, clasificar y archivar los documentos generados.

e)    Consulta. Es la etapa de acceso a los documentos archivados.

f)     Conservación. Son los procesos de resguardo que garantizan la integridad del documento físico y de su conservación electrónica a fin de evitar la alteración de su contenido.

g)    Disposición de los documentos. Es el proceso de acceso al documento, que permite su consulta, su conservación (temporal o permanente) o su destrucción definitiva.

La gestión documental como proceso, es el encargado de recopilar y correlacionar inteligentemente todas las operaciones relacionadas entre sí, que puede incluir múltiples formatos y características como; hojas de cálculo, procesador de palabras, imágenes, mensajes electrónicos, archivos comprimidos, videos y otros formatos. La gestión documental está asociada a la Inteligencia de Negocios.

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Un proceso de gestión documental eficiente, involucra necesariamente un proceso electrónico inmediato, independientemente que se elaboren documentos de manera física, siendo accesible el proceso incluso de manera remota y con la posibilidad de ser aprobados o autorizados mediante sellos digitales. El uso de sistemas de Gestión Documental electrónicos, permite una eficiente toma de decisiones y usos de la información para retroalimentar a clientes, proveedores, empleados y cualquier otro usuario de la información.

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