Las 5 “patas” de un proyecto de gestión documental

Gestión Documental

Si le preguntamos a cualquier persona qué entiende por “gestión documental” la respuesta será muy diferente, en contra de lo que pueda parecer en un principio. La gestión documental es uno de esos “conceptos” que se ven de forma muy distinta en función de la formación de cada uno, o de sus necesidades.

Por ejemplo, un “archivista” o documentalista tenderá a pensar en el “sistema” lógico de clasificación de documentos. Un “informático” pensará, seguro, en un software, en un programa de gestión que se instala en el ordenador. Un administrativo de una empresa o Administración tendrá, probablemente, una idea más general, un conjunto de herramientas (software o no) y procesos que le ayuden a “gestionar” sus documentos y papeles.

Aunque quizás no haya asignado bien la visión a cada uno, lo que está claro es que se trata de que sistema de gestión documental en sentido amplia incluye diferentes tareas, elementos y conocimientos y que un “proyecto integral” para la gestión documental en una empresa requiere contemplar varios de ellos, si no todos.

Sin entrar en detalles, que serán objeto de otras entradas, me gustaría señalar los 5 módulos o elementos principales que forman un proyecto completo. En la mayoría de las ocasiones no se llegan a necesitar todos ellos, o alguno de una forma muy sencilla y evidente, pero es bueno tenerlos en cuenta, saber que existen. Cualquiera de ellos merece una entrada específica, pero en esta me limitaré a citarlos brevemente.

1.- Escaneado de documentos.
El primer y más evidente paso. Convertir en un fichero electrónico (con frecuencia lo más adecuado es en archivos PDF) los documentos en papel. Es el más laborioso (y caro) porque es un proceso manual que no se puede automatizar. Por otra parte es el más sencillo desde el punto de vista técnico y conceptual. Con un buen escáner y un poco de paciencia cualquiera puede digitalizar varios miles de folios al día. En casos muy sencillos puede ser la única tarea a realizar, aunque lo más probable es que no sea suficiente.

2.- OCR (reconocimiento óptico de caracteres).
La conversión de la imagen (que es lo que genera un escáner, una foto) en un documento de texto, “editable”, es un proceso sencillo que se realiza con alguno de los OCRs disponibles en el mercado (programas de reconocimiento que se nombran por sus siglas en inglés). La mayoría de los escáneres de gama media o alta lo incluyen de forma gratuita. Para determinados documentos resulta muy interesante ya que nos permitirá buscar por el contenido de los documentos y copiar y pegar el texto que incluyen. Hay programas avanzados que permiten utilizar parte de los datos impresos en los documentos para etiquetar los ficheros digitalizados.

3.- Software de gestión documental.
Es la parte más importante de un proyecto porque será la herramienta que nos permitirá gestionar (en sentido amplio de la palabra) esas decenas de miles (o millones) de archivos en los que hemos convertido nuestros documentos en papel. Hay una gran variedad de productos en el mercado (como nuestro programa ArchivaTech) por lo que una elección adecuada resulta difícil entre tanta oferta. Hay algunos puntos clave que tener en cuenta: que utilicen una base de datos estándar y conocida para almacenar los documentos, aporten seguridad al archivo, dispongan un sistema de búsquedas sencillo y potente y, por encima de todo, que sean ágiles en la introducción de los documentos (si no queremos fracasar desde el principio).

4.- Sistema de copias de seguridad.
Conforme crece la base de datos documental aumenta también su valor y la necesidad de asegurar su supervivencia en caso de desastre, que puede ser una rotura de un servidor, una gotera en un lugar inadecuado o un robo (todos estos ejemplos los he vivido en persona o a través de mis clientes). Es inexcusable disponer de un sistema sencillo (para que no represente un obstáculo) y fiable para hacer las copias completas y disponer de un procedimiento de comprobación rutinario de la validez de las mismas (esto se olvida con frecuencia).

5.- Destrucción certificada de documentación.
En algunos casos, abogados, AAPP… es necesario tener una confirmación formal de que los documentos en papel se han destruido de una forma segura (que no aparezcan en la basura al alcance de cualquiera). En muchos otros casos no es necesario, pero siempre es recomendable ser consciente de que algunos documentos digitalizados deben tratarse con la confidencialidad adecuada.
Para terminar un último apunte: quizás el “módulo” más importante es el que no he nombrado: la consultoría sobre el proyecto. Si has llegado leyendo hasta este punto es porque valoras lo importante que es informarse bien antes de empezar un proyecto (no sólo de gestión documental). Mi consejo es que si el problema al que te enfrentas es importante, complejo, valores la consulta con un experto en la materia. O leas mi blog completo 🙂

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