Muchas veces nos hemos preguntado; ¿Por qué el reemplazo de los archivos en papel por los digitales es lo más aconsejable para cualquier tipo de gestión actual?; ¿Sólo por una cuestión de inexorable avance tecnológico? Los expertos coinciden en que son muchos los factores que influyen en las múltiples y casi irrefutables ventajas de la oficina sin papeles. La recomendación de las agencias tributarias, la apuesta e inquietud por el cuidado del medio ambiente y el orden y organización en el plano interno son algunas de ellos. No se puede negar que los primeras medidas para implementar un sistema de gestión documental digital y coordinada acarrean un coste para la empresa, pero a mediano plazo, éste se transforma en inversión que tiene como resultado una alta rentabilidad. Dicho esto, y sin intención de ahondar en análisis económicos desprendidos de la gestión documental digital, nos centraremos en uno de los programas más completos y eficientes relacionados con la gestión documental. Nos referimos a DF-Server, desarrollado por Sotronic, y caracterizado por la amplitud de funciones que ofrece para desempeñar la compleja y trabajosa tarea de gestión documental. Decimos “amplitud” porque existen aplicaciones para trabajar con documentos, pero con especializaciones específicas. Algunas se crearon para extraer y archivar datos contables, otras para facturación electrónica y otras para clasificación de documentos. Por esto, uno de los puntos fuertes de DF-Server es que aglutina las múltiples necesidades de la gestión digital dentro de una sola aplicación. Se trata de un programa altamente versátil, puesto que se ha implementado en empresas dedicadas a las más variadas áreas de actividad. Los diseñadores de DF-Server basaron sus esfuerzos en lograr que este avanzado sistema de gestión documental digital incluyese elementos que se consideran impensables en el trabajo con papel. DF-Server nos da la posibilidad de relacionar un documento o incidencia con el pedido, la factura o el albarán correspondiente con un simple click y en pocos segundos, una gestión que con archivos en papel nos puede demandar más de una hora. En la práctica, alguna de las muchas funcionalidades que ofrece DF-Server son: incluir avisos urgentes en cada archivo, grapar y desgrapar digitalmente, sellar documentos, visar, compulsar o adherir un posit de cualquier color al documento. Pero lo más destacable de DF-Server es que nos permitirá realizar desde las funciones más sencillas, como podría ser la auto-clasificación de documentos, hasta los procesos más complejos acompañados con sus diagramas de flujos incluidos. Asimismo, no podemos olvidarnos de la gestión de expedientes, acceso a datos externos de la red, facturación electrónica y trabajos de pre-contabilidad. A juzgar por la capacidad funcional de DF-Server y por las consideraciones de sus usuarios, todo parece indicar que se trata de una aplicación de gestión documental muy recomendable.