Los errores más frecuentes en gestión documental

Sistema gestion documental
Gestión Documental

No estudiar y planificar bien el aspecto de la gestión documental es un grave error para quien maneja datos y documentos, ya que esto permitirá que la gestión de documentos sea más efectiva. Es necesario tener en cuenta el sistema de gestión de documentos a utilizar, las herramientas con que se cuenta, las características de los documentos, dónde se van a almacenar, tener en cuenta los aspectos de la recuperación de los documentos, etc.

Uno de los principales errores de la gestión de documentos es no contar con una política de seguridad para la gestión de los datos confidenciales o con necesidad de protección, lo que hace que pueda producirse el robo o acceso a donde se encuentran los documentos o puedan caer en algún virus o software espía. Es necesario proteger la zona donde se van a poner los documentos, especialmente si son en papal teniéndolos en un lugar de no fácil acceso y bajo llave, algo que sorprendentemente no se realiza en muchas empresas. También los documentos informatizados deben ser protegidos ante cualquier acceso no deseado o intrusión que pueda afectarles.

No inscribir los ficheros en la Agencia General de Protección de Datos, con los riesgos de multa que esto supone de acuerdo con la ley orgánica de protección de datos, en la cual también se hacen varios incumplimientos por parte de las empresa.

No informar a empleados, clientes o proveedores de la empresa en la cesión de datos a otras empresas o particulares, siendo utilizados por fines distintos a los que se facilitaron los datos, algo que está fuera de la ley. No informar a los empleados sobre las normas de la gestión de documentos también es un grave error.

No destruir los documentos con maquinas específicas, en ocasiones hasta se tiran a la basura con el riesgo de acceso por parte de otras personas que puede tener. Las máquinas destructoras están preparadas para que no se tenga acceso a la información de los documentos.

Mantener documentos que ya no se encuentran vigentes ni son útiles, lo que hace que el espacio de almacenamiento sea mayor o no se puedan almacenar documentos que sí son necesarios en la actualidad. Esto puede pasar en un espacio físico, en un disco duro o en unidades de almacenamiento para copias de seguridad. El almacenamiento de la documentación es un coste para las empresas que no se tiene en cuenta pero sin embargo muy importante, por eso es necesario tener en cuenta los documentos que no se necesitan para que sean destruidos, ya de hay que tener en cuenta que el coste del local está utilizándose para almacenamiento. Además, se pierde mucho más tiempo en la localización  y recuperación de documentos, suponiendo como mínimo un 10% del tiempo de trabajo del personal administrativo, algo que podría ahorrarse teniendo sólo lo necesario y bien ordenado.

No tener a mano documentos de mayor uso. No saber almacenar bien los documentos teniendo en cuenta las necesidades de acceso a ellas. Esto hace pérdidas de tiempo en su búsqueda e incluso extravíos.

Conservar documentos duplicados, creando una mayor cantidad de papel y ficheros innecesarios, con la correspondiente mayor necesidad de almacenamiento. Esto suele pasar cuando otras personas o departamentos realizan copias del original. También se suelen guardar copias “por si acaso”.

La falta de mecanismos de planeación, control y seguimiento de los procesos y procedimientos del archivo de los documentos también puede derivar en varios errores en la gestión documental.

No contar con los medios a disposición para la gestión documental, lo que hace que se pierda más tiempo en estas tareas de lo necesario. Existen software de gestión documental, archivos para los documentos y muchas más cosas que facilitan la tarea de la gestión de documentos.

No elegir el mejor sistema de gestión documental, no tener en cuenta las características concretas de los documentos para hacer bien esta selección. No querer adaptarse a los cambios y acceder a las nuevas facilidades se puede convertir en un gran problema cuando de lo que se trata es de una buena eficiencia en la gestión documental.

Los errores de gestión documental pueden suponer pérdidas de tiempo, pérdidas de dinero, extravíos de documento e incluso importantes multas económicas que dejen a la empresa en una situación delicada. Por eso es tan importante cuidar la gestión documental como cualquier otro aspecto clave de la empresa.

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