¿Qué es el método kaizen? Descubre cómo aplicar mejoras continuas en tu empresa sin morir por el camino
Una empresa nunca puede quedarse estancada. Si así fuese tendría probabilidades muy altas de morir poco a poco. Por ello hay que estar mejorando continuamente y para esto muchas compañías utilizan el método kaizen.
Kaizen es una palabra japonesa, lo cual puede no resultarte extraño teniendo en cuenta que los japoneses son punteros en temas de organización empresarial. Además, todo lo que viene de Japón tiene un prestigio innegable especialmente por el concepto que todos tenemos de los trabajadores japoneses.
Pero de nada sirve un nombre con solera si nadie sabe qué significa. Por eso en este artículo te explicamos qué es el método kaizen, cuáles son sus etapas, algunos libros donde puedes seguir profundizando en esta filosofía, ejemplos de aplicación de kaizen en las empresas y cómo se utiliza a nivel personal.
No te entretenemos más. ¡Al lío!
Contenido del artículo
👉Significado de kaizen
Antes de meternos de lleno en el método Kaizen hay que saber qué significa esa palabra.
Kaizen es una palabra japonesa compuesta por 2 vocablos:
kai (que significa cambio) + zen (que significa algo mejor).
Por de esto podemos deducir que kaizen significa cambio a mejor o también mejora continua en el contexto personal, empresarial, familiar o social.
👉¿Qué es el método kaizen?
Kaizen es una metodología utilizada en la sociedad y en las empresas para su mejora continua.
Aplicado a las empresas, su principal premisa es que en todas las compañías deben existir retos diarios que permitan buscar mejoras y equilibrio en la estructura.
La metodología kaizen surge en Japón después de la II Guerra Mundial. Aquellos años fueron de transición para este país porque pasó de ser agrícola a ser industrial. Se estudiaron las obras de William Edwards Deming, estadístico, y John Duran, consultor de gestión, cuyos conocimientos dieron lugar al método kaizen, que es una estrategia de mejora de la calidad.
El máximo exponente del método kaizen fue el profesor Masaaki Imai. Él fundó en Instituto Kaizen en Suiza en 1985.
👉Pasos del método kaizen para el mejoramiento continuo
La filosofía kaizen se basa en una herramienta de mejora continua llamada círculo de Deming. El círculo den Deming se basa en las siguientes acciones o pasos:
- Planear.
- Hacer.
- Verificar.
- Actuar.
¿Quieres conocer con mayor profundidad en que consiste el círculo de Deming? Si es así haz click aquí.
Los pasos que se siguen para implementar la filosofía kaizen en las empresas son los siguientes:
- Selección del tema sobre el que se van a aplicar las mejoras: el tema seleccionado sobre el que se va a actuar suele decidirlo la gerencia de la empresa. Algunas áreas que suelen elegirse son calidad, productividad o seguridad.
- Creación de un equipo de trabajo: el equipo de trabajo siempre estará formado por empleados de distintas áreas de a empresa. Esto debe ser así para que cada uno aporte experiencias y conocimientos diferentes. El equipo tendrá un líder para dirigir las reuniones e informar sobre los progresos que se van produciendo.
- Recolección de datos y análisis de los mismos: es necesario recoger datos para determinar las causas de que determinan los problemas sobre los que se quiere actuar. Las herramientas que se utilizan en esta etapa son histogramas, diagramas de Pareto, gráficas de dispersión, diagramas de causa y efecto, gráficas de control, hojas de chequeo y estratificación.
- Gembutsu Gemba: lo que se hace en esta fase es acudir al área donde se produce el problema y comprobar los datos obtenidos en la fase anterior con las personas que trabajan en el departamento analizado.
- Medidas a tomar: hay problemas críticos para la mejora de la emprea y se debe que actuar para contrarrestarlos. Por ello se elabora un plan de mejoras y las medidas a tomar para llevarlas a cabo. Este plan incluirá fechas de implementación y los nombres de las personas encargadas de poner en marcha las mejoras.
- Monitorización y evaluación de resultados: el equipo responsable llevará un seguimiento de las medidas tomadas mediente gráficos. Si es necesario se volverá a verificar el área de trabajo.
- Estandarización: cuando se trabajan las mejoras en un área y se comprueba que están dando buenos resultados, se registra para que se puedan aprovechar los cambios introducidos.
Esto es a grandes rasgos el método kaizen aplicado a las empresas. ¿Quieres saber más? En el apartado siguiente te mostramos algunos libros para que puedas aprender más de esta metodología.
👉Libros sobre el método kaizen
Te presentamos dos libros muy recomendables para que puedas seguir leyendo sobre el método Kaizen de mejora continua.
✅1. Gemba Kaizen: un enfoque de sentido común para una estrategia de mejora continua
El autor de este libro es Masaaki Imai.
Como hemos apuntado más arriba, el autor de este libro es el padre del método kaizen. Actualmente la edición de esta obra que está en circulación es la segunda.
El tema principal es cómo implementar mejoras eficaces y rentables en los procesos más críticos de la empresa. Está claro que para que una empresa sea competitiva en el contexto económico actual tiene que mejorar continuamente, como nos indica la filosofía kaizen.
Según Imai, los elementos esenciales para el éxito de cualquier empresa es ofrecer la máxima productividad, reducir los gastos, tener capacidad para resolver problemas y mejorar la calidad. La obra que nos ocupa describe estrategias para introducir mejoras en estos puntos.
✅2. Un pequeño paso puede cambiar tu vida: el método kaizen
El autor de este libro es Robert Maurer.
Robert Maurer, el escritor que dio vida a esta obra, es un psicólogo clínico experto en kaizen. Su objetivo es conseguir la excelencia mental y emocional, eliminando los miedos y las posibilidades de fracaso. La visión del método kaizen desde la psicología hace que este libro sea referencia tanto para organizaciones como para personas.
El libro se basa en sugerencias motivadoras para aplicar y lograr cambios en nuestras vidas. Cualquier meta está más cerca de lo que pensamos y Robert Maurer nos da pautas para acercarnos a objetivos que suelen aparecer en las vidas de muchas personas pero vemos imposibles.
Ejemplos de estas metas son escribir un libro, perder peso, ser menos tímidos o hacer ejercicio físico. Realmente parece complicado porque nuestra idea es que para conseguirlo es necesario tiempo, energía mental y fuerza de voluntad. Maurer, sin embargo, nos lo muestra de forma sencilla fijando avances pequeños.
Y en esto se basa el método kaizen: conseguir grandes cambios a base de pasos pequeños.
👉Ejemplos de aplicación del método kaizen de mejora continua
Para que te hagas una idea de cómo se puede aplicar la filosofía kaizen a los puestos de trabajo te dejamos a continuación algunos ejemplos.
✅1. Dejar la mesa de trabajo recogida antes de salir de la oficina
Si dejamos todo recogido antes de marcharnos, al día siguiente comenzaremos a trabajar en un lugar ordenado, lo cual nos permite rendir más porque no perderemos tiempo buscando los útiles necesarios.
No solo hay que tener en cuenta el orden sino también la limpieza. Esto es, aunque la empresa tenga servicio de limpieza, es mejor tratar de dejar todo lo más limpio posible antes de marcharnos.
✅2. Establecer objetivos
Lo óptimo en una empresa es fijar objetivos que todos los trabajadores conozcan. Si todos los empleados conocen los objetivos de la empresa se unirán esfuerzos.
✅3. Reuniones dentro de la empresa
El método kaizen da mucha importancia para la mejora continua a las reuniones entre empleados y jefes. Estas pueden agendarse en las fechas que se considere convenientes, observando una cierta periodicidad (semanal, mensual, trimestral, semestral o anual).
En las reuniones se resolverán los conflictos y se adoptarán tácticas que impliquen mejoras y se puedan aplicar de inmediato y sin dificultad.
✅4. Trabajar en grupos
En algunasas empresas puede organizarse el trabajo en grupos pequeños que saquen adelante distintos proyectos. Esta organización contribuye a que los trabajadores estén más implicados y así es más fácil conseguir el éxito.
👉El método kaizen a nivel personal
Como estamos en una web en la que nos centramos en las empresas, hemos hablado del método kaizen refiriéndonos a empresas.
Pero también podemos aplicárnoslo en nuestra vida personal.
¿Cómo podemos aplicar el método kaizen en nuestra vida? Muy fácil. Haciendo pequeñas mejoras todos los días que al final conducen al cambio grande que deseas. Así que olvídate de los cambios radicales. Kaizen no va de eso.
Todas las mejoras pequeñas que hagas se acumularán. Quizá esas mejoras no se notan, pero cuando ya lleves un tiempo empezarás a notas cambios positivos en tu vida. Es posible que el gran cambio que deseas tarda varios años en llegar, pero si vas mejorando poco a poco cada día irás viendo resultados.
Lo bueno del método kaizen es que no fija objetivos inmensos desde el principio porque así las personas se agobian. La mejor forma de evitar el agobio es dividir el camino en pasos pequeños y fácilmente realizables.
Como las mejoras que aplicas en tu vida son factibles y vas viendo esos pequeños éxitos, eso te incentiva a dar pasos cada vez mayores. La premisa número uno del método kaizen es que no existe una receta mágica que hará que las cosas mejoren en cuestión de un día. Todo lo contrario, el cambio llega mediante mejoras pequeñas y continuas.
Por tanto, ve poco a poco construyendo el camino y no busques algo grandioso que cambiará todo.
✅Ejemplos de kaizen aplicado a nuestro día a día
Veamos ahora algunos ejemplos de cómo puedes utilizar la filosofía kaizen en tu día a día. Lo haremos con actividades como hacer ejercicio, meditar, perder peso y escribir en tu blog.
Por ejemplo, imagina que quieres empezar a hacer ejercicio. Comienza preguntándote qué acción sencilla puedes realizar hoy mismo que mejorará tu vida. Bien, pues una acción muy pequeña es un minuto de ejercicio. Al día siguiente agrégale otro minuto. Así, en medio año o menos estarás haciendo 45 minutos de ejercicio diario.
Otro ejemplo puede ser una práctica que ahora parece que se ha puesto de moda, como es la meditación. Meditar requiere silencio, concentración y esto es difícil para algunas personas. Al igual que sucede con el ejemplo anterior, puedes empezar meditando un minuto al día.
Además existen aplicaciones móviles que te ayudan a controlar los tiempos. Al cabo de unos meses ya serás capaz de meditar durante periodos más largos un par de veces al día.
Muchas personas quieren perder peso y sienten que no tienen voluntad para hacerlo. Para empezar piensa en los alimentos dulces que consumes a diario. Cada día ponte la meta de dejar de consumir uno de esos alimentos, bien sean comidas o bebidas.
En esta web se ha hablado mucho de negocios online. Uno de los puntos más importantes de un negocio online es el blog. Y asimismo una de las prácticas más peliagudas es escribir en él de vez en cuando. El trabajo con clientes se lleva la mayor parte de nuestro tiempo y no alimentamos nuestro blog.
¿Qué podemos hacer en esta ocasión? Hay varias soluciones. Una de ellas es proponerte escribir un minuto al día. Después añade otro minuto o un párrafo más. Lo que no puedes pretender es, de primeras, sacar artículos de mil palabras en un día porque te agobiarás y tendrás sensación de fracaso.
Te mostramos a continuación unn vídeo donde verás otra explicación diferente del método kaizen para el ámbito personal. En lugar de dividir el proceso en siete pasos lo hace en cuatro e incluye más variables como las emociones externas negativas y la responsabilidad sobre nuestros actos.
👉¿Cómo utilizas el método kaizen?
Una de las características más importantes de la metodología kaizen que no se suele dar en otros métodos relacionados con la estrategia empresarial es su polivalencia. Esta polivalencia se explica porque no solo se utiliza en las empresas, sino también con las personas.
¿Has utilizado el método kaizen en tu compañía? ¿Y en tu vida? Recuerda que aquí debajo tenemos una hermosa zona de comentarios donde puedes escribir acerca de tu experiencia con el método kaizen. Y si tienes dudas sobre él estaremos encantados de resolverlas. Pero lo mejor de todo es que te conoceremos.
