Dentro de la cadena de suministros mundial, cada año que transcurre se intercambian millones de facturas entre las empresas fabricantes de productos y sus proveedores, y así también sucede entre las manufactureras y los puntos de venta finales del producto. Claro que esto no es ninguna novedad, porque en realidad las facturas son el documento que caracterizó a las transacciones comerciales por décadas. Pero lo cierto es que durante años este documento esencial para las operaciones de compra y venta produjeron un consumo y una acumulación de papel sin precedentes, hasta que finalmente desembarcó el formato digital. 
Allí es precisamente donde está la gran innovación para las empresas, en la inclusión de la factura electrónica en reemplazo absoluto del obsoleto formato en papel. Y por supuesto, como sucede en todos los ámbitos, la innovación tecnológica trae consigo importantes beneficios. Esto fue entendido por las autoridades mexicanas, que a partir del año 2011 pusieron en marcha una campaña nacional para lograr que todas las empresas, independientemente de su tamaño, pasaran a utilizar la factura electrónica. No obstante, muchos empresarios mexicanos se rehusaron en un primer momento a incorporar esta innovación en el seno de sus compañías, argumentando que aún disponían de una gran cantidad de facturas impresas en papel y no estaban dispuestos a afrontar el gasto, que en algunos casos podría haber sido la causa de problemas financieros internos. Fue entonces que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) les otorgó a estas empresas un tiempo de prórroga para actualizarse, estableciendo el 12 de diciembre de 2012 como tiempo máximo para que las mismas comiencen a operar a través de la factura electrónica. El objetivo perseguido por las autoridades mexicanas es lograr que a partir de enero de 2013 todas las compañías, micros, medianas y pequeñas, que se desenvuelven en el territorio mexicano, realicen sus transacciones comerciales con documentos digitales, dejando atrás para siempre la tradicional factura en papel. Es por ello que a partir de diciembre, ante el inminente cierre fiscal anual, la factura electrónica será el tema central, ya que en pos de lograr una verdadera innovación en el país, se obligará a las empresas a contar con este sistema digital de facturación para poder llevar a cabo sus trámites fiscales. No obstante, lo cierto es que de acuerdo a datos oficiales son casi 5 millones de empresas las que todavía no han migrado al sistema de facturación electrónica. Por otra parte, según una reciente encuesta, la mayoría de los contribuyentes que sí han adoptado este esquema lo han hecho fundamentalmente por la demanda al respecto que han tenido de sus clientes, y no por la obligatoriedad impuesta por el gobierno. Requisitos para las empresas A partir del 2013 se ha establecido la obligatoriedad fiscal de que todas las empresas mexicanas cuenten con el sistema de facturación electrónica, para cualquier tipo de operación y monto, las cuales además deberán ser acompañadas de su copia legal impresa en el caso que superen los 2 mil pesos. Claro que para poder aplicar este esquema, las empresas deben llevar a cabo una serie de trámites que les permitirán tener un sistema adecuado que posibilite que cada una de las facturas electrónicas expedidas sean únicas y válidas. Para poder expedir este comprobante fiscal las empresas mexicanas deben:
Allí es precisamente donde está la gran innovación para las empresas, en la inclusión de la factura electrónica en reemplazo absoluto del obsoleto formato en papel. Y por supuesto, como sucede en todos los ámbitos, la innovación tecnológica trae consigo importantes beneficios. Esto fue entendido por las autoridades mexicanas, que a partir del año 2011 pusieron en marcha una campaña nacional para lograr que todas las empresas, independientemente de su tamaño, pasaran a utilizar la factura electrónica. No obstante, muchos empresarios mexicanos se rehusaron en un primer momento a incorporar esta innovación en el seno de sus compañías, argumentando que aún disponían de una gran cantidad de facturas impresas en papel y no estaban dispuestos a afrontar el gasto, que en algunos casos podría haber sido la causa de problemas financieros internos. Fue entonces que el Servicio de Administración Tributaria (SAT) les otorgó a estas empresas un tiempo de prórroga para actualizarse, estableciendo el 12 de diciembre de 2012 como tiempo máximo para que las mismas comiencen a operar a través de la factura electrónica. El objetivo perseguido por las autoridades mexicanas es lograr que a partir de enero de 2013 todas las compañías, micros, medianas y pequeñas, que se desenvuelven en el territorio mexicano, realicen sus transacciones comerciales con documentos digitales, dejando atrás para siempre la tradicional factura en papel. Es por ello que a partir de diciembre, ante el inminente cierre fiscal anual, la factura electrónica será el tema central, ya que en pos de lograr una verdadera innovación en el país, se obligará a las empresas a contar con este sistema digital de facturación para poder llevar a cabo sus trámites fiscales. No obstante, lo cierto es que de acuerdo a datos oficiales son casi 5 millones de empresas las que todavía no han migrado al sistema de facturación electrónica. Por otra parte, según una reciente encuesta, la mayoría de los contribuyentes que sí han adoptado este esquema lo han hecho fundamentalmente por la demanda al respecto que han tenido de sus clientes, y no por la obligatoriedad impuesta por el gobierno. Requisitos para las empresas A partir del 2013 se ha establecido la obligatoriedad fiscal de que todas las empresas mexicanas cuenten con el sistema de facturación electrónica, para cualquier tipo de operación y monto, las cuales además deberán ser acompañadas de su copia legal impresa en el caso que superen los 2 mil pesos. Claro que para poder aplicar este esquema, las empresas deben llevar a cabo una serie de trámites que les permitirán tener un sistema adecuado que posibilite que cada una de las facturas electrónicas expedidas sean únicas y válidas. Para poder expedir este comprobante fiscal las empresas mexicanas deben:- Solicitar la creación de las claves públicas y privadas que permiten validar la vigencia y seguridad de la factura digital expedida, proceso que se lleva a cabo por medio del SAT.
- Contar con certificados digitales, también emitidos por este sistema.
- Control de folios que permita importar y validar el número de serie expedido.
- Poder exportar los movimientos generados para tener la información almacenada en el sistema contable de la empresa.
- Cada una de las facturas electrónicas expedidas deberá seguir un proceso lógico de generación-interpretación-almacenamiento, en el cuál se utiliza el lenguaje XML.
- Llevar un reporte mensual de las facturas expedidas para proporcionarlo al SAT y mantener en todo momento declarados los ingresos y servicios prestados.
- En el caso de que la factura supere los 2 mil pesos mexicanos y requiera de impresión, la misma deberá cumplir con una serie de requisitos fiscales que comprenden los datos relevantes de la factura. En este sentido se requiere un Certificado de Sello Digital que es un número de serie irrepetible, la Firma Electrónica que identifica a la empresa o persona física, y la siguiente leyenda obligatoria: “Este documento es una impresión de un Comprobante Fiscal Digital”.
- Se debe llevar un control de las facturas expedidas a través del almacenamiento o resguardo de los comprobantes digitales, con el fin de tenerlas disponibles ante la necesidad de cualquier aclaración o trámite que se realice en el futuro.
En conclusión debemos destacar que la obligatoriedad de incorporar este sistema digital de facturación en las empresas mexicanas no es un mero capricho, sino que se trata de un proceso que a largo plazo dará beneficios contundentes no sólo a las compañías, sino también a la sociedad en su conjunto, por un lado por las ventajas que siempre conlleva la innovación tecnológica en las operaciones comerciales, y por el otro debido a la ayuda al medio ambiente que significa dejar de utilizar papel para este tipo de actividades. Lo cierto es que la facturación electrónica en México puede destacarse como un modelo a seguir por otros países, ya que a través de la obligatoriedad fiscal se logrará la migración del sistema en un 100%, lo que sin dudas permitirá alcanzar una verdadera transparencia en la economía nacional, al tiempo que posibilitará un crecimiento económico en las empresas, gracias al notable ahorro que significa dejar de utilizar papel, y que en consecuencia será dinero invertido en la producción.