México: ¿Qué hacer para constituir una nueva empresa?
Al iniciar una empresa o un microemprendimiento, más allá de nuestra idea de negocio debemos enfrentarnos a una serie de desafíos y poner nuestro máximo esfuerzo, con el fin de lograr que el emprendimiento que soñamos y concretamos, en el futuro pueda convertirse en un verdadero éxito.
Claro que para llegar a establecer una PyME o un emprendimiento comercial en todas partes del mundo debemos realizar una serie de pasos previos, que en general comienzan con el Plan de Negocio, y luego de alcanzar la inversión de capital y trabajo necesarias, continuará en los trámites relativos a la reglamentación del futuro negocio, de acuerdo a las normas establecidas en cada país.
Por supuesto que México no es la excepción a la regla, ya que para poder concretar un negocio y poner en marcha una empresa, es indispensable llevar a cabo una serie de pasos relacionados a los parámetros del cumplimiento de las leyes y las regulaciones que se aplican actualmente en el país.
Ahora bien, ¿qué es lo que debemos hacer en este caso?
En principio, en México como en muchos países se requiere la intervención de un Notario Público o Fedatario Público, ya que ante él se deberá realizar la constitución de la nueva empresa, debido a que es el encargado de crear la llamada Acta Constitutiva.
Básicamente, a través de este acta notarial se establece el nombre y la razón social de la nueva entidad comercial, y al mismo tiempo se definen los estatutos sociales. En el caso de tratarse de una empresa formada por una sociedad, el Acta Constitutiva se utiliza también para establecer quiénes son los socios, cuál es la participación de los mismos dentro de la nueva compañía y la duración de dicha sociedad. Por otra parte, en el acta se define el órgano de administración, los apoderados y sus poderes, como también otros elementos que los propietarios de la nueva PyME consideren necesarios que sean incluidos.
Es sumamente importante que todos aquellos que van a ser parte de la empresa como dueños de la mismas, presenten ante el notario su certificado de inscripción al Registro Federal de Contribuyentes.
Es importante destacar que en el momento de elegir un notario para realizar el acta, corroboremos que el mismo cuente con la autorización legal para expedir la denominada “Cédula de Identificación Fiscal Provisional”.
Por otra parte, es importante tener en cuenta que en el caso de que se trata de una empresa en sociedad, la misma debe inscribirse en el Registro Público de Comercio, ya que esto es imprescindible para poder poner en marcha el negocio de acuerdo a los lineamientos de las leyes mexicanas.
Luego de la creación del Acta Constitutiva, deberemos realizar la inscripción de nuestra empresa en el Registro Federal de Contribuyentes, ya que este trámite es el que nos permitirá obtener la cédula de identificación fiscal con el RFC correspondiente.
Es por ello que recomendamos elegir un notario que posea autorización para expedir dicha célula, ya que esto no sólo nos ahorrará tiempo, sino también dinero. Tengamos en cuenta que es este caso, podremos tener en nuestras manos simultáneamente el Acta Constitutiva y la cédula.
Pero ¿por qué es tan necesaria la célula de identificación fiscal del RFC? Pues bien, porque con ella podemos comenzar a iniciar diversas operaciones relativas a nuestro futuro negocio, tales como imprimir facturas y abrir cuentas bancarias, entre otros.
En este punto es importante recordar a los empresarios mexicanos que la cédula de identificación fiscal que ha sido emitida por un notario tiene una función provisoria, ya que luego de transcurridos tres meses pierde su vigencia. Por ello es importante que la empresa comience lo antes posible todos los trámites referentes a la obtención de la célula definitiva.
Si por el contrario, hemos elegido realizar el acta a través de un notario que no posea la autorización correspondiente, el trámite de la cédula de identificación fiscal deberá ser realizado por nosotros en la Oficina de Hacienda que corresponda a nuestro domicilio fiscal. Para ello podemos hallar más información en este enlace.
Paralelamente a la creación del Acta Constitutiva y la obtención de la célula de identificación fiscal, deberemos cumplimentar con otro requisito administrativo que suele ser requerido en México, y que varía levemente dependiendo del distrito en el cual se haya asentado el domicilio fiscal de nuestra nueva empresa.
En este sentido, deberemos gestionar una serie de trámites ante las autoridades correspondientes, que nos permitan obtener las diversas licencias que suelen ser solicitadas en cada distrito mexicano, tales como habilitaciones municipales, licencias de salubridad, de utilización del suelo, de responsabilidad social corporativa, e incluso de funcionamiento del nuevo emprendimiento.
Asimismo, nuestra empresa deberá ser registrada ante la Cámara de Comercio que corresponda, o bien a través del Sistema de Información Empresarial mexicano, para lo cual podemos obtener más información al respecto en este enlace.
El paso siguiente será analizar cuidadosamente cuáles son los activos tangibles o intangibles de la empresa que requieren de protección ante el Instituto Mexicano de Propiedad Industrial (IMPI), en base a la Ley de Propiedad Industrial, y posteriormente realizar los trámites necesarios para su inscripción. Tengamos en cuenta que el IMPI es en definitiva la dependencia gubernamental mexicana cuya principal función reside en proteger y fomentar la propiedad industrial. Más información al respecto en este enlace.
En el caso de que nuestra empresa requiera de importación de materia prima o bien hayamos incluido la posibilidad de exportar nuestro producto fuera de las fronteras del país, será necesaria que la compañía sea registrada en el Padrón de Importadores, y obtener allí el registro general de acuerdo al tipo de producto, en base a las normas oficiales mexicanas.
Para llevar a cabo este trámite, se recomienda el asesoramiento de un especialista en comercio exterior, ya que esto nos permitirá ahorrarnos tiempo y posibles dolores de cabeza, sobre todo si no somos profundos conocedores de las reglamentaciones vigentes en este ámbito.
Otro aspecto fundamental para concretar la creación de una empresa en México es la definición especifica del esquema de empleo, con el fin de poder contar con un organigrama adecuado de cuáles son las funciones puntuales de cada uno de los puestos de trabajo en la compañía.
Asimismo, es sumamente importante crear un convenio de trabajo que nos sirva de base para la contratación final de los empleados, el cual deberá definirse de acuerdo a las actividades que vaya a desarrollar nuestra empresa.
Claro está que se incluye en este punto la realización de las inscripciones y trámites pertinentes para poder funcionar bajo el marco legal correspondientes, ya que la empresa debe cumplir con leyes laborales y de seguridad social. Por ello, deberemos inscribirnos en el registro del Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y obtener el número de identificación patronal. Más información en este enlace.
Paralelamente a estos trámites mencionados, y luego de haber obtenido la célula de identificación fiscal provisoria, debemos imprimir facturas, las cuales deben ser confeccionadas e impresas por un impresor autorizado.
Al mismo tiempo es conveniente llevar a cabo la apertura de cuentas bancarias. En este sentido, es importante destacar que en el caso que vayamos a realizar operaciones en mercados internacionales, se recomienda la apertura de alguna cuenta en dólares que permita la emisión y el depósito de cheques es esta moneda.
Por último, desde el momento mismo de la creación de la empresa, y antes de que esta comience a dar sus primero pasos, es conveniente definir y plasmar un detallado manual de políticas y procedimientos internos, que sea difundido entre los empleados y socios de la compañía, con el fin de que dichos aspecto sean implementados correctamente, y de esta forma la empresa sea transparente y seria.
