Que es un Organigrama de una Empresa

El organigrama de una empresa consiste en la representación gráfica de la estructura de la empresa, de manera que no sólo representa a los empleados y recursos humanos de la empresa, sino que también representa las estructuras departamentales, además de ser un buen esquema de las relaciones jerárquicas y competenciales dentro de la empresa.

Como en todo en la vida, una buena organización es fundamental para alcanzar el éxito. Cada nivel de tareas a lo largo de toda la estructura de la empresa debe estar claro, y para ello hay que definir quién forma parte y cuál es el cometido de los diferentes elementos del organigrama.

El organigrama de una empresa define los roles y responsabilidades de cada miembro de la estructura, su importancia es tal que llega a marcar la cultura laboral y la forma de trabajar dentro de la empresa.

Hoy hablamos de organigramas, de cómo puede ser la estructura orgánica de una empresa y de qué se necesita para implementar una buena estrategia de organización en la empresa. ¡Empezamos!

¿Qué es un organigrama?

El organigrama es una representación gráfica informativa, pero también sirve para conocer los niveles de jerarquía, relaciones entre empleados y la estructura de la empresa. Esta organización es fundamental para el buen funcionamiento de la empresa y debe adaptarse a sus necesidades. Por tanto, el organigrama de una empresa es imprescindible para su éxito.

Por tanto, cada empresa tendrá un propio organigrama que dependerá fundamentalmente de la labor, el volumen que soporte y la cultura empresarial. Una mala estructura de la organización puede llevar a una empresa a la ruina, pues está muy relacionada con la eficiencia (no solo de los recursos humanos, sino de todos los recursos de la empresa) y de los costes asociados.

Para qué sirve el organigrama en un empresa

Tanto en grandes como en pequeñas empresas, así como en negocios unipersonales un organigrama bien definido facilita la gestión tanto del día a día como la organización estratégica.

En el caso de un negocio unipersonal, el organigrama definirá los diferentes roles que el empresario debe asumir en cada momento. Un buen trabajo de organización empresarial debe tener en cuenta las tareas designadas en casa escalón del organigrama.

Beneficios

• Objetivos: un organigrama ayuda a precisar el camino a seguir para la consecución de los objetivos de la empresa.
• Promoción: el organigrama deja claro cuáles son los canales de ascenso en la empresa. Lo que puede ser motivador para los empleados.
• Relaciones: muestra cuál es la cadena de mando y la relación entre los departamentos.
• Funciones: divide y reparte el trabajo a realizar en toda la organización.
• Información: en el caso de empresas de gran tamaño el organigrama es muy útil para saber qué hace cada sección. Importante para saber a quién acudir ante un problema.
• Supervisión: facilita las tareas de control y supervisión de los mandos intermedios

Desventajas

• Relaciones informales: un organigrama no define todos los canales de comunicación en una empresa. La comunicación informal, a menudo, es más importante que la cadena formal de flujo de información.
• Factor humano: el salto del papel a la realidad siempre trae sorpresas, no todo se puede planificar.
• Actualización: La empresa es un ente vivo que debe adaptarse constantemente, de ahí la importancia de mantener el organigrama actualizado, si no, será inútil.

Teniendo esto en cuenta existen algunos tipos de organigrama de una empresa más comunes que utilizan la mayoría de las organizaciones, pero cada una de ellas debe adaptar el suyo a sus exigencias. La estructura organizativa de la empresa es uno de los pilares fundamentales y su modificación supone un cambio sustancial en la forma de trabajar de la organización.

El organigrama de una empresa según Mintzberg

Para hablar del organigrama de una empresa o de su estructura organizativa, los expertos nombran a Mintzberg, quien identifica que en la empresa puede haber 5 tipos de elementos:

Elementos de un organigrama:

• El ápice estratégico: se considera que entra en este grupo la parte de la alta directiva de la empresa. Son los encargados de la mayoría de tomas de decisiones, o de al menos las decisiones más significativas de la organización.
• La línea media: como su propio nombre indica incluye a todos los mandos intermedios de la empresa. Se puede decir que son el enlace entre la alta dirección y la línea de operaciones de la organización, por lo que la importancia de la comunicación es altísima.
• El núcleo de operaciones: lo forman los trabajadores que están relacionados directamente con la producción del bien o del servicio y su distribución.
• La tecnoestructura: son analistas externos a la directiva de la empresa que se dedican a analizar y a presentar los cambios en la estructura de la empresa sea más eficaz. En algunos casos será necesario una ampliación, una reducción o incluso una reestructuración.
• El staff de apoyo: son una parte de la empresa que no colaboran directamente en la realización de la actividad, sino que se dedican a funciones de apoyo para un mejor rendimiento. En muchas ocasiones, no forman parte de la empresa y se subcontratan.

Hay que tener en cuenta que no todos los elementos tienen porque aparecer en el organigrama de una empresa, sino que solo se debe hacer uso de los estrictamente necesarios. Tan negativo es para una empresa contar con un organigrama escaso como con uno demasiado amplio en el que no haya comunicación.

Qué tipo de organigrama de una empresa son los más comunes según Mintzberg

Conociendo cuáles son los elementos que se pueden incorporar a un organigrama y teniendo en cuenta que cada empresa puede elaborar el que más le convenga; sí que es cierto que existen algunos modelos de organigramas para algunos tipos de empresas. En habitual ver este tipo de organigramas base adaptados a la empresa según lo que necesite.

La estructura simple (organigrama simple)

La más frecuente cuando hablamos de pequeñas y medianas empresas. En la estructura existen algunos directivos y el núcleo de operaciones, y no cuentan con los demás elementos posibles en el organigrama.

Esta estructura hace que la comunicación de los altos directivos con los operarios sea fluida, un punto imprescindible cuando hablamos de empresas nuevas que se están adaptando al entorno y necesitan ser flexibles.

Por tanto, es normal utilizar este tipo de organigramas en empresas pequeñas y/o de reciente creación, pero será necesario ir modificando la estructura según se vaya ampliando la capacidad de la organización.

La burocracia maquinal

Es una de los organigramas más utilizados cuando la empresa ya ha alcanzado su madurez y se dedican a trabajos sencillos y muy repetitivos. Exige un mayor análisis ya que es el organigrama más utilizado.

Debido a que la complejidad que tienen los operarios para desarrollar su trabajo es mínimo, el poder de actuación que tiene tanto los trabajadores como la línea media es mínima.

Por tanto, en este tipo de organizaciones contamos con:

• Un núcleo de operaciones con escasa formación debido a que realizan tareas sencillas y no toman decisiones.
• Una línea media muy pequeña, que fundamentalmente supervisa el trabajo del núcleo de operaciones de forma directa. Además, suelen estar en constante contacto con la tecnoestructura, para informar de los problemas que aparecen en la producción.
• La tecnoestructura cuenta con buena parte de la relevancia debido a que en este tipo de organizaciones es muy importante que el trabajo esté muy mecanizado.
• El staff de apoyo suele estar dentro de la organización debido a que es importante tener muy controlado toda actividad que ocurre en la empresa.
• El ápice estratégico tiene como labor fundamental mejorar la eficiencia y el rendimiento del núcleo de operaciones. La toma de decisiones es tomada por los altos directivos, pero es la línea media y el núcleo de operaciones quienes las ponen en marcha.

La burocracia profesional

Está indicado en empresas cuyo sector y entorno es muy complejo y necesita de una supervisión continua. Los trabajadores del núcleo de operaciones realizan su labor de forma autónoma, por lo que la coordinación por parte de la línea media y la supervisión por parte de la tecnoestructura es fundamental, aunque no debe ser demasiado amplia.

Lo que si se tiene muy en cuenta en este tipo de organigrama es el staff de apoyo, que en muchas ocasiones acaba fusionándose con la línea media, ya que es una parte fundamental para la buena coordinación de la empresa.

En esta estructura el ápice estratégico toma las decisiones para la organización y ampliación de la empresa, basándose en los datos ofrecidos por la tecnoestructura y teniendo comunicación directa con la línea media.

Forma divisional

Podemos decir que la forma divisional es propia de las empresas grandes que necesitan una estructura más compleja por el tipo de trabajo que realizan o por su extensión.

Hablamos de un organigrama de la empresa en la que contamos con una estructura en la que aparecen todos los elementos que hemos comentado anteriormente, pero el núcleo de operaciones está formado por otras estructuras organizativas completas. Por tanto, tenemos una jerarquía en la empresa muy amplia, ya que dentro del núcleo de operaciones tendremos otras subdivisiones que tendrán su propia organización.

Estas subdivisiones no tienen porqué ser iguales entre ellas, de hecho, lo habitual es que se trate de estructuras diferentes dependiendo de las necesidades que tenga la empresa con respecto a esa línea de la organización.

En este tipo de organigramas es muy importante la comunicación. Al ser estructuras muy amplias se hace necesario que la comunicación de la línea media sea un intermediario perfecto. Además, la tecnoestructura debe ser capaz de supervisar y controlar todas las gestiones que se realizan en la organización, por lo que tendrá gran complejidad.

Adhocracia

Sin duda puede ser considerada una estructura de empresa compleja para un organigrama de una empresa amplia, que tiene la capacidad de utilizar la innovación tecnológica porque son utilizadas por organizaciones que cuentan entre sus filas con expertos en distintas materias.

La gran especialización por parte del núcleo de operaciones hace que sea muy complejo para la línea media gestionarlos y al ápice estratégico la toma de decisiones. Por tanto, el núcleo de operaciones cuenta en esta empresa con un amplio margen de maniobra, funcionando en muchas ocasiones como asesores y tomando ellos mismos sus propias decisiones.

Por tanto, mientras que en otros organigramas, como en la burocracia maquinal, la coordinación y la precisión son la parte estrella. En este tipo de organización el gran valor se encuentra en el núcleo de operaciones, actuando en muchas ocasiones como directivos.

Otros tipos de organigramas

Además de los organigramas empresariales de Mintzberg, otros autores definen además:

Organigrama de una empresa funcional

Es una forma de organización en la empresa que clasifica a los empleados basándose en su función en la empresa. En un organigrama funcional cada sección o departamento cuenta con un responsable que es experto en la tarea en concreto.

Este tipo de organigrama también se conoce como de silo, donde cada departamento es independiente y la comunicación fluye desde la persona responsable.

Para entenderlo puedes imaginarte las diferentes funciones en una empresa, producción, marketing, contabilidad, recursos humanos…A su vez, dentro de producción puede haber nuevas divisiones como documentación, taller, ingeniería, mecánica o electrónica.

Ventajas

• Homogéneo: los empleados son agrupados por sus habilidades comunes.
• Claro: los roles están muy definidos, lo que facilita identificar responsabilidades.
• Trabajo único: no existe el riesgo de trabajo duplicado ya que cada departamento del organigrama tiene una función propia.

Desventajas

• Monótono: con frecuencia el trabajo es repetitivo
• Costoso: la especialización de los trabajadores suele acarrear sueldos más altos.
• Comunicación: esta solo circula desde los responsables de departamento, lo que tiene el riesgo de ser muy pobre.
• Egoísta: cada departamento tiende a buscar su propio beneficio, sin tener en cuenta los problemas y necesidades de los otros.
• Rígido: es un sistema de organización poco flexible a los cambios.

Organigrama de una empresa divisional

La estructura consiste en grupos paralelos enfocados en un producto o servicio. Cada división tiene una serie de funciones necesarias para la obtención del producto. A diferencia de la organización funcional, de la dirección de cada división se encarga una persona que no es experta en cada una de las funciones.

Existen varias opciones de división:

• Geográfica: cada país o área geográfica se organiza de forma independiente.
• Cliente: el organigrama se divide en función del consumidor final. Imagínate empresas con varios perfiles de clientes donde cada división se enfoca en solo uno. El cliente final puede ser una gran empresa, o empresarios individuales, o familias…
• Producto: cada división se encarga de la producción completa de un producto o servicio. Puedes imaginarte una empresa con productos tan diferentes que han de funcionar de forma independendiente. Por ejemplo una empresa como Samsung que fabrica móviles, televisores y en Corea es hasta una marca de ropa.

Dentro de la misma empresa pueden coexistir diferentes divisiones. Es frecuente la combinación en el organigrama de una división geográfica por un lado y de producto por otro.

Además, también es habitual integrar un organigrama funcional dentro de cada división. Por ejemplo, una división que se encarga de un producto puede tener su propio departamento de marketing, producción, etc.

Ventajas

• Delegar: los responsables de división, al no poder ser expertos en cada una de las funciones, han de delegar en los empleados.
• Creatividad: disfrutar de más autonomía transmite confianza y aporta libertad creativa a los trabajadores.
• Cercanía al cliente: das decisiones importantes se toman más cerca del cliente final. Conocer bien al consumidor ofrece una mejor perspectiva.
• Reacción: un organigrama divisional facilita la reacción independiente de cada sección en caso de necesidad.

Desventajas

• Economías de escala: cada división funciona como una pequeña organización. Esto es un inconveniente, sobre todo, para el departamento de compras dentro de la división.
• Duplicidad: dentro de la misma empresa cada división puede tener su propio departamento de marketing o recursos humanos, lo que genera duplicidad de costes.
• Estrategia: es difícil establecer una estrategia global para una empresa con divisiones muy variadas.

En muchas ocasiones, debido a limitaciones geográficas o de producto, un organigrama divisional es la única opción viable.

Organigrama de una empresa matricial

Trata de aprovechar lo mejor de los organigramas empresariales anteriores. A pesar de su dificultad de implantación es perfecto para entornos cambiantes y de gran incertidumbre.

Un organigrama de empresa matricial utiliza los dos criterios anteriores, funcional y divisional. Se basa en el trabajo por proyectos. Utiliza especialistas de diferentes funciones que trabajan en uno o más proyectos independientes a la vez.

Los responsables en un organigrama matricial son los jefes de proyecto, que es la persona encargada de hacer avanzar el proyecto usando los recursos funcionales de la empresa.

Los empleados en un organigrama matricial deben responder, por un lado, ante el responsable de su departamento funcional y , por otro, ante el responsable de proyecto.

Ventajas

• Especialización: a pesar de trabajar en diferentes proyectos su función siempre es la misma, lo que permite la especialización de los trabajadores.
• Enriquecimiento: el contacto directo con empleados de otras funciones dentro del proyecto es enriquecedor tanto para el trabajador como para la empresa.
• Comunicación: los canales de comunicación, tanto formal como informal, se multiplican.

Además de estas y otras ventajas, como la fllexibilidad, la estructura orgánica de una empresa de este tipo también tiene algunos obstáculos.

Desventajas

• Gestión de recursos: en un organigrama matricial con diferentes proyectos, la asignación efectiva de los recursos es muy compleja.
• Conflictos de intereses entre proyectos: los líderes de proyectos pueden ser egoístas y anteponer el éxito de su proyecto a la estrategia global.
• Cadena de mano: la duplicidad de responsables puede ser un arma de doble filo.

¿Qué organigrama de una empresa es el más utilizado?

Cuando hablamos de empresas de reciente creación es habitual que elijan estructuras simples, con un organigrama en la que aparecen los altos cargos (que en muchos casos tan solo será el propietario o gerente) y los empleados. Pero una organización que se expande es imprescindible que tenga en cuenta que su organigrama tiene que cambiar.

Muchas empresas pueden pensar que la organización del organigrama de una empresa se puede realizar sobre la marcha y no pueden estar más equivocados. Un organigrama de la empresa no trabajado supone casi siempre una deficiente comunicación entre las partes de la empresa y unos costes más elevados debido a que la eficacia se puede mejorar.

Existen otros tipos de organigramas de una empresa, pero probablemente la de Mintzberg es la más conocida ya que es fácilmente aplicable a la gran variedad de empresas que existen.

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