¿Qué Necesitas?
Definición del personal de una empresa y descripción de los puestos de trabajo
Antes de contratar a una persona tienes que tener claro para qué la quieres. Por eso lo primero de todo es definir qué trabajadores quieres y cuáles van a ser sus funciones. Esto es lo que se conoce como descripción de los puestos de trabajo. Vamos a trabajar con el ejemplo del personal de una empresa de transporte. Comenzamos definiendo qué áreas tendrá la compañía:
- Gerencia.
- Calidad.
- Departamento administrativo y contable.
- Departamento de recursos humanos (RRHH).
- Departamento de transporte.
La gerencia de la empresa estará compuesta por el propio gerente. Habrá más personas en función del tamaño de la empresa. En los departamentos de calidad, administrativo y RRHH hay un responsable que supervisa a varios trabajadores de oficina. En el departamento de transporte está el responsable del departamento y el resto son el jefe de tráfico, los mozos de almacén y los chóferes. En la descripción de los puestos de trabajo debe figurar lo siguiente:
- Misión.
- Responsabilidades, competencias y tareas.
- Si requiere disponibilidad para viajar o traslados.
- Relaciones con otros departamentos.
- Formación académica o complementaria inicial que se exige para desempeñar el puesto.
- Horario de desempeño, incluyendo si existen limitaciones para el disfrute de las vacaciones.
- Ambiente en que se desarrolla el trabajo y posibles riesgos.
- Documentos con los que se trabaja.
- Otras observaciones que merezca la pena mencionar.
Después de definir qué funciones desempeñará el personal de tu empresa tienes que definir cómo vas a buscarlos. Es decir, necesitas tener claro cómo vas a llevar a cabo la selección de personal. Una vez tengas a los trabajadores en la empresa, ¿sabes qué tipo de contrato vas a hacerles? Hay muchas modalidades de contratos, pero si quieres retener el talento debes buscar aquella modalidad que proporcione estabilidad y fidelización. Ya sabes que estos dos factores juegan en pos de la motivación de los trabajadores y esto redunda positivamente en su productividad. Hay muchos tipos de contrato, así que debes estudiarlos con detalle. Otro detalle que debes contemplar es la posibilidad de externalizar algún servicio o departamento, lo que se llama externalización de funciones o outsourcing. En el ejemplo que hemos planteado tenemos una serie de departamentos, pero hay empresas que externalizan algunos de ellos, como puede ser la parte de selección de personal o la parte contable y financiera. Lo que casi todas las empresas subcontratan es la limpieza. Casi ninguna contrata personal de limpieza sino que las personas que realizan este trabajo están contratadas por empresas especializadas en esa labor. Una vez que se tienen claros los puestos de trabajo, sus funciones y cuántos trabajadores se necesitan hay que diseñar el organigrama de la empresa.
Organigrama de la empresa
El organigrama es la representación gráfica de la estructura de una compañía. En esta estructura se ven los departamentos existentes, los niveles jerárquicos, la relación entre estos niveles jerárquicos y el personal que tiene más autoridad. El objetivo de un organigrama es informativo. Hay distintos tipos de representación gráfica para un organigrama, pero la más frecuente es la representación vertical. En esta representación se muestran los niveles de autoridad y relaciones jerárquicas como una pirámide. Así, en la parte superior del organigrama está la gerencia y por debajo el resto de los departamentos. 
Trámites que se deben realizar antes de contratar personal en una empresa
Antes de que la empresa comience con su actividad y empiece a contratar trabajadores tiene que realizar los siguientes trámites:
- Inscripción en la Seguridad Social.
- Cotización en la Tesorería General de la Seguridad Social.
- Registro de los contratos de los empleados en el Servicio Público de Empleo en el plazo de 10 días tras su celebración.
- Si los trabajadores contratados no han trabajado nunca no estarán dados de alta en la Seguridad Social, por tanto el empresario debe proceder a su afiliación. Si ya estaban afiliados solo hay que registrar su contrato.
Esto son los trámites básicos que tienen que cumplir todas las empresas. También hay otros más específicos que dependen de la forma jurídica de la compañía y del tipo de actividad.
Normativa laboral existente en España
En todas las empresas es obligatorio cumplir la normativa laboral actual, que detallamos bajo estas líneas:
- Constitucion Española de 1978.
- Estatuto de los Trabajadores.
- Ley General de la Seguridad Social (Real Decreto Legislativo 8/2015)
- Ley Orgánica 3/2007 para la Igualdad Efectiva de Mujeres y Hombres.
- Ley 31/1995 de Prevención de Riesgos Laborales.
- Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (Real Decreto Legislativo 5/2000)
- Convenios colectivos.
Los convenios colectivos varían dependiendo de la actividad de la empresa.
El bienestar del personal en las empresas
Si preguntas a cualquiera qué es lo que más valora de su trabajo, seguro que uno de los factores más mencionados es el buen ambiente laboral. Esto es, tener compañeros con los que te llevas bien y que haya ayuda mutua en las tareas cotidianas. El buen clima laboral depende del propio trabajador y de los responsables de la empresa. La organización del trabajo también tiene mucho que ver. Para que un trabajador se sienta motivado tiene que ver que la empresa funciona bien y para esto hay que cuidar:
- Comunicación: los canales de comunicación tienen que ser adecuados, evitando duplicidades y asegurando que el mensaje llegue a todos.
- Estilo de mando: lo mejor es que el estilo sea democrático.
- Transparencia en la información.
- Buena coordinación entre departamentos.
- Fomento de la conciliación laboral y familiar.
Para retener el talento hay que esforzarse para que el personal de la empresa esté motivado. Para ello, además de los puntos anteriores, es importante que las tareas de los trabajadores supongan un reto y de esta forma huir de la monotonía.
¿Qué crees que es lo más importante para el personal de la empresa?
Incorporar personal a las empresas no es tarea fácil. Antes de contratar a cualquiera hay que tener definido qué funciones tendrá y cómo se va a seleccionar. Una vez definido esto hay una serie de trámites que hay que cumplir y también es muy importante el desarrollo del talento, de tal forma que los mejores trabajadores no se vayan a la competencia. Por desgracia, todavía las empresas españolas no están suficientemente concienciadas de la necesidad de que el personal de la empresa esté a gusto, especialmente las empresas pequeñas o medianas. De todos modos parece que esto va cambiando poco a poco. ¿Tienes experiencia contratando trabajadores? ¿Qué es lo que más valora el personal de la empresa? Anímate a dejar en los comentarios tu aportación a este debate tan interesante.