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Plan de continuidad del negocio: qué es y cómo elaborarlo con éxito

plan de contingencia y plan de continuidad

¿Te imaginas que de repente ocurre algo inesperado que afecta de lleno a tu negocio? ¿Estarías preparado para afrontarlo? Todo puede pasar y para mitigar las consecuencias lo máximo posible necesitas un plan de continuidad. Todas las empresas pueden tener malos momentos que regularmente se asocian a los ciclos de la economía. Pero no solo es eso lo que se debe tener en cuenta. Sin ir más lejos, el año 2020 viene marcado por la llegada del coronavirus, motivo por el cual se han decretado estados de alarma en muchos países con el consiguiente parón de muchas empresas. Esto no depende de ti ni de los vaivenes de la economía, pero igualmente es una contingencia para la que hay que estar preparado, de tal forma que afecte lo mínimo posible. Y para afrontar esto hay que tener un plan de contingencia y continuidad del negocio. No te vayas porque te vamos a explicar paso a paso cómo elaborar dicho plan.  

👉 Qué es un plan de continuidad del negocio

Comenzamos el tema con la definición de plan de continuidad de negocio que tomamos de la Wikipedia:

Un plan de continuidad del negocio es un plan logístico para la práctica de cómo una organización debe recuperar y restaurar sus funciones críticas parcial o totalmente interrumpidas dentro de un tiempo predeterminado después de una interrupción no deseada o desastre.

En otras palabras, el plan de continuidad es cómo las empresas se preparan para sucesos futuros que puedan ponerla en peligro. Las situaciones que pueden amenazar la misión de una empresa son muchas y entre ellas están incidentes a nivel local como incendios, inundaciones o terremotos. Pero tambien podemos encontrarnos con sucesos a nivel nacional e incluso internacional. Un ejemplo del incidente a nivel internacional son las pandemias como la del coronavirus en el año 2020.  

👉 Cómo hacer un plan de continuidad del negocio

Lo primero que se debe hacer es determinar qué es aquello de lo que no se puede prescindir porque si se hace afectará mucho a la empresa produciendo una detención inmediata de la actividad. Después se siguen los siguientes pasos para elaborar el plan.  

✅ 1. Análisis de la compañía

En este análisis hay que tomar procesos, tecnologías y recursos para comprender las circunstancias de la empresa. Para conseguir esto son necesarias las siguientes tareas. Reuniones: hay que reunirse con los usuarios finales de los procesos críticos recopilando toda la información sobre el funcionamiento de los mismos. Analizar el impacto sobre la empresa: este análisis se hará a partir de la información recopilada en el punto anterior. De aquí se sacará un documento de los procesos que se encuentren en el alcance del proyecto. Este documento contará con la siguiente información sobre cada proceso:

  • Tiempo de recuperación.
  • Tiempo máximo en el que un servicio puede estar caído antes de que se produzcan consecuencias desastrosas.
  • Impacto que tendrá sobre la empresa la pérdida de datos.
  • Recursos humanos y tecnologías empleadas para que el proceso funcione en periodo de contingencia.
  • Dependencia de otros procesos, tanto internos como externos.
  • Nivel mínimo de recuperación del servicio para que una actividad se considere recuperada.
  • Determinación que tiene la pérdida de datos sobre la actividad de la empresa.

Con esta información sabremos qué procesos y aplicaciones son prioritarios para ser recuperados. Análisis de riesgos: aquí se trata de estudiar las amenazas a las que está expuesta la empresa, las posibilidades de que dichas amenazas se hagan realidad y el resultado su llegan a producirse. Una vez estudiado esto se establecerá un plan de medidas para mitigar estos posibles riesgos.  

✅ 2. Planificación de las estrategias de continuidad

En esta fase la compañía ha de determinar cómo recuperar un sistema o proceso para evitar que la crisis ocurrida lo eche a perder de forma irreversible.  

✅ 3. Respuesta a la contingencia

En este momento es cuando se ponen en marcha las medidas planificadas en la fase anterior. Además, esta respuesta a la contingencia tiene que registrarse en los siguientes documentos:

  • Procedimientos técnicos de trabajo: en ellos se describen las acciones que se llevarán a cabo para la recueración de un sistema.
  • Plan de crisis: este plan evita la toma de decisiones precipitada que empeoren la situación.
  • Planes operativos de recuperación de entornos: se trata de planes en los que se especifica en qué entorno se va a aplica.

 

✅ 4. Comprobación y actualización

Es necesario comprobar que el plan de continuidad está funcionando así como tenerlo actualizado. Para ello habrá que realizar pruebas y registrar los resultados en informes. También se registrarán las incidencias con el fin de aplicar medidas correctoras.  

✅ 5. Concienciación

Esta última fase consiste en la puesta en funcionamiento de medidas que fomenten la conciencia de los trabajadores acerca de los planes de continuidad elaborados y aplicados.  

👉 Ejemplo de un plan de continuidad de negocio

En cuanto al plan de contingencia y continuidad de un negocio, te mostramos en este vídeo el caso de éxito ccorrespondiente a una fábrica de calzado. La razón de la aplicación de un plan en este caso estuvo originada por los retrasos en las entregas de mercancía, lo cual ponía a la empresa en una situación crítica frente a sus clientes. En el vídeo verás los análisis que se hicieron y las decisiones y mejoras que tomaron. Una de ellas fue cambiar de empresa de transporte porque la que tenían había bajado la calidad de su servicio y tenía retrasos. Te recomendamos de todas formas ver el vídeo para que te hagas una idea del diseño y la aplicación del plan de contingencia. https://www.youtube.com/watch?v=h7DdkUuqvY8  

👉 ¿Tienes ya preparado tu plan de continuidad?

Cualquier compañía tiene que estar preparada para afrontar cualquier situación que pueda afectar a la marcha de sus actividades. Por eso, el establecimiento de un plan de continuidad dirigido a minimizar el impacto de cualquier tipo de contingencia proporcionará mayor seguridad y capacidad de respuesta ante cualquier crisis. ¿Ya has trazado el plan de continuidad en tu negocio? Si todavía no lo has hecho, ¡no lo dejes pasar! Te esperamos en los comentarios para que nos cuentes cómo afecta a tu empresa la crisis del coronavirus y si tenías un plan de contingencia para saber cómo solucionar estos casos.