¿Qué Necesitas?
¿Qué es un presupuesto por programas?
Comenzamos como de costumbre con una definición:
El presupuesto por programas es un sistema para alcanzar fines, metas, propósitos y objetivos propuestos, los cuales constituyen la planificación de las políticas y la asignación presupuestaria de recursos.
Este modelo de presupuesto muestra en tiempo real el avance de los programas mediante seguimiento y acompañamiento con el fin de reorientarlos si es necesario de acuerdo con los objetivos establecidos. Mencionamos en la introducción cuando se implantó el uso del presupuesto por programas en Estados Unidos y a continuación veremos cómo y cuando fue la implantación en España.
El presupuesto por programas en España
La metodología del presupuesto por programas se introdujo en España por primera vez en los Presupuestos Generales del Estado de 1984. El presupuesto por programas se aplica fijando los objetivos de la actividad del sector público en primer lugar. Los objetivos que se establezcan han de reflejar las necesidades de la ciudadanía. Cuando se conozcan los objetivos y las necesidades es cuando se diseñarán los programas que conducirán al logro de estos objetivos. Uno de los elementos más complicados es el establecimiento de indicadores de eficacia para evaluar la consecución de los objetivos. La reforma presupuestaria que condujo al uso del presupuesto por programas causó mucho entusiasmo pero por otra parte se encontraron problemas para su implantación exitosa debido a una serie de aspectos que no fueron tenidos en cuenta. Para aplicar la técnica del presupuesto por programas es necesario conocer los costos de los programas y centros gestores, aspecto que no se había observado en España. Otras dificultades fueron:
- Dificultad para definir indicadores de eficacia.
- Premura en la implantación.
- Ausencia de personal cualificado.
- Dificultad en la definición de los programas.
También se definió en España un sistema de seguimiento de objetivos y programas como forma de analizar las desviaciones entre previsiones y realizaciones. Dicho sistema de seguimiento vio la luz mediante la Orden del Ministerio de Economía y Hacienda de 11 de abril de 1989. Cada programa presupuestario o plan de actuación tendrá un informe de control financiero que emitirá la Intervención General del Estado (IGAE) y remitirá al Ministro de Economía y Hacienda, al Presidente de la Comisión de Análisis de Programas y al Director General de Presupuesto. Además el IGAE redactará un informe anual que será un resumen de los resultados de los controles financieros de programas y lo presentará al Consejo de Ministros.
Diferencias entre presupuesto tradicional y presupuesto por programas
Para comparar ambos presupuestos vamos a ver en primer lugar en qué consiste un presupuesto tradicional. El presupuesto tradicional se basa en la adquisición de bienes y servicios según su naturaleza o destino. Es un plan numérico en el que se asignan recursos a actividades. Su forma final es una lista de los posibles ingresos y gastos que se recaudarán en un periodo de tiempo. Las diferencias entre ambos presupuesto tienen que ver con los siguientes aspectos:
- Finalidad: en el presupuesto tradicional la finalidad está en lo que se compra, mientras que en el presupuesto por programas la finalidad está en lo que se hace.
- Identificación de objetivos y metas: el presupuesto por programas identifica las metas relacionadas con los planes, mientras que el presupuesto tradicional no permite hacerlo.
- Naturaleza del proceso: un presupuesto tradicional es mecánico y uno por programas se basa en técnicas.
- Sistemas de clasificación: el presupuesto por programas utiliza sistemas de clasificación que facilitan el análisis de la política fiscal. El presupuesto tradicional se basa en clasificaciones por objeto de gasto e institucionales que no aportan a la política fiscal.
- Conexión con la planificación: el presupuesto tradicional a veces ni considera la planificación, sin embargo el presupuesto por programas es parte de la planificación.
Ejemplo de un presupuesto por programas
Para ver un ejemplo explicamos las etapas de implantación en el caso de presupuestos del Estado.
- Fijación de las partidas para inversiones y fondos de comsumo.
- Establecimiento de cuotas para distribución de los recursos en los departamentos.
- Elaboración de programas de trabajo junto con la responsabilidad de cada funcionario.
- Definición de las metas que se quiere conseguir con cada programa.
- Establecimiento de indicadores de eficacia para evaluar los resultados que se van obteniendo con el programa.
- Elaboración de registros contables según la estructura de los programas.
Con todo lo que hemos visto pudiera parecer que todo son ventajas en el uso del presupuesto por programas pero, como todo, también tiene sus inconvenientes. El principal inconveniente viene con el sistema de medición de resultados, ya que no todas las actividades son medibles. De hecho hay actividades que se pueden considerar incluso inmateriales. Esto puede contribuir a que se dé mucha importancia a actividades que no la tienen y que no se conceda importancia a otras cosas muy importantes.
¿Has aplicado el presupuesto por programas en tu empresa?
Cierto es que el presupuesto por programas se ha hecho popular especialmente en la Administración Pública. No solo es popular, sino también obligatorio. No obstante, esto no significa que no pueda aplicarse en empresas privadas, y de hecho es bastante aconsejable porque permite identificar rápidamente las duplicidades y centrarse en las metas que se conseguirán, no tanto en los números como el presupuesto tradicional. ¿Cómo ha resultado la aplicación del presupuesto por programas en tu organización? Cuéntanoslo en el área de comentarios, vamos, que no se quede en blanco.