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Asistente virtual: qué es y qué pasos debes seguir para adentrarte en una de las profesiones con más proyección

asistente virtual

Los negocios online están cada vez más en auge. Emprender en la red está al alcance de muchas personas especialmente porque hay que invertir mucho menos dinero que para crear un negocio tradicional. Este ahorro viene sobre todo por la posibilidad de trabajar desde casa o desde un espacio de coworking. El trabajo desde casa tiene la ventaja de no estar sujeto a los horarios de oficina, pero a cambio tienes más dificultades para organizarte porque es más difícil separar el trabajo de la vida familiar. Al principio comienzas haciendo casi todo tú pero llega un momento en que el negocio empieza a crecer y necesitas colaborar con otras personas. Una de las figuras más importantes con las que puedes contar es el asistente virtual. Los asistentes virtuales está siendo cada vez más relevantes en los negocios online. Incluso se están convirtiendo en los brazos derechos de los emprendedores. Por eso en este artículo te hablaremos de ellos. Te explicaremos qué es un asistente virtual, qué tareas realiza y cómo puedes llegar a convertirte en uno de ellos.

¿Qué es un asistente virtual?

Muchas personas no saben qué es ni conocen la labor de un asistente virtual, pero lo cierto es que esta profesión tiene más rodaje de lo que muchos piensan. Comenzamos con una definición de asistente virtual, que nos da Asociación Internacional de Asistentes Virtuales:

Los asistentes virtuales son profesionales independientes que prestan servicios de soporte administrativos, creativos y técnicos a múltiples clientes en una variedad de industrias desde una ubicación remota, por lo general su hogar u oficina.

Es sorprendente que una profesión desconocida para muchos tenga incluso una asociación internacional. También hay que decir la la página web de la asociación está en inglés. En los paises anglosajones es mucho más común la figura del asistente virtual porque el emprendimiento digital empezó mucho antes. Y ya sabes que hay ciertas actividades que llegan antes al mundo anglosajón que a los países latinos. No obstante, como hemos dicho al principio, la cantidad de negocios online de habla hispana está creciendo tanto que cada vez se está demandando más la figura del asistente virtual en español. asistente virtual en español

¿Cómo surgió el trabajo de asistente virtual?

Es normal sorprenderse la primera vez que oyes que existe el trabajo de asistente virtual. Como antes adelantábamos, la idea surgió en Estados Unidos, donde se trata de una profesión muy popular. La asistencia virtual vino de la mano de Anastacia Brice. Ella trabajaba planificando viajes y como asistencia ejecutiva y decidió llevar su empleo a casa utilizando Internet y otras tecnologías para trabajar con clientes de todo el mundo. Posteriormente se dedicó a formar a personas interesadas en ser asistentes virtuales. Otra figura muy importante en el nacimiento y desarrollo de la asistencia virtual fue Christine Durst. Ella fundó la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales. Esta entidad se dedica a la formación y desarrollo de los asistentes virtuales y a dar a conocer al público esta profesión y sus funciones.

Funciones que realiza un asistente virtual

No es difícil imaginar qué hace un asistente virtual. Su trabajo diario es relativamente similar al que realiza un secretario en una empresa, pero con algunas peculiaridades que tienen que ver con las diferencias entre los trabajos tradicionales y los trabajos online. Lo más frecuente es que los asistentes virtuales trabajen desde su casa y sean profesionales autónomos. Las ventajas de este tipo de trabajo son las siguientes:

  • Se puede hacer desde casa.
  • Se puede desarrollar a tiempo parcial o acordar los horarios disponibles.
  • No se requieren grandes inversiones.

Algunas de las tareas que se realizan como asistente virtual son:

  • Todo tipo de comunicación con la gestoría del cliente.
  • Realización y envío de facturas.
  • Recepción de facturas de colaboradores y clientes.
  • Envío de presupuestos y seguimiento de los mismos.
  • Búsqueda de proveedores y comparativas de presupuestos.
  • Seguimiento de los clientes, especialmente con la intención de fidelizarlos.
  • Control de existencias.
  • Reclamaciones de pedidos.
  • Gestión de la bandeja de correo electrónico.
  • Mantenimiento y actualización de las bases de datos de clientes, proveedores y otras personas con las que se tiene contacto.
  • Llevar al día los archivos.
  • Encargo de tareas puntuales por teléfono, videoconferencia o chat. Esto sería como tener un secretario al dictado pero en otra ubicación.

Estas son las tareas que realiza cualquier secretario en un negocio tradicional y que también puede realizar cualquier asistente virtual desde su casa. Además, también puede ejercer funciones que van más allá, en las que se definiría como asistente virtual personal. Estas funciones son:

  • Gestión y planificación de agenda.
  • Planificación de viajes, reuniones y eventos.
  • Búsqueda de información para detectar a los mejores profesionales para colaborar.

Los profesionales que suelen tener asistentes virtuales son los emprendedores de negocios online, por eso también pueden requerir a sus asistentes que tengan conocimientos básicos de marketing online. Un emprendedor puede pedir a su asistente virtual la escritura de artículos para su blog, envío de newsletters y publicaciones en redes sociales.

Confusiones con respecto a la figura del asistente virtual

Ya que conoces las funciones que ha de realizar un asistente virtual, conviene que sepas qué no es un asistente virtual. Al ser una profesión todavía desconocida, hay muchas personas que la confunden con el telemarketing. Los teleoperadores que todos conocemos, que son los que se dedican a la venta por teléfono, pertenecen a empresas que se dedican exclusivamente a estas labores. No tienen nada que ver con los asistentes virtuales que, como hemos visto, realizan muchas más tareas y llegan a ser el brazo derecho de quien los contrata. También hay personas que piensan que un asistente virtual es una aplicación de móvil. Y es verdad que hay softwares a los que se llama asistentes virtuales pero no hay que confundir ambas cosas. asistente virtual españa

¿Cómo puedes convertirte en asistente virtual?

Trabajar como asistente virtual no es para cualquiera, básicamente porque cualquiera no puede desempeñar todas las labores que hemos descrito más arriba.

1. Para trabajar como asistente virtual necesitas formación

Lo primero que se necesita para trabajar como asistente virtual es la formación. Formarse continuamente es imprescindible para cualquier trabajo pero también hay que tener en cuenta de qué nivel se parte. Una de las cualidades que debe siempre mostrar un asistente virtual es la productividad, principalmente porque tu cometido va a ser ayudar a los negocios a ser más productivos. Por eso nunca está de más que hagas algún curso o bien aprendas a manejar herramientas de productividad. Dan muy buen resultado y no todo el mundo las conoce. Si ya has trabajado en una empresa como asistente personal de algún jefe y quieres dar el salto a la asistencia virtual, entonces no necesitas partir de cero para realizar este trabajo. Eso sí, si no estás familiarizado con el marketing digital debes trabajar ese aspecto. Te interesará adentrarte en la gestión de redes sociales, redacción web y copywriting. Si no tienes experiencia offline como secretario pero tienes estudios relacionados también puedes introducirte en esta actividad sin problema. El caso más desfavorable es que quieras un empleo como asistente virtual pero no tengas formación ni experiencia. En ese caso no te queda más remedio que formarte. Dentro de la formación reglada tienes cursos de secretariado pero también tienes formación online específica para asistentes virtuales, que además ha sido creada por profesionales que ya se dedican a esto.

¿Te gustaría convertirte en asistente virtual pero no sabes qué formación te va a preparar adecuadamente para poder dar soporte a los clientes? Si es así, desde Gestion.org te recomendamos un curso que te dará las todas las habilidades que te permitirán trabajar con emprendedores online cualesquiera que sean sus necesidades. Si quieres comprobar tú mismo los beneficios de este curso específico para asistentes virtuales, haz clic aquí.

2. Presenta tus servicios en una página web

Una vez que ya te has formado tienes que salir al mercado y para eso lo que debes hacer es tener una página web. En ella debes presentarte de la forma más atractiva posible, dando confianza para que los que te encuentren vean en ti a la persona que necesitan. Es muy importante que hagas una buena presentación de tus servicios. Para ello debes detallar qué funciones vas a desempeñar y las tarifas que manejas. Antes de presentar tus servicios en tu web, piensa en cuánto tiempo quieres dedicar a este trabajo, si es jornada completa o vas a desarrollarlo a tiempo parcial.

3. Busca clientes de manera presencial y por Internet

Una vez que sabes lo que vas a ofrecer y lo tienes en la web, tienes que empezar a buscar clientes. Para ello debes identicar los negocios que pueden estar interesados en tus servicios y hablar con ellos. En todo caso, hay 2 formas de buscar clientes: la presencial y la digital. Puedes buscar clientes de forma presencial de siguiendo estas pautas:

  • Visita las empresas.
  • Indica a todos los conocidos que buscas este tipo de trabajo, si no saben qué es se debe especificar bien por si se ajusta a algo que alguien esté buscando.
  • Asiste a eventos de networking.

No olvides tener tarjetas de visita para los momentos de networking presencial. Otra forma de buscar clientes es utilizando Internet. Aquí tendrás que crear una marca personal y promocionarla. La forma de hacerlo es mediante tu propia web y tus redes sociales:

  • Crea contenidos en tu blog que resulten útiles para los lectores.
  • Una vez que los has creado, compártelos en las redes sociales, así podrás llegar a más personas.

El uso de las redes sociales supone un dilema porque hay unas cuantas y resulta imposible estar en todas, al menos no puedes al nivel que te gustaría. Por eso no te queda más remedio que elegir interactuar en las redes sociales que te traigan mejores resultados. Facebook suele ser una buena red social porque tiene un alcance general. Te puedes encontrar con todo tipo de empresas y emprendedores. Conviene que tengas una página de empresa con tu negocio como asistente virtual. Cierto es que el alcance orgánico de las páginas de empresa de Facebook es cada vez menor, pero nunca está de más tener una por si algún día se te ocurre hacer una campaña de publicidad en Facebook Ads. Otra red social donde debes estar sí o sí es Linkedin. Linkedin es una red social específica para profesionales, por ello te interesa. La interacción allí puede ser la siguiente:

  • Comparte las publicaciones de tu blog.
  • Interactúa con algunos profesionales.
  • Participa en grupos.
  • Sigue a profesionales y empresas que te interesen.

A continuación te presentamos un vídeo en el que se explica qué es un asistente virtual. En este vídeo se refiere a la profesión en femenino porque la mayoría de los asistentes virtuales son mujeres, lo cual no significa que no puedas animarte siendo hombre. Fíjate en el canal de YouTube al que pertenece porque está dedicado exclusivamente a la profesión de asistente virtual. Así que si dicha profesión te interesa, puedes aprender mucho a través de esos vídeos.

¿Cuál será el futuro de los asistentes virtuales en España?

Establecerte como asistente virtual puede parece sencillo a primera vista. Aunque partas de cero, la formación puede no salirte cara. Después debes procurarte un equipo de trabajo que consistirá en los siguiente:

  • Acceso a internet.
  • Línea telefónica.
  • Ordenador, impresora y fax.
  • Auriculares.
  • Algunos artículos de oficina y papelería.

Las tarifas las marcas tú mismo en función de cómo valore tu tiempo, tu experiencia, los servicios que ofrezcas y otros factores, incluso en función del cliente. Además, si trabajas estando dado de alta en el régimen de autónomos (como debe ser), los gastos son mayores por lo tanto las tarifas también deben serlo. No se recomienda rebajar las tarifas, una vez planteadas, ya que esto puede suponer trabajar más tiempo por menos dinero. Muchas personas se muestran interesadas en este nueva nueva figura que beneficia a las empresas, ya que se puede ganar «un sueldo» sin salir de casa, aunque hay que tener en cuenta que no todo es tan bonito como lo pintan y hay que trabajar mucho, como en cualquier otro empleo. De hecho, ten en cuenta que tienes que darte de alta como autónomo obligatoriamente y contar con capacidad económica para asumir los gastos de tu negocio hasta tener los primeros clientes y recibir los primeros pagos. ¿Conocías el trabajo de asistente virtual? ¿Eres emprendedor y estás trabajando ya con un asistente virtual? Nos gustaría que nos dieras tu opinión sobre este trabajo del que tanto se habla actualmente. Como siempre, te esperamos en los comentarios.

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Los comentarios están cerrados.

Comentarios (19)

Muy interesante el artÁ­culo. Yo le agregarÁ­a que no todas as personas pueden con esas herramientas solas ser asistentes virtuales.
Hay que capacitarse para tener un respaldo en nuestro negocio, capacitarse para llegar a otros mercados, capacitarse y certificar como asistente virtual para darle un valor agregado a nuestro emprendimiento.
Una asistente virtual, no solo puede trabajar con una computadora, un telefono e internet.
Una asistente virtual necesita tener conocimientos de planeamiento, de marketing, de tecnologÁ­a,de managment para asistir a nuestro prospecto o cliente y ayudar a que su negocio crezca.
Muchas Gracias
Saludos
Florencia
http://www.secretariaweb.com

Por supuesto, hay que saber adentrarse y tener los conocimientos allá donde se va a empezar a trabajar. Gracias por la aportación.

Por cierto, cuando me refiero a «Para poder realizar este servicio, se requiere una baja inversión, de hecho con conocimientos administrativos básicos, el acceso a Internet, una lÁ­nea telefónica, fax, auriculares, un ordenador, un escritorio y artÁ­culos de oficina básicos es necesario» hablo de las herramientas más importantes para el desarrollo de ese trabajo, lo que no quiere decir que cualquier persona con estas herramientas puede trabajar de ello sin más.
De hecho, si no se tienen los conocimientos necesarios no se sabrÁ­a ni por dónde empezar. Hay que poder ofrecer lo que las empresas buscan, y esto pueden ser varias cosas, por eso es tan importante el hecho de que cada cual marque su propio camino.

No alcanza con solo tener los conocimientos administrativos básicos, acceso a internet, una lÁ­nea telefónica, fax, auriculares, un ordenador, un escritorio y artÁ­culos de oficina básicos. Sino todo el mundo serÁ­a Asistente Virtual. Hay que Certificarse para asegurar de esa manera al cliente que estamos en condiciones de brindar los servicios con conocimiento. Las Asistentes Virtuales tenemos estudios Secretariales, de Comunity Manager o Social Media Manager y muchos años de antigÁ¼edad trabajando en esto.
Saludos,
http://www.vmb-assistancegroup.com

Como presidenta de la Primera Asociación de Asistentes y Secretarias Virtuales Hispano-Hablantes, me siento profundamente alarmada con algunos de los comentarios realizados en este post.
Si hablamos de realizar este trabajo profesionalmente, se ha de considerar que se trata de una profesión altamente cualificada por lo cual es necesaria una formación para tener conocimientos previos en qué consiste, como enfocarla y que herramientas utilizar para poder ofrecer una excelencia profesionalizada en el servicio y desde luego imposible de realizar con unos conocimientos administrativos básicos. Además, de una constante formación continuada que como Internet dispone de una trasformación constante. Nuestra profesión también para estar actualizada con todas las nuevas tecnologÁ­as y habilidades directivas necesarias que cada uno de nuestros clientes precisa.
Un Asistente Virtual, no únicamente realiza tareas básicas sino que es un asistente estratégico para y hacia su cliente proporcionándole soluciones a medida de cada necesidad que le va surgiendo, solucionando incidencias imprevistas y creando contactos estratégicos hacia su cliente. No confunda al consumidor.
Yo le invitarÁ­a a que entrara en contacto directo conmigo para que pudiera plasmar realmente lo que significa la profesión de Asistente Virtual.

pido informacion como actualizarme para poder desarrollarme como asistente virtual, tengo estudios de secretariado y experiencia profesional de 40 años en diferentes actividades de oficina, me considero capaz de hacerlo pero necesito actualizarme con cursos y las nuevas tecnologias,para poder hacer un trabajo con calidad solicito sus recomendaciones, cursos, certificaciones, etc. y con gusto los tomare para asi poder emprender sola en esto. tengo 59 años y necesito hacerlo.espero su respuesta.

Hola quiero trabajar desde de mi casa y necesito mas orientacion y se que tu me puedes guiar para lograrlo
Mil gracias

Estoy interesada en ofrecer estos servicios al igual que Nancy como empiezo??

Hola, quisiera que me ayudara a conseguir una vacante como asistente virtual, tengo 22 años y soy pasante en la universidad, no se si puede ayudarme

Me interesa muchísimo ser asistente virtual y poder trabajar desde mi casa. Tengo experiencia sin embargo en este tema virtual quizás me haga falta entrenarme. Muchos agradeceré me me envíen más información.

Hola Silvia

Nuestro portal es puramente informativo. No somos una escuela, pero seguro que si buscas por Internet encuentras mucha información.

Un saludo.

Simplemente le hago una pregunta: ¿usted pondrÁ­a su salud en manos de una persona que tenga conocimientos básicos sobre medicina, una camilla, un bisturÁ­… Pues esto es igual, como en cualquier profesión hay que formarse y sacarse el tÁ­tulo. Por favor, me gustarÁ­a que rectificara su artÁ­culo porque las Asistentes Virtuales Certificadas somos personas muy profesionales, con muchÁ­simos años de experiencia en el soporte a la dirección, con idiomas, carreras universitarias y preparadas en muchÁ­simos campos para poder dar soporte a nuestros clientes. Cualquier persona con conocimientos básicos, con ordenador… no puede ser Asistente Virtuales.Y le aseguro que hacemos muchas tareas pero de monótonas nada de nada ya que estamos capacitadas para ofrecer muchos servicios con lo que la variedad de tareas es enorme. Le invito a conocer más sobre la Asistencia Virtual Certificada y si tiene cualquier duda puede comunicarse conmigo, con mis compañeras y, mucho mejor con Marcela Frugoni.

Irene Laiz
http://www.assistantgroup.com
http://www.marketingonlineparanegocioslocales.com

Las Asistentes Virtuales tenemos amplia experiencia trabajando como asistentes y secretarias en empresas y además somos profesionales debidamente capacitadas en la actividad. No es suficiente tener una PC e Internet en casa para ofrecer este servicio con el respaldo y responsabilidad que se necesita. Las Asistentes Virtuales hacemos de nuestra profesión nuestra propia empresa, estamos inscriptas y pagamos nuestros impuestos, armamos nuestro plan de negocios y nuestra estrategia de marketing.
La Asistente Virtual debe ser ante todo, una aliada de sus clientes para ayudarlos para que sus negocios sigan creciendo cada vez más.
Saludos cordiales,
Adela
Asistente Virtual Certificada
AIR Global Office
Su oficina en lÁ­nea… donde Ud. está!

Es evidente que, ninguna de las aquÁ­ comentaristas, sin duda altamente calificadas (como la autora del post) ha escuchado la frase «comer y dejar comer». Tanta matrÁ­cula, especialización, actualización y virtuosismo parece que las ha hecho olvidar de sus comienzos. No todas tenemos los recursos para realizar taaaaaaaaaaaanto curso. No todos los contratantes necesitan de tanta maestrÁ­a. En los tiempos que corren, con tanta demanda laboral, ojalá lo vertido aquÁ­ por #Beatriz Soto fuese más conocido, las posibilidades serÁ­an felizmente más universales. En todo caso, quien necesite aptitudes magistrales, las buscará entre quienes estén capacitados. Para quienes sólo necesitan la simple y sencilla tarea de recepción de mensajes, buscará a «quienes operamos con las tijeras escolares de nuestros hijos». Lo mejor es difundir la existencia de la figura de la «asistente virtual». Muchos profesionales altamente calificados, desconocen que éste servicio, el «calificado» y el «no tanto». Saludos y, recuerden «COMAN Y DEJEN COMER».

Rita y Rosario:

Muy atinados sus comentarios y en total de acuerdo con ustedes, de hecho, yo también soy una persona preparada con Posgrados Universitarios pero con humildad digo que esta labor es para todos dependiendo del cliente. Hay una frase que les comparto a todas las demás: «El sol, sale para todos».

Saludos a la autora del Post, buen artÁ­culo pese a los comentarios de personas susceptibles. SonrÁ­an!!!

un cordial saludo a la autora del post Beatriz Soto y felicitacion por aportar un mensaje de crecimiento en este campo .Es de saber que la mayoria de las personas buscamos nuestro campo de ejercer nuestras habilidades y conocimientos y siempre hay que empezar de abajo para llegar a ser profesional y tener Marca como dicen las respetadas señoras que son muy profesionales .
me encanto el articulo porque en estos momentos estoy capacitandome en las tecnologias de la informacion y la comunicacion he terminado varios cursos virtuales en el Sena llevo trabajando por internet 4 años y lo que he logrado es aprender y experiencia ,por eso me estoy capacitando mas y he pensado como secretaria o asistente virtual(tengo 52 años ,vivo en una finca y siempre he estado activa ,en lo virtual ) tengo por donde empezar con un familiar que tiene una empresa de administracion y es empezar por lo mas sencillo como archivar documentos ,rectar y se que la practica hace la experiencia y siempre hay que estarse capacitando para estar al dia y sobretodo tener ETICA Y SER PROFESIONAL .Voy a sseguir atenta a sus articulos, Yo investigo mucho .
A las señoras profesionales las felicito y las admiro por tener su profesion tan en alto ,pero para todos hay en esta vida y todos tenemos derecho cumpliendo con los objetivos y los requisitos ,los resultados y el tiempo dan la respuesta .

Muchas gracias por los comentarios, también estoy de acuerdo en la preparación del asistente, dado que por respeto al cliente y a uno mismo las tareas delegadas deben desarrollarse con mucha responsabilidad

Quiero ser asistente . Cuales son los requisitos. Tengo 37 años . Soy psicólogo