Asistente virtual: qué es y qué pasos debes seguir para adentrarte en una de las profesiones con más proyección

Los negocios online están cada vez más en auge. Emprender en la red está al alcance de muchas personas especialmente porque hay que invertir mucho menos dinero que para crear un negocio tradicional. Este ahorro viene sobre todo por la posibilidad de trabajar desde casa o desde un espacio de coworking.

El trabajo desde casa tiene la ventaja de no estar sujeto a los horarios de oficina, pero a cambio tienes más dificultades para organizarte porque es más difícil separar el trabajo de la vida familiar. Al principio comienzas haciendo casi todo tú pero llega un momento en que el negocio empieza a crecer y necesitas colaborar con otras personas. Una de las figuras más importantes con las que puedes contar es el asistente virtual.

Los asistentes virtuales está siendo cada vez más relevantes en los negocios online. Incluso se están convirtiendo en los brazos derechos de los emprendedores. Por eso en este artículo te hablaremos de ellos. Te explicaremos qué es un asistente virtual, qué tareas realiza y cómo puedes llegar a convertirte en uno de ellos.

¿Qué es un asistente virtual?

Muchas personas no saben qué es ni conocen la labor de un asistente virtual, pero lo cierto es que esta profesión tiene más rodaje de lo que muchos piensan.

Comenzamos con una definición de asistente virtual, que nos da Asociación Internacional de Asistentes Virtuales:

Los asistentes virtuales son profesionales independientes que prestan servicios de soporte administrativos, creativos y técnicos a múltiples clientes en una variedad de industrias desde una ubicación remota, por lo general su hogar u oficina.

Es sorprendente que una profesión desconocida para muchos tenga incluso una asociación internacional. También hay que decir la la página web de la asociación está en inglés. En los paises anglosajones es mucho más común la figura del asistente virtual porque el emprendimiento digital empezó mucho antes. Y ya sabes que hay ciertas actividades que llegan antes al mundo anglosajón que a los países latinos.

No obstante, como hemos dicho al principio, la cantidad de negocios online de habla hispana está creciendo tanto que cada vez se está demandando más la figura del asistente virtual en español.

¿Cómo surgió el trabajo de asistente virtual?

Es normal sorprenderse la primera vez que oyes que existe el trabajo de asistente virtual. Como antes adelantábamos, la idea surgió en Estados Unidos, donde se trata de una profesión muy popular.

La asistencia virtual vino de la mano de Anastacia Brice. Ella trabajaba planificando viajes y como asistencia ejecutiva y decidió llevar su empleo a casa utilizando Internet y otras tecnologías para trabajar con clientes de todo el mundo. Posteriormente se dedicó a formar a personas interesadas en ser asistentes virtuales.

Otra figura muy importante en el nacimiento y desarrollo de la asistencia virtual fue Christine Durst. Ella fundó la Asociación Internacional de Asistentes Virtuales. Esta entidad se dedica a la formación y desarrollo de los asistentes virtuales y a dar a conocer al público esta profesión y sus funciones.

Funciones que realiza un asistente virtual

No es difícil imaginar qué hace un asistente virtual. Su trabajo diario es relativamente similar al que realiza un secretario en una empresa, pero con algunas peculiaridades que tienen que ver con las diferencias entre los trabajos tradicionales y los trabajos online.

Lo más frecuente es que los asistentes virtuales trabajen desde su casa y sean profesionales autónomos.

Las ventajas de este tipo de trabajo son las siguientes:

• Se puede hacer desde casa.
• Se puede desarrollar a tiempo parcial o acordar los horarios disponibles.
• No se requieren grandes inversiones.

Algunas de las tareas que se realizan como asistente virtual son:

• Todo tipo de comunicación con la gestoría del cliente.
• Realización y envío de facturas.
• Recepción de facturas de colaboradores y clientes.
• Envío de presupuestos y seguimiento de los mismos.
• Búsqueda de proveedores y comparativas de presupuestos.
• Seguimiento de los clientes, especialmente con la intención de fidelizarlos.
• Control de existencias.
• Reclamaciones de pedidos.
• Gestión de la bandeja de correo electrónico.
• Mantenimiento y actualización de las bases de datos de clientes, proveedores y otras personas con las que se tiene contacto.
• Llevar al día los archivos.
• Encargo de tareas puntuales por teléfono, videoconferencia o chat. Esto sería como tener un secretario al dictado pero en otra ubicación.

Estas son las tareas que realiza cualquier secretario en un negocio tradicional y que también puede realizar cualquier asistente virtual desde su casa.

Además, también puede ejercer funciones que van más allá, en las que se definiría como asistente virtual personal. Estas funciones son:

• Gestión y planificación de agenda.
• Planificación de viajes, reuniones y eventos.
• Búsqueda de información para detectar a los mejores profesionales para colaborar.

Los profesionales que suelen tener asistentes virtuales son los emprendedores de negocios online, por eso también pueden requerir a sus asistentes que tengan conocimientos básicos de marketing online. Un emprendedor puede pedir a su asistente virtual la escritura de artículos para su blog, envío de newsletters y publicaciones en redes sociales.

Confusiones con respecto a la figura del asistente virtual

Ya que conoces las funciones que ha de realizar un asistente virtual, conviene que sepas qué no es un asistente virtual. Al ser una profesión todavía desconocida, hay muchas personas que la confunden con el telemarketing.

Los teleoperadores que todos conocemos, que son los que se dedican a la venta por teléfono, pertenecen a empresas que se dedican exclusivamente a estas labores. No tienen nada que ver con los asistentes virtuales que, como hemos visto, realizan muchas más tareas y llegan a ser el brazo derecho de quien los contrata.

También hay personas que piensan que un asistente virtual es una aplicación de móvil. Y es verdad que hay softwares a los que se llama asistentes virtuales pero no hay que confundir ambas cosas.

¿Cómo puedes convertirte en asistente virtual?

Trabajar como asistente virtual no es para cualquiera, básicamente porque cualquiera no puede desempeñar todas las labores que hemos descrito más arriba.

1. Para trabajar como asistente virtual necesitas formación

Lo primero que se necesita para trabajar como asistente virtual es la formación. Formarse continuamente es imprescindible para cualquier trabajo pero también hay que tener en cuenta de qué nivel se parte.

Una de las cualidades que debe siempre mostrar un asistente virtual es la productividad, principalmente porque tu cometido va a ser ayudar a los negocios a ser más productivos. Por eso nunca está de más que hagas algún curso o bien aprendas a manejar herramientas de productividad. Dan muy buen resultado y no todo el mundo las conoce.

Si ya has trabajado en una empresa como asistente personal de algún jefe y quieres dar el salto a la asistencia virtual, entonces no necesitas partir de cero para realizar este trabajo. Eso sí, si no estás familiarizado con el marketing digital debes trabajar ese aspecto. Te interesará adentrarte en la gestión de redes sociales, redacción web y copywriting.

Si no tienes experiencia offline como secretario pero tienes estudios relacionados también puedes introducirte en esta actividad sin problema.

El caso más desfavorable es que quieras un empleo como asistente virtual pero no tengas formación ni experiencia. En ese caso no te queda más remedio que formarte. Dentro de la formación reglada tienes cursos de secretariado pero también tienes formación online específica para asistentes virtuales, que además ha sido creada por profesionales que ya se dedican a esto.

2. Presenta tus servicios en una página web

Una vez que ya te has formado tienes que salir al mercado y para eso lo que debes hacer es tener una página web. En ella debes presentarte de la forma más atractiva posible, dando confianza para que los que te encuentren vean en ti a la persona que necesitan.

Es muy importante que hagas una buena presentación de tus servicios. Para ello debes detallar qué funciones vas a desempeñar y las tarifas que manejas.

Antes de presentar tus servicios en tu web, piensa en cuánto tiempo quieres dedicar a este trabajo, si es jornada completa o vas a desarrollarlo a tiempo parcial.

3. Busca clientes de manera presencial y por Internet

Una vez que sabes lo que vas a ofrecer y lo tienes en la web, tienes que empezar a buscar clientes. Para ello debes identicar los negocios que pueden estar interesados en tus servicios y hablar con ellos.

En todo caso, hay 2 formas de buscar clientes: la presencial y la digital.

Puedes buscar clientes de forma presencial de siguiendo estas pautas:

• Visita las empresas.
• Indica a todos los conocidos que buscas este tipo de trabajo, si no saben qué es se debe especificar bien por si se ajusta a algo que alguien esté buscando.
• Asiste a eventos de networking.

No olvides tener tarjetas de visita para los momentos de networking presencial.

Otra forma de buscar clientes es utilizando Internet. Aquí tendrás que crear una marca personal y promocionarla. La forma de hacerlo es mediante tu propia web y tus redes sociales:

• Crea contenidos en tu blog que resulten útiles para los lectores.
• Una vez que los has creado, compártelos en las redes sociales, así podrás llegar a más personas.

El uso de las redes sociales supone un dilema porque hay unas cuantas y resulta imposible estar en todas, al menos no puedes al nivel que te gustaría. Por eso no te queda más remedio que elegir interactuar en las redes sociales que te traigan mejores resultados.

Facebook suele ser una buena red social porque tiene un alcance general. Te puedes encontrar con todo tipo de empresas y emprendedores. Conviene que tengas una página de empresa con tu negocio como asistente virtual. Cierto es que el alcance orgánico de las páginas de empresa de Facebook es cada vez menor, pero nunca está de más tener una por si algún día se te ocurre hacer una campaña de publicidad en Facebook Ads.

Otra red social donde debes estar sí o sí es Linkedin. Linkedin es una red social específica para profesionales, por ello te interesa. La interacción allí puede ser la siguiente:

• Comparte las publicaciones de tu blog.
• Interactúa con algunos profesionales.
• Participa en grupos.
• Sigue a profesionales y empresas que te interesen.

A continuación te presentamos un vídeo en el que se explica qué es un asistente virtual. En este vídeo se refiere a la profesión en femenino porque la mayoría de los asistentes virtuales son mujeres, lo cual no significa que no puedas animarte siendo hombre. Fíjate en el canal de YouTube al que pertenece porque está dedicado exclusivamente a la profesión de asistente virtual. Así que si dicha profesión te interesa, puedes aprender mucho a través de esos vídeos.

¿Cuál será el futuro de los asistentes virtuales en España?

Establecerte como asistente virtual puede parece sencillo a primera vista. Aunque partas de cero, la formación puede no salirte cara. Después debes procurarte un equipo de trabajo que consistirá en los siguiente:

• Acceso a internet.
• Línea telefónica.
• Ordenador, impresora y fax.
• Auriculares.
• Algunos artículos de oficina y papelería.

Las tarifas las marcas tú mismo en función de cómo valore tu tiempo, tu experiencia, los servicios que ofrezcas y otros factores, incluso en función del cliente. Además, si trabajas estando dado de alta en el régimen de autónomos (como debe ser), los gastos son mayores por lo tanto las tarifas también deben serlo. No se recomienda rebajar las tarifas, una vez planteadas, ya que esto puede suponer trabajar más tiempo por menos dinero.

Muchas personas se muestran interesadas en este nueva nueva figura que beneficia a las empresas, ya que se puede ganar «un sueldo» sin salir de casa, aunque hay que tener en cuenta que no todo es tan bonito como lo pintan y hay que trabajar mucho, como en cualquier otro empleo.

De hecho, ten en cuenta que tienes que darte de alta como autónomo obligatoriamente y contar con capacidad económica para asumir los gastos de tu negocio hasta tener los primeros clientes y recibir los primeros pagos.

¿Conocías el trabajo de asistente virtual? ¿Eres emprendedor y estás trabajando ya con un asistente virtual? Nos gustaría que nos dieras tu opinión sobre este trabajo del que tanto se habla actualmente. Como siempre, te esperamos en los comentarios.