Principios del método de las 5S y cómo aplicarlo en cualquier empresa

El método de las 5S es una técnica de gestión japonesa que cuenta con 5 principios simples designando a cada una de sus 5 etapas. Se trata de un método que requiere de un compromiso personal y duradero en temas como la limpieza, la organización, la seguridad y la higiene. La metodología 5S se aplica a todo tipo de empresas e incluso puedes aplicarlo en tu propia casa. Así que sin más preámbulos te lo explicamos, comenzando por una introduccion histórica.

?Historia del método de las 5S

La historia de esté método comienza en Japón. De hecho su nombre viene designado por la primera letra del nombre de sus cinco etapas, y se inicia con Toyota en los años 60 para conseguir lugares de trabajo más limpios, ordenados y organizados. Surgió tras la segunda guerra mundial por la Unión Japonesa de Científicos e Ingenieros con el objetivo de mejorar la calidad y eliminar obstáculos a la producción eficiente. En un principio se aplicó al montaje de automóviles, pero en la actualidad tiene aplicación a muchos más sectores, empresas y puestos de trabajo. Varios estudios estadísticos demuestran que aplicar las primeras 3S da lugar a resultados tan interesantes como el crecimiento del 15% del tiempo medio entre fallos, el crecimiento del 10% en fiabilidad del equipo, la reducción del 70% del número de accidentes y una reducción del 40% en costos de mantenimiento.

👉 Cuáles son las 5S

Las 5S vienen referidas al mantenimiento integral de la empresa en todos los aspectos y no sólo las herramientas de trabajo, lo que en inglés es housekeeping. Las 5S son:

1. Seiri (clasificación): separar elementos innecesarios y eliminar lo que no es útil.
2. Seiton (orden): situar elementos necesarios y organizar el espacio de trabajo eficazmente.
3. Seiso (limpieza): eliminar la suciedad, mejorando la limpieza.
4. Seiketsu (normalización): señalizar anomalías, prevenir que aparezca desorden y suciedad.
5. Shitsuke (mantener la disciplina): mejorar, fomentar esfuerzos para mejorar.

Las cinco etapas son muy sencillas de implementar, por lo que no requieren una formación compleja ni ser grandes expertos en el tema. Simplemente se requiere una metodología disciplinada y rigurosa para poder llevar a cabo las etapas de calidad.

✅1. Fase 1S: Separar innecesarios

La primera fase es la de clasificación y descarte, separando las cosas innecesarias de las necesarias y manteniendo sólo las necesarias. Las necesarias deben estar en el número adecuado y el lugar conveniente. Sólo debe quedar lo que tiene una utilidad, lo inútil debe ser descartado. Esta fase permite una reducción de stock, capacidad de almacenamiento, las necesidades de espacio, transporte y seguros. Evita la compra de materiales que no son necesarios, aumenta la productividad y permite una mayor economía y clasificación, entre otras ventajas.

✅ 2. Fase 2S: Organización

La organización consiste en dónde colocar las cosas. Se hace un estudio antes de decidir dónde debe ir cada cosa para de esta manera saber dónde conseguir cada utensilio o documento en el momento en que se necesita. Hay que tener en cuenta lo que se utiliza constantemente, lo que se utiliza de vez en cuando y quién utiliza cada cosa. Cada una de las cosas ha de tener su espacio en un lugar único, donde se debe encontrar y a donde debe volver. Todo debe estar disponible en su sitio y cuando se necesite. Para ello se debe tener lo necesario (ya se han descartado innecesarios) en su justa cantidad con la calidad que se espera y en el lugar y momento adecuados. Esta fase permite un ahorro de tiempo de trabajo (menor tiempo para buscar lo que hace falta), una mayor facilidad de producción, ejecución de trabajo y transporte interno, una menor necesidad de controles de producción y gestión de stock, mayor productividad y racionalización del trabajo, además de mejor clima laboral.

✅ 3. Fase 3S: Limpieza

La tercera fase trata de la limpieza en la empresa, fase de la que debe ocuparse todos los miembros de la empresa. Cada persona debe ser responsable de mantener la limpieza de una zona determinada de su centro de trabajo. Todas las áreas del lugar de trabajo son asignadas a alguna persona. La limpieza ofrece seguridad y calidad en la empresa. Las ventajas de esta fase se centran en una mejor imagen interna y externa de la empresa, mayor facilidad en las ventas, mayor productividad, menores daños de productos y materiales y menos pérdidas. Además, se favorece un buen clima laboral, ya que la limpieza da una mejor sensación dentro de la empresa.

✅ 4. Fase 4S: Normalización

La fase de normalización consta de la higiene y la visualización, del mantenimiento de la limpieza y el orden para ofrecer una mayor seguridad y calidad en la empresa. Se requiere una buena disciplina para poder lograr los objetivos. La visualización consiste en la gestión continua de la higiene. La gestión visual adquiere una gran importancia en esta fase. Los responsables de la empresa pueden hacer visitas por la empresa para detectar puntos de mejora. Las ventajas de esta fase ya se han podido encontrar en otras fases, sobre todo en una mejor imagen de la empresa a nivel interno y externo, mayor motivación y satisfacción del personal y mayor seguridad dentro de la empresa.

✅ 5. Fase 5S: Disciplina y compromiso

La última fase de las 5S, tras haber completado las otras, consiste en la disciplina y el compromiso. La disciplina es la voluntad de hacer las cosas como se deben hacer y tener buenos hábitos. El compromiso se basa en la mejora continua y busca sobre todo crear hábitos en base a los puntos anteriores.

?Las ventajas de las 5S

El método de las 5S busca la calidad en las empresas, por lo que va a tener muchas ventajas, entre las que destacan:

• La reducción de gastos de tiempo.
• La reducción de gastos de energía.
• La reducción de costos en stocks y material innecesario.
• Mayor espacio para el trabajo y la empresa.
• Mayor trabajo en equipo y cooperación.
• Mayor conocimiento del puesto de trabajo.
• La reducción de riesgos de accidentes o de salud.
• La mejora de la seguridad en el trabajo.
• La mejora de la calidad de la producción.
• La mejora de las condiciones de trabajo y mayor clima laboral.
• Mejora de la eficacia de la empresa.
• Mayor productividad.
• Mayor calidad.
• Eliminación de tiempos muertos.
• Mejor conservación del espacio de trabajo.
• Aumento de la vida útil de equipos y herramientas de trabajo.
• Reducción de pérdidas por tiempo de respuesta, costes o calidad.
• Mejor ambiente de trabajo, mayor limpieza, aseo y condiciones en general.

Cada una de las fases tiene una razón de ser, tiene unas preguntas a las que hay que responder y dar respuesta y tiene sus beneficios para su aplicación. La metodología de las 5S no tiene el sentido que se le pretende dar si no se cumplen cada una de sus fases.

👉 Ejemplo de aplicación del método de las 5S

La técnica de las 5S está muy bien pero, ¿cómo se lleva a la práctica? Aquí cada empresa puede utilizar el sistema que quiera para organizarse. En este artículo te mostramos una posibilidad para una planta de producción.

1. Primera S

la identificación de lo que no es necesario puede realizarse de muchos modos. Entre los más eficaces están las listas y las tarjetas rojas. Un producto que lleva una tarjeta roja significa que debe desecharse. Normalmente las tarjetas rojas deben estar debidamente cumplimentadas. Esto hay que evaluarlo, ya que quizá no sea necesario eliminar todos los productos con tarjeta roja. También hay tener planificado qué se va a hacer con los elementos sobrantes. El beneficio de haber eliminado los productos innecesarios es que se recupera espacio y se gana en seguridad al despejarse las zonas de paso.

2. Segunda S

Para ordenar hay que seguir un criterio y uno de esos posibles criterios de ordenación es la frecuencia de uso. Lo primero es identificar los lugares de almacenamiento, qué objetos irán en cada lugar y cuántos de ellos irán a ese lugar. La identificación del objeto y del lugar donde se guardará tiene que ser la misma.  De esta forma se gana el tiempo que se perdía buscando objetos que no estaban identificados. Además, si algo no está en su sitio se ve fácilmente. Hemos comentado que hay que determinar la frecuencia de uso. Por tanto, según cómo sea el objeto y cuánto se use irá a un lugar u otro. Lo normal es que aquello de uso frecuente esté en un lugar más visible y accesible.

3. Tercera S

Es fundamental detectar las zonas donde se genera suciedad para tenerlas limpias. Con la limpieza se mejora la calidad de los productos, el ambiente de trabajo es más confortable y agradable e incluso pueden disminuir los accidentes. Como ejemplo de esto último podemos pensar en una nave donde en algún punto del lugar se producen derrames de líquido, lo cual compromete la seguridad de los trabajadores. Si se da esto habrá que buscar algún modo de evitarlo.

4. Cuarta S

Estandarizar significa definir lo siguiente:

• Qué debe estar ubicado en el puesto de trabajo y dónde debe estar ubicado.
• Qué hay que limpiar, cuándo hay que limpiar y quién es el responsable de esta tarea.

Existen también auditorías 5S que normalmente sirven para mostrar la evolución de la metodología 5S en la empresa. Estas auditorías pueden ser rutinarias o darse como consecuencia de cambios significativos en el ambiente de trabajo. Las hacen profesionales especializados en este tipo de auditorías que no tienen ninguna relación con el área auditada. En la auditoría 5S no se suelen definir plazos para la corrección de las anomalías, como sucede con las auditorías internas o enternas de normas. Lo que ocurre es que si llega la siguiente auditoría y el problema no se ha solucionado volverá a registrarse y se exigirán cambios al responsable del área. Todo el personal de la empresa debe conocer los estándares que hay que cumplir para que puedan utilizarlos y si es mediante controles visuales mucho mejor. La estandarización mediante controles visuales se realiza con imágenes y textos de tal forma que las normas de comportamiento queden claras. Esto se hace mediante carteles, paneles informativos, identificación por colores y señales de control. Las señales de control suelen ser dispositivos de medición, como los termómetros y los medidores de presión. Un ejemplo de identificación por colores lo tenemos en las tuberías. Según la función que tenga y el fluido que conduzca el color de la tubería es diferente. Cuando se establecen estándares claros es más fácil detectar cualquier desviación y mantener el trabajo realizado, así como reducir los tiempos de formación del personal.

5. Quinta S

La disciplina es la guinda del pastel, ya que se trata de seguir todas las normas y estándares establecidos por la empresa. Para ello hay que conseguir que el personal siga una serie de hábitos para mantener el trabajo realizado en las etapas anteriores. Conseguir esto supone observar los estándares establecidos, ejecutar el plan de acciones acordado después de las autorías y formar al personal para que cumpla con los estándares. La disciplina no es algo que aparece por arte de magia sino que hay que fomentarla. Para conseguirlo lo primero que hay que hacer es fijar unos estándares e instruir a los trabajadores para que los conozcan y los pongan en práctica. También se pueden integrar las 5S dentro de las pautas de trabajo, estableciendo un plan de audtorías programadas. En el vídeo que te mostramos a continuación tienes explicado el fundamento teórico del método 5S y cómo se aplica a una empresa de producción industrial. Presta mucha atencion a los últimos 2 minutos del vídeo porque se muestran fotografías de cómo mejora el entorno de trabajo una vez se han aplicado las 5S japonesas.

👉 ¿Tienes el cuenta el sistema 5S para tu compañía?

Como has podido ver a lo largo del artículo, el sistema 5S sirve a las empresas para implementar una serie de mejoras con lo cual se incrementa la productividad y se aumenta la seguridad. ¿Aplicas el método de las 5S japonesas o has pensado hacerlo en un futuro próximo? Quédate por aquí y cuéntanos tu experiencia en los comentarios.