Habrás escuchado de la importancia de hacer. Por encima de todo, hacer y hacer como base del éxito de cualquier idea o proyecto. Pero… ¿sin un orden? ¿Sin una guía y un timonel? ¡Bienvenido al trabajo de project manager! También habrás notado que la profesión de Director de Proyectos está en boga. En este artículo vas a saber por qué y, lo más importante, sabrás para siempre cuáles son las funciones de un project manager. En este artículo nosotros dirigimos, pero en cuanto lo leas, serás tú quien coja el mando.
¿Qué Necesitas?
¿Qué es un project manager?
Si recurrimos a Wikipedia, un project manager es la persona que tiene la responsabilidad total del planeamiento y la ejecución acertada de cualquier proyecto. Ten en cuenta, que a este cargo también se le puede denominar: gestor, gerente, directo, líder o encargado de proyecto. Aunque te pueda sonar a concepto «cool» más que funcional, la importancia de un project manager en la consecución de los objetivos de un proyecto es indudable. Un project manager usa sus habilidades y conocimientos para inspirar un sentido de interés común en un equipo. Su visión amplia del proyecto aglutina las diferentes habilidades de los participantes en busca del éxito del mismo. Con esta primera definición de project manager, vamos a ver en qué consiste su trabajo.
Funciones de un project manager
Para empezar vamos a definir la función de un project manager de forma global. Todo proyecto se basa en un conjunto de actividades diferentes a realizar para alcanzar un objetivo específico. Así, el trabajo del project manager será lograr los objetivos de un proyecto optimizando el uso de los recursos económicos y humanos disponibles. Y siempre con la calidad exigida y en el plazo de tiempo esperado. Pero no nos vamos a quedar ahí, vamos a desgranar las funciones del project manager. Para ello vamos a seguir las indicaciones del PMI (Project Management Institute), institución de referencia que marca la política de calidad en la gestión de proyectos. A través de su «Guía de los fundamentos para la dirección de proyectos» o PMBOK (sus siglas en inglés) marca las buenas prácticas imprescindibles. Define el cuerpo del conocimiento para ejercer de forma profesional la dirección de proyectos y se ha convertido en el estándar que rige la profesión en todo el mundo. La guía identifica las funciones y las clasifica por procesos y áreas de conocimiento.
1. Procesos globales
La guía define las funciones en 5 fases generales:
A. Fase inicial
Son los primeros pasos a dar en un proyecto nuevo. El jefe de proyecto, una vez asignado, debe realizar unas tareas básicas:
- Stakeholders: debe identificar los grupos con interés en el proyecto: directivos, clientes…y las pretensiones de cada uno. Al final, el project manager es un intermediador en busca de un objetivo común.
- Empleados: seleccionar a los participantes adecuados para las actividades del proyecto.
- Límites: conocer las limitaciones presupuestarias y de tiempo con las que trabajará.
- Riesgos: conocerlos y valorarlos.
Antes de pasar a la siguiente fase de funciones, el encargado de proyecto debe tener un escenario global de dónde va a trabajar, con qué herramientas y qué limitaciones.
B. Planificación
Las funciones del project manager en esta fase están relacionadas con la definición de la estrategia a seguir. Las metas a alcanzar marcarán el camino hasta ellas. Aquí debe fijar los procesos necesarios para alcanzarlas en el plazo determinado y con los recursos disponibles.
C. Acción
Es el momento de ejecutar las acciones marcadas. Con el trabajo inicial realizado y la estrategia definida esta es la parte de tomar acción. La función del director será coordinar el engranaje que forma el proyecto, marcar tiempos y motivar a los empleados involucrados en el objetivo común. En empresas que trabajan por proyectos, los empleados suelen participar en varios proyectos al mismo tiempo. Por tanto, otra de las funciones del project manager será ajustar y coordinar con el resto de jefes de proyecto el uso de los recursos.
D. Control y reacción
Una vez en marcha el proyecto entre las funciones del director están:
- Monitorizar: ¿está avanzando el proyecto hacia los objetivos? Se debe controlar y cuantificar el progreso.
- Mediar: ante cambios en los intereses de directivos y clientes el project manager, como conocedor de ambos lados, debe mediar y facilitar acuerdos.
- Reaccionar: si algo no marcha como era de esperar, o se identifican cambios que pueden mejorar el rendimiento, se debe reaccionar y tomar las medidas necesarias. El project manager es el equilibrio en el proyecto, y, como tal, debe hacer lo que corresponda para mantenerlo.
E. Cierre
Es la fase final de un proyecto, a menudo la más difícil. Debe cerrar las actividades de cada grupo y unificar los resultados. Es la fase más sensible porque el trabajo de meses debe verse reflejado en metas concretas, además, estas deben poder ser presentadas a los stakeholders.
2. Áreas de conocimiento
La guía PMBOK define 10 áreas de conocimiento que comprenden las funciones de un project manager:
- Integración: las diferentes actividades a realizar por los grupos de trabajo deben ser unificadas e integradas.
- Delimitar el trabajo: cuando se empieza la construcción de un edificio lo primero que se hace es cerrar la parcela. En gestión de proyectos se debe delimitar el trabajo requerido y asegurar que ese trabajo es realizado, no otro no importante fuera de la parcela delimitada.
- Tiempo: un proyecto está limitado en el tiempo, por tanto se debe administrar cuánto se dedica a cada actividad para llegar al objetivo en plazo.
- Costes: las tareas donde el project manager gestiona los recursos disponibles con las limitaciones presupuestarias impuestas.
- Calidad: estas funciones incluyen todo lo relacionado con el nivel de calidad final a alcanzar que satisfaga los requerimientos establecidos.
- Recursos humanos: liderar, inspirar y motivar parar que todos los trabajadores se involucren con un propósito común.
- Comunicación: gestionar la comunicación interna del proyecto. Si quieres saber más puedes leer nuestro artículo sobre comunicación interna.
- Riesgos: un project manager debe identificar y evaluar los riesgos y tomar las decisiones necesarias para minimizarlos.
- Compras: aunque en equipos con muchos especialistas el project manager deberá delegar muchas decisiones, de forma global esto incluye los procesos de adquisición de material y las relaciones con proveedores.
- Participantes: ya hemos dicho que el gestor del proyecto debe mediar y ser equilibrio entre los stakeholders, o grupos de interés en el proyecto. Como conocedor a fondo del mismo debe ofrecerles la información relevante y mantener una comunicación fluida con ellos.
Cada una de las funciones incluidas en estas áreas de conocimiento se engloban en unos de los procesos globales vistos antes. Así, cada una de las funciones del project manager está incluida en un área de conocimiento y en una fase de la gestión del proyecto.
Habilidades de un project manager
La profesión de director de proyectos requiere una serie de habilidades y destrezas imprescindibles:
- Organización: trabajar en un entorno con diferentes actores y procesos requiere un orden escrupuloso.
- Conocimientos técnicos: aunque su día a día se basa en delegar debe contar con amplios conocimientos sobre la temática del proyecto. Esto dependerá de la estructura de la empresa, pero sobre todo en empresas con un organigrama matricial.
- Trabajo en equipo: aunque esté liderando un proyecto, debe trabajar en equipo con otros jefes de proyecto en los objetivos de la empresa.
- Conocimiento del mercado: si el objetivo final está enfocado al mercado, el project manager debe conocer las tendencias y el trabajo de los competidores principales. No dejes de echar un vistazo a nuestra sección de investigación de mercados.
- Habilidades interpersonales: su figura supone el equilibrio y el liderazgo, por tanto debe tener la capacidad de gestionar conflictos y motivar a las personas participantes. La gestión de equipos debe ser una de sus aptitudes destacadas.
- Gestión de tiempos: haciendo uso de herramientas específicas, como el diagrama de Gantt, el project manager asignará el tiempo adecuado a cada proceso y actividad.
- Delegar: un buen gestor de proyectos debe asumir sus limitaciones y respetar las funciones de sus subordinados.
- Gestión de proyectos: debe conocer y aplicar la metodología básica de gestión de proyectos adaptándola a cada caso.
- Orientación a objetivos: necesita ser expeditivo y enfocar su trabajo a la consecución de los objetivos en el plazo determinado.
- Enfoque empresarial: No puede ser egoísta con su proyecto hacia los objetivos globales de la organización.
¿Quieres conocer más características? Las vemos en este vídeo. https://www.youtube.com/watch?v=i35EJmzVBSk ¿Te parece que las funciones a realizar y las aptitudes de un project manager son asequibles? Veamos ahora cuánto te pagarán por tenerlas.
Salario de un project manager
Es una de la primeras preguntas que surgen, ¿cuánto gana un project manager? Para responderlo vamos a tomar datos concretos del Project Management Salary Survey, una encuesta realizada por el PMI entre 26.000 profesionales de 34 países, España, México, Estados Unidos o Perú entre ellos. Según este estudio, en España, el salario medio de un project manager es de unos 45.000 € anuales. Esto cambia en función de los años de experiencia:
- Menos de 3 años ->32.794 €
- De 3 a 5 años -> 36.518 €
- De 5 a 10 años -> 44.559 €
- De 10 a 15 años -> 50.564 €
- De 15 a 20 años -> 57.735 €
- Más de 20 años -> 60.955 €
En México, el salario medio es de 560.000 pesos. Para más información puedes ver todos los datos del estudio Earning Power.
¿Tienes el talento para trabajar como project manager?
Ya sabes cómo trabaja un gestor de proyectos, ¿tienes las aptitudes para ello? ¿Te han sorprendido los datos o las habilidades necesarias? ¿Necesitas saber más? O si ya estás trabajando en la gestión de proyectos, nos encantaría escuchar tu opinión.