La factura electrónica o también llamada comprobante fiscal digital, o e-factura, es un documento electrónico que cumple con los requisitos legales y reglamentarios que son exigibles a las facturas convencionales, en donde además se garantiza su autenticidad y su integridad en cuanto a su contenido. Por lo tanto podemos decir que se trata de una versión electrónica de una factura tradicional la cual debe cumplir con la función legal de la misma manera que lo hace la facturación convencional. Como son elementos digitales pueden almacenarse, gestionarse y también intercambiarse por medios electrónicos o digitales. Recordemos que una factura es un comprobante fiscal que se entrega cuando se vende un producto o se brinda un servicio con lo cual quedan obligados tributariamente tanto el comprador como el vendedor. Su formato tradicional es en papel en donde el comprobante original es archivado por el receptor y la copia por el emisor. La factura electrónica es su equivalente digital, siendo además una evolución de la factura de papel, pero para su procesamiento se emplean soportes informáticos como también para su almacenamiento. En determinados países la validez de la factura electrónica es la misma que la tradicional, en donde la firma digital brindará la integridad y un alto nivel de trazabilidad. Es por eso que es considerado como vinculante en el terreno judicial. También podemos mencionar que una factura electrónica se compone de 2 etapas:
- Por un lado se procede a la creación de la factura como se hace habitualmente y se almacena en un archivo digital.
- Luego se procede a la firma con un certificado digital que es propiedad del emisor y se añade un sello digital a la misma.
Cuando se finaliza el proceso se obtiene una factura que garantiza la operación, en donde la persona física o jurídica que firmó la factura es quien dice ser, brindando autenticidad y que el contenido de la misma no ha sido alterado otorgándole integridad. Entre los beneficios se pueden encontrar:
- Ahorro en los gastos de impresión
- Información oportuna en cuanto a la recepción y el envío
- Facilita los procesos de auditoria
- Brinda mayor seguridad en el resguardo de la documentación
- Su procesamiento es más fácil
- Se eliminan espacios para el almacenaje
- La administración resulta ser más sencilla y eficiente.
¿Usa usted facturas electrónicas?