La gestión documental inteligente supone una nueva disciplina dentro de los sistemas de gestión documental. Si la gestión documental tradicional supone compartir documentos, buscar, realizar flujos de trabajo, relacionar documentos, publicar, realizar un control de versiones o acceder a un gestor documental desde el móvil, la gestión documental inteligente es otra cosa (aunque están relacionadas):
- Etiquetar documentos de forma automática, de forma que al insertar un documento en la herramienta software, el sístema sea capaz de colocar los metadatos al documento (basándose en su contenido) y añadir estos metadatos (tags) a la nube de etiquetas (en caso de tenerla desplegada).
- Reconocer el tipo de documento. Pongamos el ejemplo de que subimos al gestor, a través del escáner (que digitaliza y envía por correo electrónico la información) tres documentos a la vez: una factura, un presupuesto (cotización) y un contrato. El sistema inteligente de gestión documental es capaz de reconocer donde empieza y termina cada documento (utilizando el contenido) y qué tipo es cada uno, para incorporar esta información a los metadatos previamente obtenidos en el punto anterior.
- Clasificación Automática. Utilizando los dos puntos anteriores, nuestro sistema será capaz de determinar en qué carpeta debe estar almacenado cada documento, ya que el cuadro de clasificación (el árbol definido para clasificar documentos, osea la estructura de carpetas que tenemos para ordenar la información en nuestra empresa) debe ser cruzado con los metadatos que hemos extraído de forma automática en los puntos anteriores. De esta forma, es sencillo determinar dónde colocar cada documento. Por ejemplo, pongamos que digitalizamos la factura 25, correspondiente al mes de Julio de la empresa Repsol. El sistema extrae estos metadatos de forma inteligente, y luego realiza con estas palabras una búsqueda dentro del gestor. La primera carpeta obtenida en esta búsqueda será la carpeta que sigue la ruta Administración / Facturas / Repsol / Julio.
- Comienzo automático de flujos de trabajo. Podemos decirle al gestor documental inteligente, de forma previa, qué acciones realizar cada vez que se detecta un tipo de documento (además de almacenar el documento en la carpeta correcta). Por ejemplo, y siguiendo el punto anterior, si se trata de una factura deberemos comenzar un flujo de trabajo de pago de facturas, invitando a las personas pertinentes para validar la factura y proceder a su pago.
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