Se entiende por las siglas ERP el sistema de planificación de recursos empresariales que se usan en las áreas de producción o distribución de bienes y servicios de algunas compañías. Se trata de un software que ayuda a las empresas a manejar e integrar la información de diferentes áreas, como la de producción, logística, distribución, ventas, entregas, pagos… Este software ayuda a gestionar todos los procesos de una empresa en un mismo programa que puede ser utilizado por todos los trabajadores y que contiene todos los datos necesarios para el buen funcionamiento de la compañía.
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Ventajas del uso de un sistema ERP
Aquellas empresas que utilizan estos sistemas se benefician de una serie de ventajas que ayudan a facilitar la labor diaria de la empresa. Entre estos beneficios se cuentan: – Consolidación de todas las operaciones de la empresa – Disposición de una base de datos común a varios departamentos – Automatización de procesos y creación de copias de seguridad – Acceso total a la información Un ERP no solo contribuye al buen funcionamiento de una empresa, sino que puede ayudar a mejorar su rentabilidad y por tanto su economía, al permitirnos analizar cada proceso de forma detallada, centrándonos en lo más rentable de nuestra empresa. En ocasiones, estos sistemas son denominados backoffice, refiriéndose a que el cliente no tiene acceso a ellos, y sirven para programar las especificaciones necesarias para dar el mejor servicio al usuario.
Posibles desventajas del sistema ERP
Algunos expertos critican que estos sistemas requieren una formación adicional del personal que muchas veces no se puede abarcar, sobre todo por empresas pequeñas. También se critica la rigidez de esta clase de sistemas, que tienen problemas para adaptarse a las necesidades concretas de cada empresa. Además, su instalación suele ser muy costosa y una vez que instalemos uno, el cambio de software puede tornarse en casi imposible, siendo muy complicado cambiar los datos o establecer un proceso de cambio fluido. Aún así, debemos entender que las facilidades que nos aportan estos sistemas pueden beneficiar mucho a nuestra empresa y facilitar todos los procesos.
Confusiones de términos
Una vez que entendemos la definición de ERP se nos pueden venir a la cabeza similitudes con los software de gestión o facturación, que actualmente se pueden encontrar con versión libre en la red y que nos ofrecen múltiples herramientas para el control de las actividades de nuestra empresa. Estas similitudes han provocado confusiones entre ambos términos, por eso creemos necesario establecer una serie de diferencias claras. Los ERP están diseñados para integrar en un único software todos los procesos de negocio de una empresa, modelándolos y automatizándolos para dar más fluidez a las conexiones entre departamentos. La principal diferencia con los softwares de gestión es que estos integran funcionalidades propias de facturación o contabilidad y un ERP incluye un panel general de gestión entre todos los departamentos, actividades y necesidades que puedan surgir en una empresa.
Esta confusión de términos ha derivado en la promoción de sistemas de gestión ofreciendo las características de un ERP, lo que es un error. Los sistemas de gestión son válidos y altamente eficientes en su nicho de mercado, y deben diferenciarse totalmente de los sistemas ERP.
Un ERP es un sistema de gestión integral de los procesos que componen una empresa, y nos ayuda a automatizar y unir departamentos de una forma sencilla. Aún así, muchas empresas se encuentran con muchos problemas a la hora de instalar uno de estos sistemas, que suelen ser muy costosos y requerir una formación específica para que los trabajadores puedan utilizarlo de forma óptima. Los más conocidos en la actualidad son SAP, PeopleSoft, Oracle, J.D Edwards, SAGE y Navisión.