La primera vez que leí esta expresión me pareció tan vistosa que pensé que era uno más de los “inventos” de “los de marketing” para vender algún producto con una apariencia más atractiva. Es como la “inteligencia artificial”, que se cuela en muchos proyectos simplemente porque suena bien. A continuación hice lo que hacemos todos: buscar en Google. Sorprendentemente solo encontré 61 entradas buscando la expresión literalmente. Me parecieron demasiado escasas así que repetí la búsqueda con “reingeniería de procesos” y encontré 1.500.000 páginas. Al final, como tantas veces, es un problema de lenguaje. ¿O quizás no? Empiezo por la “reingeniería de procesos”: el estudio de los procesos de una empresa (o Administración), su clasificación y definición y, finalmente, su redefinición para que se ejecuten de una forma más eficiente dentro del habitual ciclo de mejora continua. Un procedimiento habitual para los que han instalado una norma como la ISO 9001 de gestión de calidad. La reingeniería del conocimiento se define exactamente igual en muchas publicaciones, pero hay otras definiciones que me parecen más sencillas y claras, aunque menos formales. Como este blog precisamente presume de ser poco formal, me gustan más estas otras opciones. Concretamente me gusta definir la reingeniería del conocimiento como una parte de la gestión empresarial que tiene como objetivo plasmar en documentos claros, sencillos y estructurados (ordenados) el conocimiento de los diferentes miembros de la empresa. La experiencia de los técnicos, ingenieros, trabajadores… ese know how tan poco tangible como importante y que distingue a los expertos con experiencia de los recién llegados. Ese “saber hacer las cosas” que se consigue con años de práctica. Alguna vez he leído que consiste en plasmar en un papel lo que está en el cerebro. Convertir en tangible lo intangible. Y es importante. A veces muy importante. ¿Cuántas veces has echado de menos a José María para instalar una base de datos Oracle, justamente cuando está de vacaciones? ¿Y dónde está Jesús para resolver ese problema con el correo electrónico que sabes que ha resuelto en 5 minutos en otras ocasiones? Cómo echas de menos un conocimiento, una experiencia, que está en la empresa, pero NO en el lugar adecuado. ¡Si tuvieras ese conocimiento anotado en un papel no echarías de menos el cerebro de esa persona! Ese conjunto de experiencias, de lecciones aprendidas, deben estar recogidas de una forma sistemática y ordenada en algún lugar. Desde luego en un documento. En un conjunto de documentos, con una estructura definida y conocida por todos. Debe recogerse para poder consultarse. Obvio, pero difícil de aplicar. Creo que, en pocas palabras, este es el objetivo de la reingeniería del conocimiento. Y para conseguirlo no hace falta una herramienta complicada ni asistir a ningún curso. Solo un poco de disciplina, orden y coordinación entre todos. Es un proceso similar al que sigue cualquier empresa para obtener un certificado de gestión de calidad, o muchos otros que en definitiva siguen la misma técnica: Lo primero es definir un modelo o plantilla para los procesos que se van a documentar y crear una estructura ordenada y coherente en donde archivar esta documentación. En este momento es cuando se hace evidente la conveniencia de tener un programa de gestión documental que ayude a realizar esta primera fase de una manera formal y con ciertas medidas de seguridad y garantía de orden (por ejemplo permitiendo solo a una persona la creación de la estructura de archivo) y, por supuesto, garantizando un acceso posterior fácil y ágil a los documentos guardados. Creada esta infraestructura viene la parte más difícil: alimentar esta pequeña base de datos de conocimiento con los procesos que queremos conservar para el futuro. Para ello es fundamental que el sistema sea cómodo, que no suponga un freno por su laboriosidad o complejidad. Y además hay que concienciar a todo el mundo en la importancia de conservar esta información y compartirla con los demás (lo que no siempre es fácil). Así que, la próxima vez que resuelvas una situación complicada con un “truco” o conocimiento que te ha costado mucho descubrir, documéntalo. Anótalo en algún sitio. No sabes cuándo lo vas a volver a necesitar… y si para entonces te vas a acordar de cómo lo hiciste.