¿Qué Necesitas?
Antes de las reuniones de trabajo
Si te han encargado la tarea de preparar una reunión de trabajo, debes saber que tu labor empieza mucho antes de que llegue el día de reunirse. Así es, vamos a contarte todo lo que debes hacer antes de llegar al momento de la reunión. ¿Por qué? Porque una buena planificación te acerca más al éxito.
Prepárala con tiempo suficiente
Es normal en la cultura latina dejar las cosas para última hora y, estar en el despacho a pocas horas de que comience la reunión, y pensar: «bueno, voy a ver qué les voy a decir». Eso está mal, obviamente. Una de tus labores como buen líder, es la de tenerlo todo absolutamente planeado para que, una vez que se empiece, todo vaya sobre ruedas. Es la mejor manera de conseguir reuniones efectivas y que no quemen a tus trabajadores.
Avisa al equipo
Evidentemente, para que las personas asistan a las reuniones, deben de ser convocadas. Eso es obvio, somos conscientes, pero no vale hacerlo de cualquier manera. Lo ideal es que lo hagas a través del correo electrónico (mejor si es con el de la empresa), y pide siempre que te confirmen que les ha llegado y asistencia. Si es una empresa pequeña, o la reunión es de pocas personas, puedes convocarlas hablando directamente con cada uno de los asistentes, pero nosotros te recomendamos otras vías por la que queden «pruebas» de que se han enterado y que van a ir. Por si acaso luego hay malos entendidos. 😉
Confecciona un planning y mándaselo a los participantes
A la hora de sentarte a preparar la reunión, debes establecer ciertos puntos:
- Los temas que se van a tratar.
- Quién debe asistir.
- Hora de comienzo.
- Hora de finalización (aunque sea estimada).
- Etc.
Todos los datos que creas relevantes para la reunión, los debes de plasmar en un documento. Al finalizar, este será tu planning. Una vez que lo tengas, una buena idea es enviarlo a las personas que van a ser convocadas. De esta manera, ellos también podrán:
- Preparar su aportación.
- Sabrán de antemano qué temas se van a tratar.
- No les cogerá nada por sorpresa.
Pero sobre todo, al ver lo bien que estás preparando el encuentro, su percepción sobre él cambiará a positivo y su predisposición a reunirse será más buena.
Durante las reuniones de trabajo
Perfecto, ya conoces todo lo que tienes que hacer para preparar unas reuniones de trabajo efectivas, pero eso es solo el principio. Ha llegado el momento de que te contemos todo lo que debes hacer una vez comience.
Empieza a tu hora
Uno de los problemas más comunes relacionados con las reuniones de trabajo, es que los asistentes no se las toman en serio. Para evitar eso, empieza a la hora que estaba fijada. No pasada nada por esperar cinco minutos de cortesía, pero no más. Y hablando de que las reuniones de trabajo sean tomadas en serio, nunca las termines con la típica frase de «ya hemos terminado, podéis volver al trabajo». ¿Qué se ha hecho entonces ahora? ¿No estabais trabajando? En definitiva, una frase genial para demonizar aún más las reuniones.
Dedica un tiempo a explicar los puntos
¿Recuerdas cuándo te hemos dicho que hagas un planning de la reunión? Pues aunque se lo hayas hecho llegar a todos los integrantes, no está de más dedicar los primeros minutos a explicarlos. Sobre todo porque, de esta manera, posibles dudas que puedan tener los integrantes quedan resueltas desde el principio. Esto, que en principio puede sonar poco relevante, tiene más importancia de lo que piensas. Porque si una persona tiene una duda sobre un punto que no se está tratando ahora, inconscientemente su cabeza estará intentando contestarla. Eso se traduce en que no está prestando atención. Y además, si resuelves las dudas al principio, la reunión será mucho más fluida porque habrá muchas menos interrupciones.
Los temas importantes, en la mitad
Una muy buena idea es planificar las reuniones como si se tratasen de un entrenamiento de running. Al principio vas más lento, para habituar tu cuerpo y que entre poco a poco en calor y, una vez que notas que estás preparado, empiezas a correr a tu ritmo óptimo. Pues exactamente lo mismo ocurre con las reuniones de trabajo. A la gente le puede costar entrar en la dinámica (por eso lo de contar de qué se va a hablar y resolver dudas), así que te recomendamos que dejes los temas principales para la mitad. No tiene que ser exacto. Lo que queremos que entiendas es que no es buena idea empezar con las ideas más importantes. ¡Pero ojo! Tampoco es lo ideal dejarlas para el final, cuando los empleados ya están cansados y deseando que termine.
Monólogos no, por favor
Tú has preparado la reunión, decides cuándo se empieza y eres el que resuelve las dudas. Así que el único que habla eres tú, ¿no? ¡Error! Salvo que seas un genio de la oratoria, o quieras matar de aburrimiento a tus compañeros, los monólogos están totalmente prohibidos. Para que una reunión de trabajo fluya de forma correcta, debes fomentar la interacción y mantener la atención. Algo muy complicado de hacer si tú eres el único que habla.
Casi al terminar las reuniones de trabajo
En los últimos coletazos de la reunión, puedes optar por seguir estos consejos.
Turno del feedback
Una vez que ya se han tratado todos los puntos del guion, es el momento idóneo para iniciar una pequeña charla entre los asistente para que, la persona que quiera, aporte algo o simplemente de su opinión. Todo feedback debe ser bien recibido y en este punto, no hay lugar para las críticas no constructivas.
Resume lo hablado
Antes de dar la reunión por terminada, es importante que quede claro todo lo que se ha hablado. Vuelve sobre los puntos tratados y haz un sumario sobre lo que se ha dicho. Es también una buena idea hacer un balance de las aportaciones, opiniones y acuerdos a los que se han llegado.
Se agradecido
Vale que eres el jefe y, si le dices a alguien que debe asistir a una reunión de trabajo, está obligado a ir. Pero eso no significa que, al terminar, no debes dar las gracias a los asistentes. Para empezar, a todo el mundo nos gustan las palabras amables, y para seguir, el trabajador se irá con mejor sabor de boca. Parece una tontería, pero te aseguramos que funciona. Además, ¡no cuesta ningún trabajo! 😉
Después de las reuniones de trabajo
Si creías que tu labor ya había terminado, sentimos decirte que no es así. Porque una vez finalizada la reunión de trabajo, quedan algunos cabos por atar para hacerla redonda del todo. Vamos por la guinda sobre el pastel.
Haz un acta
Antes te hemos hablado sobre resumir todo lo que ha ocurrido en la reunión. Ahora nos referimos a que lo dejes todo por escrito. Es la mejor forma de saber:
- Si se cumplen los objetivos marcados.
- El tiempo necesario para lograrlos.
- Las conclusiones más importantes.
- Los acuerdos logrados.
En general, se trata de resumir la reunión y ver si está sirviendo para algo.
Valora qué tal ha ido
Con toda la información que has recopilado hasta ahora, es el momento de que te sientes en tu silla y hagas balance:
- ¿Qué tal ha ido la reunión?
- ¿Se ha seguido el orden del día?
- ¿Qué funcionó?
- ¿Qué falló?
Para hacer este punto de una forma correcta, y que te ayude a no repetir errores en próximas reuniones de trabajo, hemos confeccionado una lista de verificación. Cuantas más preguntas respondas con un «sí», mejor habrá ido:
- ¿Estaban claros los puntos a tratar?
- ¿Ha habido participación de la mayoría de los asistentes?
- ¿La comunicación ha sido abierta?
- ¿Se han planteado alternativas para resolver los problemas?
- ¿Has liderado la reunión de forma correcta?
- ¿Hace falta reunirse otra vez?
Unas cuestiones tan sencillas como esas, te dirán qué tal ha ido todo.
¿Preparado para hacer unas reuniones de trabajo en equipo efectivas?
Como ves, conseguir que las reuniones de trabajo sean provechosas es fácil. Solo tienes que seguir los consejos que te hemos contado. Ahora te preguntamos:
- ¿Tienes algo más que aportar?
- ¿Has probado alguna de estas técnicas?
- ¿Qué tal fue tu última reunión?
Las respuestas a esas preguntas, o si tienes otra cosa que contarnos, puedes dejarlas en los comentarios de más abajo. ¿Nos vemos allí?