Si usted ha investigado sistemas de gestión documental en Internet recientemente, es probable que en su búsqueda haya logrado ver que la mayoría de la gente asume que esa frase significa sólo el proceso de digitalización de sus documentos, la creación de archivos electrónicos y la gestión de los archivos digitales. Un sistema de gestión documental, en la definición más simple y más auténtica del término, es un sistema utilizado para gestionar documentos, cualquiera sea el formato en que se encuentren sistematizados. Recuerde que el sistema tradicional de orden alfabético, que todo el mundo pensaba que era la única forma de archivar por cientos de años, era un sistema simplificado de gestión de documentos. Luego vino el sistema numérico, que nunca se desarrolló para el público en general, ya que no es adecuado para algunas compañías. Ese sistema numérico también es un sistema de gestión documental. Con el tiempo, los administradores de oficinas lograron la combinación del método alfabético y el método numérico, logrando así un sistema de gestión documental muy eficaz al que llamaron alfanumérico. Si usted realiza una investigación sobre el costo del sistema de gestión documental, encontrara la gran sorpresa de saber que uno de los mayores costos a los cuales muchas empresas se enfrentan, es el costo asociado a la gestión de documentos en sus oficinas. Usted no sólo debe decidir cómo guardar un documento, sino también cual es el formato que debe darle a cada documento. Además, debe ser capaz de planear como localizar rápidamente el archivo cuando se necesite para cualquier labor dentro de la empresa Si una secretaria que trabaja en su empresa gasta unos 5 minutos en ir hasta el archivo, 5 minutos en buscar el documento necesario y otros 5 en regresar a su escritorio; esta empleando un total de 15 minutos por cada documento que necesite. Entonces si al día se necesitan 5 documentos, solo en ir, buscar y regresar, se habrá gastado 75 minutos de tiempo laboral. Con un sistema computarizado de archivos indexados, el empleado puede encontrar el archivo necesario sin tener que salir de su escritorio, lo que reduciría su tiempo gastado en esta tarea considerablemente. Al usar un buen sistema de gestión documental, también eliminaría los costos asociados con la pérdida de documentos que deben volver a crear cuando no se pueden encontrar ni recuperar. Algunos expertos consideran que esto puede llegar a costar hasta el 15% del gasto de mantenimiento mensual. Un software de gestión documental le ayudara de una manera potente a solucionar sus problemas con la gestión de documentos en su empresa, ya que ahorrara costos, tiempo, mejorara la calidad de las labores y podrá tener un control absoluto de todos sus archivos. Se puede empezar con pocos archivos para la creación del índice en la base de datos del software. Luego, a medida que añada nuevos ficheros, podrá ver la facilidad para agregar la documentación a su sistema de gestión documental. Otro punto a favor de tener un buenos sistemas de gestión documental es que podrá ahorrar espacio en su oficina, ya que los archivos se guardaran de manera digital en su computadora y no tendrá cajones o muebles llenos de documentos y papeles. Con respecto a los programas utilizados para la gestión de la documentación se pueden mencionar los escáneres o también llamados dispositivos de digitalización en donde los documentos originales son preparados para ser digitalizados, luego guardados y posteriormente almacenados. Los servidores son los que contienen la información digitalizada, los cuales permitirán que los usuarios finales se conecten al mismo para poder acceder a la misma, en donde se podrá modificar o en todo caso solamente revisar.
En referencia al software utilizado, se trata de programas que sirven de apoyo para la gestión de la documentación manejada por la empresa. En el mercado se pueden encontrar diversas soluciones informáticas para la gestión documental, la administración de archivos, entre otras operaciones. Por su parte las redes informáticas permiten que los usuarios puedan acceder a la información que se encuentra almacenada en los servidores como también la utilización de Internet como un medio de acceso
Los usuarios pueden acceder a la base de datos por medio de una cuenta en donde podrán realizar la consulta que necesiten considerando los niveles de seguridad asignados para cada una de las cuentas. Los administradores codificarán e indexarán los documentos en la base de datos almacenada en el servidor logrando de esta manera la identificación física del documento original, asignando además las claves de acceso que correspondan. Es importante tener en cuenta determinadas pautas en la creación de un sistema de gestión documental como son:
- Determinar en donde van a ser guardados los documentos y cual es su coste.
- De que manera los usuarios podrán encontrar los documentos
- Como será su organización en el sistema de gestión
- Como se evitará la perdida de la documentación.
- Cual va a ser el criterio para la conservación de la documentación.
- Entre otros aspectos.