La gestión documental es el conjunto de normas técnicas y prácticas que utilizan las empresas para poder administrar los documentos dentro de la organización, así como guardar los que sean necesarios, eliminar los que no sirven, recuperar la información y conservar los más importantes teniendo en cuenta la racionalización y la economía en la empresa. Aunque desde hace tiempo se lleva haciendo con archivadores, administradores y bibliotecarios en base a herramientas como archivadores, cajas, carpetas, estanterías, etc, en la actualidad, con la importancia cada vez mayor de la tecnología se tienden a utilizar herramientas informáticas y software para realizar estas labores. El software consiste en programas que apoyan el proceso de la gestión de la documentación en la empresa, y forman parte del sistema de gestión documental, que son programas de ordenador que se han creado para gestionar grandes cantidades de documentos así como realizar otras funciones de la gestión documental. Los administradores de archivos son software de gestión documental, pero no muy avanzados, existiendo otros más especializados y preparados para las funciones que necesita la empresa. Existe software de gestión documental como:
- ArchivaTech: Es un programa que utiliza el gestor de base de datos Oracle para almacenar los documentos y dispone de un interfaz de usuario muy sencillo, similar al Explorador de Windows
- Abox document. Sistema de gestión documental dentro de la intranet/extranet.
- Suite 102 Documentación. Base de datos documental que permite el almacenamiento de cualquier tipo de información y conocimiento.
- iDara. Software de gestión de recursos digitales, principalmente para bibliotecas y centros de documentación.
- Alfresco: El programa de gestión documental más conocido en modalidad de software libre. Tiene una gran implantación a nivel mundial
- Yerbabuena ECM. Software libre open source de gestión documental que se basa en Nuxeo y permite desplegar aplicaciones web de la empresa así como gestionar toda la documentación, entre otras cosas.
- DocMGR. Sistema de almacenamiento de documentos en varios tipos de archivo.
- Eversuite. Suite global ECM que permite la gestión de contenidos y portal, gestión documental y mucho más.
- OpenKM. Sistema de gestión documental para la gestión y almacenamiento de documentos de la empresa que cuenta con varias funciones.
Estos son algunos de los software de gestión documental que facilitan a la empresa la realización de estas labores de manera rápida, sencilla, completa y eficiente. Cada uno de los programas destaca sobre los otros por su propia particularidad, por lo que es decisión de la empresa elegir el que mejor se adapta a sus necesidades. Cabe destacar Alfresco, ya que consiste en un sistema de software libre para la gestión documental.
La utilización de estas herramientas permite a las empresas manejar mejor todo lo que es gestión documental, con el consiguiente ahorro de tiempo y de dinero, además de permitirle un verdadero y eficiente sistema de gestión documental.