¿Qué Necesitas?
Funciones de la comunicación en la empresa
La comunicación de las enpresas es imprescindible para:
- Trabajar en equipo.
- Que el trabajador sepa lo que tiene que hacer y darle feedback.
- Crear un ambiente de trabajo agradable.
- Facilitar la integración y participación de los trabajadores nuevos.
- Comunicar eventos, formaciones y promociones.
- Promover los valores y cultura empresarial.
Existen muchas funciones de la comunicación, y sin duda la más importante es la que permite un correcto y eficiente funcionamiento de la empresa, darla a conocer y conseguir sus objetivos dentro de su misión, visión y valores. Y es que una empresa si no comunica, si no se da a conocer, no existe.
Canales de comunicación en las empresas
Las formas de comunicación en una empresa son:
- Conversaciones presenciales: es lo típico, lo que se da en cualquier reunión o actividad fuera de las oficinas.
- Correos electrónicos: se empezaron a utilizar mucho por la comodidad de su uso y por el principio de «lo escrito, escrito está». Es decir, escribir algo es la manera de demostrar que un mensaje se ha comunicado y cómo se ha comunicado. El problema es que se ha abusado mucho de este canal y por eso cada vez se lee menos, sobre todo por parte de los altos cargos de las empresas.
- Videoconferencias: son muy útiles en el caso de tener sucursales en distintas ciudades o países. Además hay aplicaciones gratuitas para esto, como Skype.
- Blog y similares: en este apartado incluimos blogs corporativos, el Intranet de la empresa y foros, si los hay.
- Documentos formales: los sistemas de calidad han introducido mucha documentación formal para que todo el que entre a la empresa sepa cómo se trabaja. Aquí se incluyen manuales de calidad, de procedimientos y reglamentos.
- Cartas escritas en papel: aunque la informática tiene mucho ganado, todavía hay avisos y otros textos para los que el papel es el soporte preferido.
- Hojas de cálculo: sobre todo para los departamentos de contabilidad y finanzas es muy importante que se transmita la información en las hojas de cálculo ya que está mucho más estructurada así.
- Dispositivos móviles: cualquier empleado los utiliza, pero sin duda son imprescindibles para aquellos que pasan tiempo fuera de la oficina.
Estos canales sirven tanto para comunicarse dentro en la empresa como para la comunicación entre empresas.
Comunicación interna y comunicación externa en las empresas
La comunicación interna es clave para un buen funcionamiento de la empresa y la correcta gestión de los recursos humanos. Existen elementos de comunicación que favorezcan una comunicación interna más efectiva, como los tablones de anuncios, emails, intranet, revista corporativa, manuales de empleado, en definitiva, muchos de los mencionados en el apartado anterior. La comunicación externa es un elemento importante para promocionar, dar a conocer, ofrecer una buena imagen y resolver cualquier tipo de incidencia en la empresa. Se trata de ofrecer una imagen transparente que ofrezca confianza a los clientes y potenciales clientes. Dentro de los tipos de comunicación externa se encuentran la comunicación externa operativa, la comunicación externa estratégica y la comunicación externa de notoriedad.
- Comunicación externa estratégica: este tipo de comunicación se centra en conseguir información sobre aspectos estratégicos que conducen a una mejora de la posición de dicha empresa con respecto a su competencia.
- Comunicacion externa operativa: se trata de la actividad comunicativa que se refiere al desarrollo al quehacer diario de la empresa.
- Comunicación externa de notoriedad: este tipo de comunicación es lo que solemos imaginar cuando nos hablan de comunicación externa. Es la información que la empresa emite para darse a conocer como marca, así como también para publicitar sus productos y servicios.
La comuncación de las empresas se puede clasificar de muchos modos y entre ellos tenemos la división entre comunicación formal e informal que veremos más abajo.
Comunicación formal e informal
La comunicación formal se dirige desde un integrante de un nivel jerárquico de la empresa a otro de nivel superior, igual e inferior pero utilizando los canales formalmente establecidos por la empresa. La comunicación informal consiste en un mensaje que circula por la empresa sin conocer el origen ni seguir canales formalmente establecidos. Puede ser un rumor o cualquier comunicación no formal en la empresa. En ocasiones es necesario combatir una comunicación informal que puede dar lugar a consecuencias negativas con una comunicación formal que informe a los trabajadores de la empresa en cualquier momento en que sea necesario y en cuestiones que le afecten, como alguna crisis o cambios en la empresa.
Comunicación horizontal y vertical, comunicación ascendente y descendente
La comunicación horizontal se produce entre personas que forman parte del mismo nivel jerárquico en la empresa. Puede ser también formal o informal. La comunicación vertical se produce entre diferentes posiciones de una jerarquía de la empresa, entre trabajadores y superiores o entre superiores y trabajadores. Dentro de la comunicación vertical, una empresa se puede encontrar la comunicación ascendente, que se produce cuando los subordinados informan o comunican algo a los jefes o personas jerárquicamente superiores, comunicación que se produce con menos frecuencia en muchas empresas y que tiene muchos beneficios. O bien con la comunicación descendente, que es cuando los mandos superiores o dirección informan o comunican lo que necesitan a los trabajadores. 
Redes de comunicación en las empresas
Las redes de comunicación en las empresas pueden ser formales o informales, y a su vez ascendentes, descendentes u horizontales.
1. Tipos de redes de comunicación formal
Red en cadena: la comunicación se establece con la persona más próxima. Cuanto más en el centro de la cadena estén las personas mejor informadas estarán. Red en estrella: es un esquema comunicativo en el que un individuo está en el centro y es quien se comunica con los demás. Esta comunicación puede ser algo frustrante para los trabajadores de alrededor. Red en círculo: con esta forma de comunicar no hay ningún miembro que se quede aislado. Sin embargo, la transmisión de la información es lenta y se puede deformar o perder. Red en Y: combina la comunicación en cadena y en estrella. Los miembros alejados del centro son a los que peor les llega el mensaje. Es útil para acciones complejas que se pueden dividir en otras más simples. Red de vías múltiples: esta comunicación motiva mucho a los empleados, aunque puede ocasionar pérdida de tiempo y falta de coordinación.
2. Tipo de redes de comunicación informal
Cadena en línea: la información se va transmitiendo hasta llegar a la última persona posible que puede recibirla. Cadena reticular: algunas de las personas que reciben la información no la transmiten, por ello se corta la transmisión. Rumer: una persona informa a todos los que la rodean. Cadena casual: la información se transmite sin orden y no llega a todos. El hecho de que te llegue una información depende de la relación que tengas con el resto de los trabajadores. Por ejemplo, en este tipo de cadena comunicativa, un trabajador transmite información a aquellos con los que más se relaciona.
Comunicación oral y escrita en las empresas
La comunicación interpersonal se produce entre dos personas frente a frente a frente, aunque se puedan utilizar medios de comunicación como el teléfono para comunicarse, la comunicación intrapersonal permite a las personas recibir y enviar mensajes. La comunicación multigrupos es aquella que se produce cuando pequeños grupos interdependientes que desempeñan tareas compartidas para lograr metas en común se comunican. La comunicación también puede ser escrita, cuando se utilizan documentos escritos o porque se necesita dejar constancia, u oral cuando se realiza con la voz por parte de emisor y receptor. La comunicación oblícua consiste en la necesidad de coordinación intergrupal entre personas de distintos departamentos por la razón que sea.
Cómo mejorar la comunicación en las empresas
Nunca es perfecta la comunicación en una empresa, por ello vamos a ver qué puedes hacer para mejorarla en la tuya.
- Desarrollar la empatía: una actitud empática no es la solución a todos los males, pero sí ayuda mucho a mejorar la comunicación. La empatía consiste en observar, ponerse en el lugar del otro e intentar entender por qué se comporta como lo hace. Así es más fácil encontrar el lenguaje adecuado para hablar con cada persona.
- Mostrar entusiasmo por el trabajo: si hablas de tu trabajo con pasión infundirás seguridad en los demás y les empujarás a pensar lo mismo. Además hay que motivar a los empleados con mensajes claros, dando méritos y reconociendo lo que han hecho bien, lo cual les hará sentirse satisfechos de estar en la empresa.
- Seguimiento y repetición del mensaje: el mensaje lanzado debe ser directo y claro pero a veces las circunstancias provocan malos entendidos. Por ello hay que llevar a cabo un seguimiento del mensaje para verificar que se ha entendido correctamente. Para esto se puede utilizar la técnica de la repetición. Otra manera de hacer que el mensaje llegue es el storytelling, que se trata de contar un relato que toque las emociones.
- Mirroring o juego de la imitación: la mayor parte de la comunicación interpersonal se basa en los gestos. Se trata de observar el lenguaje corporal de la persona y utilizar sus gestos para generar complicidad. Este imitar los gestos de tu interlocutor debe hacerse un tiempo después de que él o ella los hayan hecho, ya que si se imitan inmediatamente la otra persona podría interpretarlo mal.
- Actividades en equipo: una de las técnicas más eficaces para motivar a un equipo de trabajo y mejorar su comunicación es la realización de actividades fuera de la oficina. Es la mejor manera de ver la otra cara de tus compañeros y limar asperezas. Si quieres saber más, te remitimos a nuestro artículo sobre team building.
¿Qué haces para mejorar la comunicación en tu empresa?
Muchas empresas se centran en producir cada vez más para conseguir más dinero y descuidan su comunicación. Esperamos que los tips que te hemos dado en este artículo te sirvan para ponerte manos a la obra. ¿Eres de los que ponen medidas para mejorar la comunicación en tu empresa? Si es así, te animamos a que nos dejes un comentario con lo que has hecho y cómo te ha funcionado.