Al momento de evaluar las características que debe tener un programa de gestión documental, no se nos deben pasar por alto los tipos de sistemas a los que podemos recurrir y los beneficios que nos aportará cada uno. Cuando hemos decidido que nuestra empresa o negocio necesita imperiosamente un programa eficiente de gestión documental, es de suma utilidad que sepamos cómo se clasifican dichos programas, sobre todo, para tomar una decisión correcta respecto a ellos. En primer lugar se pueden destacar tres grandes grupos: 1-Gestores de nombres y ubicaciones de ficheros grabados: son similares a un índice, por lo que se utilizan para almacenamientos sencillos 2-Bases de datos documentales: son muy útiles para la organización y almacenamiento, puesto que sirven para introducir ficheros 3-ECM (Enterprise content management): son programas de gestión de contenido empresarial. Se utilizan en grandes empresas porque están diseñados para almacenar grandes volúmenes de datos. Pero en esta entrega nos centraremos en la utilidad de los programas de gestión documental. Estos programas tienen la virtud de centralizar la información en una base de datos. Esta base de datos conforma un archivo fundamental para la seguridad y el control de la información. En segundo lugar, el hecho de contar con este archivo, facilita la ejecución de copias de seguridad. La seguridad de la información es vital por muchas razones, y cuantos más datos sensibles manejemos, más daño podemos sufrir en caso de pérdida. Asimismo, un buen sistema de gestión documental, nos permitirá un adecuado control de acceso a los documentos para el cumplimiento de la LOPD. Pero no podemos olvidarnos de un cuarto beneficio que nos puede aportar un adecuado sistema de gestión documental: un sistema de búsqueda rápida. ¿De qué nos sirve archivar escrupulosamente la información, si luego no somos capaces de localizarla y recuperarla? Los expertos informáticos coinciden en que si un programa de gestión documental no otorga al usuario estos cuatro importantes beneficios, no merece llamarse ni valorarse como sistema o aplicación de gestión documental. Por lo tanto, una base de datos específica de gestión documental nos permitirá aumentar considerablemente la operatividad y la seguridad en relación a la que nos ofrece un explorador de Windows estándar.