Tres grandes objetivos de una gestión documental adecuada

En post anteriores hemos visto que la gestión documental en una organización, empresa, o negocio privado o público, requiere de un programa y una planificación ajustados a los objetivos específicos o generales que se tengan respecto a esa documentación.

Pero; ¿Cuáles son los objetivos generales que se persiguen habitualmente al implementar un programa de gestión documental?

Partimos de reconocer que ningún programa de gestión documental tendría sentido si no es planificado con vistas a cumplir ciertos objetivos administrativos o de gestión.

Los objetivos que casi la totalidad de las empresas u organizaciones se plantean previamente a la configuración de un programa de gestión documental son los siguientes:

*Resaltar y clasificar los documentos según su importancia y contenido: estableceremos para ellos un nivel de relevancia, y de acuerdo al mismo, los clasificaremos y resaltaremos. Pueden ser curriculums, historias clínicas, expedientes jurídicos y muchos otros. Como sabremos, los parámetros de clasificación y posterior archivo de documentos tan disimiles como los señalados, variarán considerablemente. Para algunos documentos la forma más conveniente de clasificación pasa por un índice, mientras que para otros es adecuado un ordenamiento por abecedario, entre otros.

*Apoyar las decisiones administrativas: cuando cumplimos con el primer punto de manera adecuada, las decisiones administrativas se nos facilitarán en gran medida. Se reducirán las dudas –que casi siempre existen- en un área de acciones fundamentales para la empresa u organización. La toma de decisiones sin que las mismas estén sustentadas en informaciones de archivo contrastadas, son generalmente un paso en falso en la gestión. Pero además, los documentos siempre respaldarán las decisiones tomadas, antes o después de que éstas se hayan tomado.

*Controlar y garantizar los procesos de la organización o empresa: del mismo modo que sustentan y apoyan la toma de decisiones, los documentos correctamente redactados y clasificados, garantizan los procesos y acciones de la organización. Los procesos cotidianos o específicos de la empresa son los que aseguran su funcionamiento, su mantenimiento y su crecimiento, por lo que un atinado manejo de los documentos tiene una función esencial que cumplir en este proceso.