¿Qué Necesitas?
¿Qué es la gestión documental en una empresa?
Lo primero de todo es dejar claro en qué consiste la gestión de archivos (que es otra forma de nombrarla) y para ello, como es costumbre, usamos de «muleta» la Wikipedia:
La gestión documental o gestión de documentos, es el conjunto de normas técnicas y prácticas usadas para administrar los documentos de todo tipo, recibidos y creados en una organización, facilitar la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación a largo plazo de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
Esa definición, a pesar de ser correcta, habla de una gestión de documentos del siglo XX… ¡Y ya estamos en el XXI! Porque hoy en día, como se entiende la gestión documental en las empresas, es así:
Una manera para compartir, organizar, gestionar y distribuir todos aquellos documentos relevantes para un negocio en un entorno digital, con la idea de conseguir un acceso más sencillo a ellos.
De esta manera, la información está siempre a mano para todos los empleados lo que, entre muchas ventajas, favorece la gestión del conocimiento.
Las ventajas de llevar un control documental
Aunque ya hemos hecho un pequeño spoiler, la verdad es los beneficios de realizar una gestión documental en tu negocio son muchos y muy variados. ¿No nos crees? Sigue leyendo y nos cuentas cuando termines. 😉
1. Ahorra espacio
¿Cuántos papeles se mueven en tu trabajo al cabo del día? ¿Muchos? ¿Pocos? ¿Sabes qué? La verdad es que no importa porque, aunque la cantidad sea baja, al cabo de un año seguro que es una cifra a tener en cuenta. Y si no es al año, lo será a los 2, a los 5 o a los 10. El tema es que tarde o temprano, todos esos documentos no entrarán físicamente en la oficina y tendrás que adquirir un almacén o buscar otro tipo de solución. Sin embargo, con la gestión de documentos este problema desaparece. Por supuesto que también ocupa espacio (necesitas unos servidores que hay que colocar en algún lado) pero piensa que será complicado que esa área crezca. Por no hablar de que si lo gestiona una empresa ajena, ni siquiera necesitarás ese hueco. Y no te olvides del espacio que ganas en tu mesa. 😉
2. Tienes una versión digital de los documentos importantes
En el post que hicimos sobre la digitalización de documentos, ya hablamos sobre las ventajas que aporta a tu negocio el tener una versión digital de estos. Por eso no nos extenderemos mucho y, a modo de resumen, te diremos que:
- Es más seguro.
- Más barato.
- Son más fáciles de compartir.
- No se estropean.
- Favorecen el medio ambiente (¡y el marketing ecológico vende!).
Y recuerda que existen aplicaciones para escanear documentos con tu propio teléfono móvil.
3. El acceso a la información es más sencillo
El marketing digital es genial porque permite a cualquier empresa vender más, conocer mejor a sus clientes y otras muchas ventajas. Pero claro, también tiene un lado oscuro, y es que ahora tu negocio recibe información por muchos más canales. Y eso de por sí no es malo, pero sí que dificulta que la comunicación sea fluida entre las distintas áreas funcionales de tu negocio. Sin embargo, si conforme se traducen esos datos en documentos se realiza una gestión correcta, todo el mundo sabrá dónde están y podrán acceder a ellos.
4. Aumenta la eficiencia de los trabajadores
Hay estudios que aseguran que los trabajadores dedican 9,3 horas a la semana a buscar la información que necesitan. Es decir, más de una jornada laboral. Este es un problema que se erradica gracias a la gestión documental y es que, como ya acabamos de contar, la información está más a mano, lo que reduce la cantidad de tiempo necesaria para dar con ella y, por tanto, serán más eficientes.
5. Favorece el trabajo en equipo
Cada día que pasa, saber trabajar en equipo se vuelve más importante para un negocio. Por eso, buscar la herramientas y técnicas que potencien algo así es tan importante, y la gestión de documentos es una de ellas. Para empezar, como hemos visto ya, es más fácil que se compartan documentos e información lo que por sí solo ya refuerza la unión entre empleados. Pero es que además, en algunos casos, permite que sobre el mismo documento puedan trabajar distintas personas. Esto es algo que depende del software que se utilice (aunque casi es un estándar).
6. Es más seguro
Puede que en algunos casos, la información que contengan tus documentos sea poco relevante pero en otros, serán los datos personales de tus trabajadores, la cuenta de resultados u otros datos que no deban caer en manos equivocadas. Eso por no hablar de tus nuevos lanzamientos que tu competencia querría conocer a toda costa…¡El espionaje industrial está a la orden del día! Y qué es más seguro, ¿almacenarlo en un servidor con la última en tecnología frente a piratas informáticos, o en una carpeta dentro de un archivador?
Las desventajas de la gestión documental y organización de archivos
Por desgracia, no todo pueden ser ventajas y esta técnica también tiene un lado menos amable. A continuación, te contamos todos los «peros» de la gestión de documentos.
1. Tiene un mayor coste
Aunque está claro que debe verse como una inversión y no como un coste, es indudable que un programa de gestión documental siempre es más caro que las opciones más clásicas. Hay que pagar el equipo (o a una empresa para que se encargue de ello), por no hablar de los problemas que pueden surgir con cualquier equipo (averías, cuelgues, etc.) y que, al ritmo que avanza la tecnología, pueden quedarse obsoletos cada poco tiempo.
2. Los empleados necesitan tiempo y formación
Otro de los inconvenientes es que hay que cambiar el método en que se trabaja en la empresa, y eso requiere tiempo. Además, hasta que los empleados se acostumbren y cambien el chip, es normal que haya más errores. Por supuesto, todo ese proceso es más rápido si formas a tus empleados con cursos y charlas sobre la nueva metodología de trabajo, así que te recomendamos que inviertas en formación. En definitiva, toca armarse de paciencia y ser conscientes de que los cambios siempre traen este tipo de problemas, pero la recompensa bien lo merece.
3. ¿Es menos seguro?
Antes hemos dicho que sí… ¿En qué quedamos entonces? En que sí, es más seguro pero no infalible. Debes tener en cuenta que los hackers siempre están buscando vulnerabilidades en los sistemas de protección para conseguir romperlos y por tanto, la posibilidad de sufrir un ataque de piratas informáticos siempre está ahí. Tan cierto es eso como que, si te preocupas de mantener el sistema actualizado y con los últimos parches de seguridad, se lo pones más complicado, pero es una realidad que no puedes ignorar. Aunque no siempre será culpa de lo hackers, el sistema puede colgarse en cualquier momento y para la actividad de tu empresa.
Software de gestión documental open source
Cuando se trata de implementar la gestión de documentos en tu negocio, puedes hacerlo con plataformas creadas por una empresa privada o con software de código abierto. ¿Cuál es mejor? Todo depende las necesidades de tu negocio aunque el open source, al ser gratuito, suele ser la opción ideal para pequeños negocios. ¿Qué opciones tienes para elegir? Las más conocidas con estas:
- Nuxeo: se trata de una solución 100% gratuita que cubre las necesidades más básicas para hacer una gestión documental. Es fácil de implementar y, al ser muy usada en todo el mundo, es sencillo encontrar documentación en Internet.
- Alfresco: es una de las más conocidas en este mundillo y, a diferencia de Nuxeo, dispone de 2 versiones y solo una es gratuita. Por suerte, solo es recomendable pagar por ella si el volumen de trabajo es muy elevado.
- OpenProdoc: la opción menos potente de todas pero por otro lado, se trata de la más sencilla de utilizar y la que menos recursos consume así que, si esas 2 características son importantes para ti, es una elección más que válida.
Por supuesto, tienes alternativas de pago que ofrecen otras funcionalidades y características.
¿Algo que añadir sobre la gestión documental?
Si en tu negocio la gestión documental ya está más que integrada o estás en proceso de que sea así, nos encantaría que nos contases tu experiencia en los comentarios de más abajo. Y por supuesto, si tienes alguna duda o quieres contarnos algo referente a este tema, ni lo dudes. Venga, ¡a por los comentarios! 😉