Este inconveniente puede tornarse una situación insostenible sobre todo en el caso de los pequeños emprendimientos comerciales, cuando sólo se tienen unos pocos clientes, ya que el hecho de que uno sólo de ellos comience a tener problemas de dinero y no pueda pagarnos lo que nos debe, indudablemente generará un serio impacto negativo en nuestro negocio. Es por ello que aquellos emprendedores que depender de una escasa cantidad de clientes deben mantenerse siempre alertas y prestar atención a las señales que muestran que alguno de los clientes actuales o potenciales se encuentra en problemas financieros. Algunas de las señales más comunes suelen ser las siguientes:- Cambio negativo en los patrones de pago.
- Errores frecuentes en los cheques, lo que podría llegar a ser un indicio de que el cliente está evitando pagar para ganar tiempo.
- El cliente se niega a hablar con nosotros.
- Posterga el pago poniendo una excusa poco creíble, como por ejemplo no tener tiempo para pasar por nuestro negocio a pagar.
- Disminución considerable de sus compras.
- Compras de menor valor a lo habitual.
- De forma inesperada solicita una extensión de su límite de crédito.
- Si somos proveedores de otros negocios, nosotros mismos o alguien de nuestro personal de ventas puede ver signos de problemas económicos al visitar el local de nuestro cliente.
Estas pautas pueden llegar a brindarnos una gran ayuda para detectar si alguno de nuestros clientes se encuentra en problemas económicos. En ese caso, lo más recomendable es hablar con él y poder acordar una renegociación de las condiciones de pago. Es cierto es que esto retrasará el ingreso de nuestra empresa, pero también es muy cierto que a través de esta estrategia podemos lograr retener al cliente para el futuro. Clientes que no pagan a tiempo Existen varias maneras de incentivar a nuestros clientes para que nos paguen a tiempo. Sin embargo, a pesar de volcar nuestros mejores esfuerzos en ello, siempre es posible que algunos terminen pagando fuera de término, debido por lo general a problemas económicos personales. Este es un indicio ineludible de los posibles inconvenientes financieros por lo cuales probablemente está pasando nuestro cliente, por lo que como mencionamos es conveniente que nos pongamos en contacto con él para tratar de resolver el problema y rever las condiciones de pago. Por supuesto que siempre es conveniente predecir este tipo de inconvenientes, ya que en definitiva los problemas económicos de nuestros clientes afectan de forma directa a nuestra empresa. Por ello es recomendable llevar a cabo una estrategia que nos permita reducir los riesgos por falta o retraso de pago. A continuación les acercamos algunas de las acciones más frecuentes para lograr reducir las posibilidades de este problema:
- Crear términos y condiciones de crédito claras.
- En todos los contratos y facturas, declarar la intención de imponer nuestros derechos bajo la legislación vigente de cada país al respecto de la morosidad.
- No debemos suministrar bienes o servicios hasta que no estemos satisfechos con los controles de crédito.
- En el momento de la transacción, emitir facturas que sean claras y precisas. Incluir en ellas sólo la información útil, por ejemplo número de pedido, condiciones de pago, fecha de vencimiento, fecha de entrega y método, costo unitario y total de facturas por pagar.
- En las facturas también debemos hacer referencia a los costos adicionales que deberá abonar el cliente cuando el pago se realice fuera de la fecha acordada.
- Utilizar un sistema informático de gestión de crédito, que nos ayudará a mantener un registro de las cuentas de los clientes y generar avisos cuando los pagos se retrasan.
- Tener una estrategia de recolección, para lo cual podemos llamar a los clientes por teléfono antes de las fechas de vencimiento para recordarles el pago, o bien enviar mensajes de correo electrónico, e incluso, pasada la fecha acordada, enviar a alguno de los empleados de ventas a solicitar el pago directo.
- Elaborar un calendario de pagos.
- Utilizar un dispositivo de pago electrónico.
Claro que siempre podemos optar por contratar algún seguro de crédito, que nos permitirá cubrir los costos que se produjeron a raíz de una deuda incobrable, lo cual por supuesto tiene un costo mensual que deberemos descontar de las ganancias de nuestra empresa. No obstante, ante la detección de un cliente moroso, lo importante es poder dialogar con él para llegar a un acuerdo que le convenga a ambas partes, y de este manera no sólo nuestro negocio no saldrá seriamente perjudicado, sino que además podremos conservar la relación con este cliente a futuro, y tenerlo de nuestro lado cuando la situación mejore.