Se acabó el habilitar una estancia específica de nuestra empresa para guardar los cientos de archivadores con documentos importantes. Lo último en gestión de documentos es trabajar en la nube, una forma de guardar nuestros archivos en internet que nos garantiza comodidad y seguridad. Las ventajas que nos proporciona este sistema de gestión son infinitas, y es que no solo nos ofrece una capacidad de almacenamiento enorme por muy poco dinero, sino que nos permite acceder a los documentos de forma fácil con una búsqueda simple y recuperar archivos perdidos de forma sencilla. El sistema de almacenamiento de archivos en la nube más conocido es Dropbox, pero no él único. Dropbox nos permite guardar cualquier documento que queramos en una unidad propia para que podamos acceder a ellos cuando y como queramos. Como valor añadido, esta plataforma nos permite probar su sistema gratuitamente, ofreciéndonos 2 GB de almacenamiento inicial, que podemos ampliar con un precio muy competitivo. Dropbox nos permite almacenar cualquier tipo de documento y solo necesitaremos un dispositivo con acceso a internet para llegar a ellos. Su funcionamiento es sencillo. Dispones de una unidad de almacenamiento privada asociada a una cuenta en la plataforma que puedes organizar en carpetas para subir y ordenar aquellos documentos que quieras almacenar. Solo tienes que registrarte y vincular tu unidad de almacenamiento a un email, para que otros usuarios puedan compartir archivos contigo a través del correo electrónico. De esta forma puedes dar acceso a otros trabajadores o compañeros de trabajo a un archivo concreto o un conjunto de ellos a través de un email que enlaza directamente a la carpeta y concede automáticamente permisos de visualización a esa persona. Esto no solo lo convierte en un sistema de gestión cómodo, sino que nos permite crear un sistema de gestión documental dentro de nuestra empresa. Para entender todo lo que Dropbox puede hacer por nuestro negocio vamos a enumerar sus ventajas empresariales: – Nos permite almacenar todos nuestros documentos sin ocupar espacio físico. – Disminuye el riesgo de pérdida de documentos y reduce el tiempo de búsqueda de archivos. – Elimina la necesidad de contratar a un gestor de documentos. – Permite el acceso a todos los trabajadores a través de sistemas de seguridad como contraseñas o emails corporativos. – Ahorra tiempo y esfuerzos a la hora de ordenar los archivos y facilita su búsqueda y posterior almacenaje.
Utilizar un gestor de documentos en la nube nos proporciona no solo ventajas administrativas, sino que reduce los recursos utilizados y el riesgo de deterioro o extravío de documentos importantes. El más utilizado en la actualidad es Dropbox, que nos permite probar su eficacia con una versión gratuita que nos da 2 GB de espacio para almacenar los documentos que necesitemos. Esta clase de herramientas demuestran cómo la tecnología puede ayudarnos en nuestra gestión empresarial, y puede convertir tareas complicadas como la de ordenar documentos en algo simple y accesible a todos los miembros de la empresa. Utilizar la tecnología para facilitar las labores empresariales del día a día es una decisión que toman cada vez más empresas, y parece que se impone a los métodos de gestión tradicional, gracias a la reducción de los costes y a la seguridad que transmiten.